ten sam zespółCzym jest automatyzacja w administracji?
Automatyzacja w administracji to zamknięcie obiegu dokumentów w jednym systemie, który odczytuje z nich dane, prowadzi je przez akceptacje i odkłada tak, żeby dało się je później znaleźć — bez przepisywania i bez wysyłania skanów pocztą.
Największa pozycja w tym rachunku prawie nigdy nie jest tą, o której się mówi. Mówi się o przepisywaniu faktur, a razem z opisaniem i dekretacją ten sam dokument dotykany jest dwa razy. Dlatego liczymy cały przebieg dokumentu, od wpłynięcia do archiwum.
Co automatyzujemy najczęściej
Co konkretnie robimy w administracji
Siedem pozycji ułożonych wzdłuż drogi dokumentu — od skrzynki do archiwum.
Faktura kosztowa czytana ze skrzynki
Dokument z poczty jest odczytywany razem z pozycjami i kwotami, dopasowywany do zamówienia i zakładany w systemie. Sprawy, w których coś się nie zgadza, zatrzymują się do sprawdzenia przez człowieka i czekają z zaznaczoną różnicą.
Udział dokumentów przechodzących bez poprawki, mierzony po pierwszym miesiącu.Dekretacja prowadzona spisaną regułą
Reguły przypisania kosztu spisujemy razem z księgowością i to one decydują, gdzie trafia dokument. Nowa osoba w dziale przestaje pytać, „gdzie to zwykle księgujemy", bo odpowiedź stoi w regule.
Reguła i jej wersja widoczne przy każdym zadekretowanym dokumencie.Akceptacja z progiem kwotowym
Dokument idzie do osoby właściwej dla swojej kwoty i kategorii, z terminem i przypomnieniem. Na czas nieobecności ścieżka przechodzi na zastępcę, więc obieg nie staje na jednym urlopie.
Kto i kiedy zaakceptował, przy każdym dokumencie, do sprawdzenia wstecz.Umowa i dokument z szablonu
Dane wchodzą do szablonu z rejestru, dokument dostaje numer wersji i idzie do podpisu elektronicznego. Kończy się szukanie, który plik na dysku jest tym uzgodnionym.
Numer wersji i status podpisu przy każdym dokumencie.Archiwum, w którym da się znaleźć
Nazwy plików, opisy i miejsce w strukturze nadaje jedna reguła, ta sama dla wszystkich. Szukanie dokumentu sprzed dwóch lat przestaje zależeć od tego, kto go wtedy odkładał.
Dokument znaleziony po numerze, kontrahencie i dacie, bez pytania kogokolwiek.Pilnowanie płatności i terminów
System przypomina o zbliżającym się terminie i o dokumencie, który stoi w akceptacji dłużej niż powinien. Przypomnienie do kontrahenta wychodzi według ustalonej kolejności, bez decyzji za każdym razem.
Lista dokumentów po terminie, aktualna bez ręcznego przeglądania.Zestawienia, które składają się same
Raport kosztów w podziale, którego używacie, powstaje z danych z systemu w stałym terminie. Zamknięcie miesiąca przestaje zaczynać się od sklejania arkuszy.
Ten sam raport co miesiąc, z datą i źródłem każdej liczby.Faktura kosztowa, od skrzynki do archiwum
Ta sama faktura, przed wdrożeniem i po nim. Kroki przekreślone przestają istnieć — zostaje decyzja o akceptacji, bo to jedyne miejsce, w którym potrzebny jest człowiek.
Pięć dni różnicy siedzi w dwóch miejscach, w których nikt niczego nie robi: w skrzynce i w oczekiwaniu na akceptację. Praca własna zespołu skraca się z 16 minut do półtorej — realnie liczy się to, że dokument przestaje leżeć.
Która usługa odpowiada na to u Was
Przy dokumentach rozstrzyga skala. Do kilkuset dokumentów miesięcznie wystarcza zwykle trzecia pozycja z tej listy.
Automatyzacja procesów z AI
kiedy dane trzeba wyciągnąć z dokumentuOdczyt pozycji z faktury, rozpoznanie rodzaju dokumentu, dopasowanie do zamówienia. Z progiem jakości mierzonym na Waszych dokumentach przed budową.
ZobaczSystemy dopasowane do firmy
kiedy obieg ma mieć własne miejsceSystem prowadzący dokument przez akceptacje i trzymający jego stan, razem z historią i archiwum. Wchodzi wtedy, gdy obieg jest u Was procesem, nie pojedynczą czynnością.
ZobaczIntegracje systemów
kiedy systemy już macie i mają ze sobą rozmawiaćPołączenia między pocztą, systemem księgowym, dyskiem i ERP. Najtańsze wejście i pierwsza rzecz do sprawdzenia, zanim zacznie się mówić o systemie.
ZobaczKiedy nie warto tego robić
Dokumentów jest kilkadziesiąt miesięcznie i wszystkie idą od trzech stałych dostawców w tym samym układzie. Wtedy odczyt wbudowany w Wasz system księgowy zwykle wystarczy i taniej jest go włączyć, niż budować cokolwiek obok.
Nie macie spisanych reguł dekretacji, bo od dziesięciu lat wie je jedna osoba. Automatyzacja jest tu możliwa, tylko zaczyna się od wyciągnięcia tych reguł z głowy na papier. To robota na tygodnie i mówimy o niej przed wyceną, zanim cokolwiek podpiszecie.
Zmieniacie system księgowy w tym roku. Obieg zbudowany pod system, który za kwartał wypada, jest pracą do wyrzucenia — lepiej odczekać i zrobić to raz.
Policzmy, ile kosztuje dziś Wasz obieg dokumentów
Bezpłatna diagnoza: przechodzimy przez drogę jednego dokumentu od wpłynięcia do archiwum i liczymy, ile razy ktoś go dotyka. Wynik dostajecie niezależnie od tego, czy zdecydujecie się cokolwiek u nas zamawiać.
Przyszło z adresu podanego w formularzu. Jeśli to literówka, napiszcie na hello@letsautomate.pl.
Do rozmowy nie trzeba się przygotowywać. Wystarczy, że opowiecie, jak wygląda dziś ten jeden proces.
Pytania, które padają przy obiegu dokumentów
Najczęstsze wątpliwości działów księgowości.
Zadaj je nam wprost → Łączymy siły dla mądrego wzrostu
