Obszary · Nietypowe procesy i AI

Proces, dla którego nikt nie sprzedaje gotowego narzędzia

Kiedy żaden system nie umie tego, na czym stoi firma, powstaje obejście: arkusz, którego pilnuje jedna osoba, mail zamiast statusu i telefon zamiast rejestru. Obejście działa i dlatego nikt go nie liczy. Zaczynamy od policzenia.

Policzmy Wasz rachunek Co dokładnie robimy

Rachunek obejściamiesiąc

Czynnośćrazymingodzin

Przepisywanie między arkuszem a systemem 400 5 33

Pilnowanie w głowie, na czym stoi sprawa 220 8 29

Składanie zestawienia z kilku plików 12 90 18

Telefon z pytaniem, na jakim to jest etapie 160 6 16

Odkręcanie skutków pomyłki w przepisaniu 25 35 15

Koszt obejścia miesięcznie111 h

Przykładowy rachunek procesu obsługiwanego przez cztery osoby — liczby są poglądowe. Na bezpłatnej diagnozie wypełniamy tę samą tabelkę Waszym procesem i to ona rozstrzyga, czy w ogóle warto go ruszać.

Czym jest automatyzacja w nietypowych procesach?

Automatyzacja i AI w nietypowych procesach to zbudowanie rozwiązania pod proces, którego nie obsługuje żaden gotowy system — po uprzednim sprawdzeniu, która jego część jest naprawdę nietypowa, a która tylko nazywa się u Was inaczej.

Nietypowy jest zwykle jeden krok z całego procesu. Reszta to przyjmowanie sprawy, przekazywanie jej dalej, pilnowanie terminu i rozliczenie — mechanika, którą widzieliśmy w każdej branży pod innymi nazwami. To jest dobra wiadomość i dlatego mówimy ją na pierwszej rozmowie: skoro nietypowy jest jeden krok, to system szyty od zera potrzebny jest na ten jeden krok, a wszystko dookoła da się złożyć z rzeczy gotowych.

Co zwykle znaczy „nietypowy”

Nietypowe słownictwoproces standardowy, nazwy branżowe — narzędzie z półki wystarczy

Nietypowa regułajeden krok liczy się inaczej niż gdziekolwiek indziej

Nietypowe dane wejściowerysunek, nagranie, dokument pisany prozą, zdjęcie z budowy

Nietypowa kolejnośćte same kroki, ale zapętlone albo prowadzone równolegle

Naprawdę nietypowy procesnajrzadszy przypadek i jedyny, w którym budujemy wszystko

Co konkretnie robimy przy nietypowym procesie

Siedem pozycji, z czego pierwsza jest bezpłatna i zostaje u Was niezależnie od tego, co dalej.

Rozłożenie procesu na kroki, zanim cokolwiek powstanie

Przechodzimy proces z ludźmi, którzy go prowadzą, i zaznaczamy, który krok jest naprawdę wyjątkowy. Zwykle wychodzi jeden albo dwa, a wokół nich stoi mechanika, którą da się złożyć z rzeczy gotowych. To pierwsza rzecz, jaką dostajecie, i jest Wasza niezależnie od tego, co dalej.

Mapa procesu z zaznaczonym krokiem nietypowym i kosztem każdego etapu.

Reguła wyjęta z głowy na papier

Najczęstszy powód, dla którego proces nie mieści się w gotowym systemie, to reguła, którą od lat wie jedna osoba i nikt jej nie spisał. Spisanie jej bywa trudniejsze od zbudowania systemu i mówimy o tym przed wyceną.

Reguła zapisana z wersją i właścicielem, sprawdzalna na starych sprawach.

Odczyt danych, których nie da się wpisać

Rysunek techniczny, nagranie rozmowy, protokół z budowy, zapytanie napisane prozą. Model wyciąga z nich to, czego potrzebuje reszta procesu, z progiem pewności mierzonym na Waszych dokumentach przed budową.

Trafność odczytu mierzona na Waszych sprawach, zapisana w umowie.

Rejestr, który trzyma stan sprawy

Sprawa przestaje żyć w arkuszu i w pamięci jednej osoby. Ma etap, właściciela, termin i historię, a pytanie „na czym to stoi" ma odpowiedź bez dzwonienia do kogokolwiek.

Etap i właściciel przy każdej sprawie, aktualne bez czyjegokolwiek udziału.

Wyjątek obsłużony jako wyjątek

W nietypowych procesach wyjątki są regułą, więc system musi umieć zatrzymać sprawę i oddać ją człowiekowi z kompletem danych. Automat, który przy każdej niespodziance idzie na skróty, kosztuje więcej niż ręczna praca.

