Na czym polega automatyzacja w administracji?

Dokumentacja firmowa to często dziesiątki arkuszy kalkulacyjnych, pękające w szwach segregatory i manualne przepisywanie danych. Dzięki automatyzacji możemy zamknąć obieg dokumentów w jednym systemie, który nie tylko ułatwi pracę, ale też znacznie przyspieszy poszczególne procesy.

Automatyzacja w administracji polega na wykorzystaniu nowych technologii do przetwarzania, zarządzania i udostępniania dokumentów w efektywny sposób. W pierwszej kolejności będzie to automatyczne generowanie dokumentów na podstawie danych zgromadzonych w firmowej bazie. Wdrożenie systemu daje też możliwość szybkiego podpisywania umów, monitorowania płatności, generowania raportów i prognoz finansowych, a nawet przeprowadzanie działań windykacyjnych.
‍

Jakie są możliwości automatyzacji w administracji?

Poniżej znajdziesz kilka gotowych przykładów automatyzacji, jakie możemy zaoferować Twojej firmie:

• Wszystkie dokumenty w jednym miejscu – koniec z szukaniem odpowiedniego pliku lub przedzieraniem się przez kolejne arkusze. Po wdrożeniu automatyzacji każdy z dokumentów firmowych odnajdziesz w kilka sekund.
• Generowanie umów na podstawie danych z CRM – tworzenie umowy dla nowego klienta, nawet na podstawie szablonu, zawsze jest czasochłonne. Automatyzacja zrobi to za Ciebie – na przykład w momencie zmiany statusu leada. Dane do umowy zostaną automatycznie pobrane z karty kontrahenta.
• Podpisywanie umów – drukowanie umów, podpisywanie i skanowanie zajmuje Ci sporo czasu? Zamiast tego proponujemy system samodzielnie podpisujący cyfrowo zaakceptowane przez Ciebie dokumenty.
• Monitorowanie płatności – automatyzacja w księgowości to także system, który trzyma rękę na pulsie firmowych finansów. Poprzez połączenie z kontem bankowym możemy śledzić wszystkie wpływy od klientów.
• Zautomatyzowane działania windykacyjne – w przypadku wystąpienia opóźnień w płatnościach automat wyśle spersonalizowane przypomnienie do klienta, a gdy sytuacja będzie się przedłużać, samodzielnie rozpocznie procedurę windykacyjną bez interwencji człowieka.
• Wyniki oraz raporty finansowe – automatyzacja przygotuje na koniec miesiąca szczegółowe raporty oraz prognozy, które ułatwią kontrolowanie finansów firmy oraz planowanie jej rozwoju.
• Analizowanie i pobieranie danych z dokumentów – technologia rozpoznawania tekstu umożliwia automatyczne wyciąganie informacji z dokumentów i dalsze ich przetwarzanie. Przykładowo dane z otrzymanej faktury zostaną automatycznie wysłane do programu księgowego.
• Klasyfikacja dokumentów – każdy nowy dokument zostanie przeanalizowany, sklasyfikowany i umieszczony w odpowiednim folderze.
• Przetwarzanie dokumentów – nowe dokumenty mogą zostać automatycznie przetworzone zgodnie z określonymi regułami – na przykład przekazane do odpowiedniego działu i oznaczane jako plik do weryfikacji.
• Elektroniczna archiwizacja i zarządzanie dokumentami – wszystkie dokumenty będą przechowywane w bezpiecznym formacie, a dla każdego z nich system utworzy kopię bezpieczeństwa.

Oczywiście są to tylko przykładowe wdrożenia, które mają nakreślić nasze możliwości w automatyzacji administracji. Każdą naszą współpracę zaczynamy od dokładnej analizy biznesowej i mapowania procesów, a to pozwala nam zaprojektować od podstaw system automatyzacji stworzony z myślą o Twojej firmie.

Automatyzacja w administracji – jak wygląda początek współpracy?
‍

Każdą współpracę zaczynamy od darmowej konsultacji. W czasie 15-minutowej rozmowy poznajemy Twoje oczekiwania, wstępnie identyfikujemy procesy do zautomatyzowania i sugerujemy pierwsze rozwiązania.

W kolejnym korku inicjatywę przejmuje doświadczony analityk biznesowy, który zapoznaje się ze strukturą firmy oraz analizuje działania poszczególnych działów i pracowników. Dokładne mapowanie procesów biznesowych pozwala nam dobrać odpowiednie narzędzia, a następnie zaproponować konkretne automatyzacje mające usprawnić Twoją firmę i przyspieszyć jej rozwój.
‍
‍

Jaki jest koszt wdrożenia automatyzacji w administracji?
‍

Tak naprawdę wdrożenie automatyzacji w Twojej firmie jest zupełnie darmowe. Brzmi jak piękne marketingowe hasło, ale taka jest rzeczywistość. Automatyzacja pozwala na samoistne wykonywanie w tle zadań, które dotychczas angażowały Twój zespół. To czynności, które już wcześniej wymagały Twojej inwestycji. Dlatego decydując się na automatyzację nie wydajesz więcej, nie wydzielasz nowej części w budżecie, a operujesz pieniędzmi, które i tak były w obiegu. Różnica jest taka, że tutaj w dłuższej perspektywie oszczędzasz mnóstwo środków.

O jakich kosztach zatem mówimy? Pracujemy z klientami w modelu abonamentowym, który nazywamy AaaS = Automation as a Service. Po dokładnej analizie Twoich procesów dobieramy najbardziej efektywną liczbę godzin, która pozwoli na sprawne automatyzowanie Twojej firmy. W ramach ustalonego limitu nasz zespół rozpoczyna pracę nad wdrożeniem odpowiednich systemów i narzędzi, zastępujących ręczne, powtarzalne czynności.

Koszt miesięcznej współpracy zależy od ilości godzin - najniższe stawki zaczynają się już od 3 000 zł miesięcznie, a większe projekty mogą sięgać nawet 30 000 PLN. W ramach jednej kwoty zyskujesz zewnętrzny zespół od automatyzacji, m.in. analityków, UX designerów, specjalistów technicznych oraz konsultantów biznesowych. Miesięczne rozliczenie umożliwia nam reagować na Twoje aktualne potrzeby i pozwala na elastyczność.

Chcesz wycenić wdrożenie automatyzacji w administracji Twojej firmy i dowiedzieć się jak może wyglądać współpraca? Zapraszamy na bezpłatną konsultację! W czasie krótkiej rozmowy wstępnie poznamy Twoje potrzeby i zaproponujemy konkretne rozwiązania.
‍
‍