Lista spraw zatrzymanych do decyzji, razem z powodem zatrzymania.

Rozliczenie liczone Waszą regułą

Kiedy każda sprawa rozlicza się inaczej, arkusz z formułami rośnie i po roku nikt nie wie, dlaczego coś liczy się tak, a nie inaczej. Reguła w systemie ma wersję i datę, więc da się sprawdzić, na jakiej podstawie policzono sprawę sprzed dwóch lat.

Wersja reguły zapisana przy każdym rozliczeniu.

Wyjście dla całej reszty firmy

Nietypowy proces prawie zawsze coś przekazuje dalej: do księgowości, do magazynu, do klienta. Te połączenia budujemy z gotowych elementów, bo tam nie ma nic wyjątkowego, i to jest ta tańsza część wdrożenia.

Dane w systemie docelowym zgodne ze źródłem, z alarmem przy przerwie.

Jedna sprawa

Wycena zlecenia liczona z rysunku

Przykład procesu, którego nie obsłuży żaden gotowy system: wycena zależy od rysunku technicznego przysłanego przez klienta. Kroki przekreślone przestają istnieć — ocena rysunku zostaje przy technologu, bo tam jest ta jedna nietypowa część.

DziśZapytanie z rysunkiem

Zapytanie czeka, aż technolog wróci z hali2 dni

Technolog odczytuje wymiary i materiał z rysunku25 min

Przepisuje je do arkusza z formułami12 min

Sprawdza ceny materiału u dostawcy mailem3 dni

Liczy wycenę i szuka, jak liczono podobne zlecenie40 min

Przepisuje wynik do oferty i wysyła15 min

Do wysłanej wyceny7 dni

Po wdrożeniuZapytanie z rysunkiem

Wymiary i materiał odczytane z rysunku do rejestru2 min

Technolog sprawdza odczyt i poprawia, co trzeba9 min

Przepisuje je do arkusza z formułami—

Ceny materiału przychodzą z systemu dostawcyna bieżąco

Wycena policzona Waszą regułą, z numerem wersji20 s

Przepisuje wynik do oferty i wysyła—

Do wysłanej wyceny1 dzień

Sześć dni różnicy to prawie w całości czekanie: na technologa i na cenę od dostawcy. Odczyt rysunku, czyli jedyny naprawdę nietypowy krok, nadal wymaga człowieka — po wdrożeniu technolog sprawdza gotowy odczyt zamiast czytać rysunek od zera. Cała reszta to mechanika, którą złożyliśmy z rzeczy gotowych.

Która usługa odpowiada na to u Was

Przy nietypowym procesie kolejność ma znaczenie większe niż zwykle — te trzy wchodzą w grę po kolei.

Strategia AI

kiedy nie wiadomo, od czego zacząć

Rozłożenie procesu na kroki, wskazanie tego naprawdę nietypowego i policzenie, ile kosztuje obejście. Z arkuszem, w którym przy każdej liczbie stoi kolumna „skąd".

Zobacz

Automatyzacja procesów z AI

kiedy nietypowe są dane wejściowe

Rysunek, nagranie, dokument pisany prozą. Z progiem jakości mierzonym na Waszych sprawach przed budową i zapisanym w umowie razem z warunkiem odstąpienia.

Zobacz

Systemy dopasowane do firmy

kiedy nietypowa jest sama reguła albo kolejność

System prowadzący sprawę Waszą regułą, z wersjonowaniem i historią. Wchodzi tam, gdzie gotowe narzędzie zawiera średnią rynku, a Wasza przewaga leży w tym, czym się od niej różnicie.

Zobacz

Kiedy nie warto tego robić

Po rozłożeniu procesu okazuje się, że nietypowe jest tylko słownictwo. Wtedy odsyłamy do gotowego narzędzia i mówimy, którego — to najczęstszy wynik pierwszej rozmowy i najtańszy dla Was.

Proces obsługuje kilkanaście spraw miesięcznie i każda wymaga decyzji człowieka. Wtedy jedyne, co warto wziąć, to rejestr trzymający stan sprawy. Reszta nie zwróci się przez najbliższe lata i tak to policzymy.

Proces jest nietypowy, bo nikt go nigdy nie uporządkował, i za pół roku ma wyglądać inaczej. Budowanie pod stan, który sami zamierzacie zmienić, to praca do wyrzucenia — lepiej najpierw ustalić docelowy kształt.

Reguła siedzi w głowie osoby, która odchodzi za miesiąc. To nie jest powód, żeby nie robić — to powód, żeby zacząć od spisania reguły, natychmiast, niezależnie od tego, czy cokolwiek u nas zamówicie.

Sprawdźmy, który krok jest u Was naprawdę nietypowy

Bezpłatna diagnoza: rozkładamy proces na kroki i zaznaczamy ten, którego nie obsłuży żadne gotowe narzędzie. Mapa jest Wasza niezależnie od tego, czy zdecydujecie się cokolwiek u nas zamawiać.

Z bezpłatnej diagnozy wychodzicie z

Mapa procesu — kroki, czekanie i miejsce, w którym proces staje najczęściej

Wskazany krok nietypowy — ten jeden, dla którego naprawdę nie ma narzędzia z półki

Lista odradzeń — to, co taniej kupić gotowe — razem z nazwą narzędzia

Część grupy

Piotr Wojciuk

New Business Lead

Wolicie napisać albo zadzwonić? hello@letsautomate.pl · +48 571 399 932

Pytania, które padają przy nietypowych procesach

Zebrane z pierwszych rozmów o nietypowych procesach.

Zadaj je nam wprost →

Skąd wiecie, że nasz proces da się zautomatyzować, skoro go nie znacie?

Nie wiemy i nie twierdzimy tego przed rozłożeniem procesu na kroki. Wiemy natomiast, co widać przy każdym takim rozłożeniu: nietypowy okazuje się jeden krok albo dwa, a wokół nich stoi mechanika powtarzalna między branżami — przyjęcie sprawy, przekazanie dalej, termin, rozliczenie. Pierwsza rozmowa służy do sprawdzenia, czy u Was jest tak samo, i kończy się czasem odesłaniem do gotowego narzędzia.

Czy to nie będzie system, którego nikt poza wami nie utrzyma?

Repozytorium, dokumentacja i klucze są Wasze od pierwszego dnia, a budujemy na powszechnych technologiach, żeby dowolna firma informatyczna mogła to przejąć. Nietypowy bywa proces; sposób jego zbudowania zostaje powszechny — i tego pilnujemy, bo rozwiązanie, którego nie da się przekazać, jest formą uzależnienia klienta. Prowizji od żadnego dostawcy nie mamy.

Ile kosztuje zbudowanie czegoś od zera?

Wyceniamy po rozłożeniu procesu, bo dopiero wtedy wiadomo, ile z niego jest naprawdę nietypowe. Kwota jest stała i podawana po tej rozmowie. W praktyce najczęściej wychodzi taniej, niż zakłada klient, właśnie dlatego, że część wokół nietypowego kroku da się złożyć z rzeczy gotowych. Rozłożenie procesu jest bezpłatne i jego wynik zostaje u Was.

Mamy to wszystko w Excelu i działa. Po co zmieniać?

Jeśli arkusz obsługuje kilkanaście spraw miesięcznie i pilnuje go osoba, która nigdzie się nie wybiera, to bywa, że nie ma powodu. Rachunek u góry strony jest po to, żeby sprawdzić, kiedy powód się pojawia — zwykle wtedy, gdy koszt przepisywania i odkręcania pomyłek przekracza koszt zbudowania czegoś raz. Drugi powód jest niemierzalny: arkusz, którego pilnuje jedna osoba, jest ryzykiem, dopóki ta osoba jest w firmie.

Czy sztuczna inteligencja poradzi sobie z naszymi dokumentami?

To sprawdzamy przed budową, na Waszych prawdziwych dokumentach z ostatnich miesięcy, i wynik zapisujemy w umowie razem z warunkiem odstąpienia. Zdarza się, że próg wychodzi za nisko — wtedy mówimy o tym przed wyceną i szukamy rozwiązania, w którym model tylko wstępnie porządkuje, a decyzję podejmuje człowiek. Sprawy poniżej progu pewności zawsze idą do człowieka.

Ile to trwa?

Rozłożenie procesu to jedna do dwóch rozmów. Rejestr trzymający stan sprawy stoi zwykle po dwóch do czterech tygodniach. Krok nietypowy — ten, w którym siedzi reguła albo odczyt nietypowych danych — zajmuje od miesiąca wzwyż i zaczyna się od pomiaru jakości. Uruchamiamy po kolei, żeby po pierwszym uruchomieniu dało się przerwać.

Czym to się różni od zamówienia aplikacji w software house’ie?

Kolejnością i tym, od czego zaczynamy. Zamówienie aplikacji zaczyna się od specyfikacji, którą ktoś musi napisać; my zaczynamy od rozłożenia procesu i od wskazania, czego budować nie trzeba. Druga różnica jest w kształcie: uruchamiamy po kawałku, więc po pierwszym uruchomieniu widać wynik i można przestać. Jeśli po rozmowie okaże się, że potrzebujecie po prostu zespołu do zbudowania zaprojektowanej już rzeczy, powiemy to wprost.

Łączymy siły dla mądrego wzrostu