Automatyzacja w administracji

Tworzenie umowy dla nowego klienta, nawet na podstawie szablonu, to zwykle czasochłonny proces, który w dużej mierze polega na wyszukiwaniu i kopiowaniu danych. Automatyzacja właśnie w takich zadaniach odnajduje się najlepiej. Jak może działać taki system? Algorytm samodzielnie wygeneruje umowę na podstawie zgromadzonych w CRM danych – na przykład w momencie, kiedy status leada zmienia się na „nowy klient”. Wystarczy sam NIP kontrahenta, a automatyzacja zrobi resztę za Ciebie: sprawdzi i pobierze wszystkie potrzebne dane z bazy GUS, a następnie uzupełni odpowiedni wzór umowy i przekaże gotowy dokument do podpisania. Takie rozwiązanie nie tylko oszczędza czas i przyspiesza proces obsługi klienta, ale też eliminuje możliwość popełnienia błędu na etapie kopiowania lub przepisywania danych.

Czy zastanawiałeś się kiedyś, ile czasu poświęcasz na drukowanie, podpisywanie i ręczne skanowanie umów? Obsługa jednego dokumentu najczęściej zajmuje od kilku do kilkunastu minut, a to przy większej skali generuje całe godziny pracy, która z powodzeniem może zostać zautomatyzowana. Właśnie dlatego proponujemy zastosowanie technologii umożliwiającej automatyczne, cyfrowe podpisywanie dokumentów. System sam zidentyfikuje miejsce na podpis, a po zaakceptowaniu umowy umieści w niej cyfrowy podpis, zgodny z obowiązującymi przepisami. Takie rozwiązanie redukuje do minimum klasyczną „papierkową robotę” i oszczędza czas kadry zarządzającej.

Automatyzacja w księgowości to także system, który trzyma rękę na pulsie firmowych finansów. Dzięki połączeniu automatyzacji z kontem bankowym algorytm monitoruje wszystkie wpływy i wydatki, identyfikuje potencjalne problemy z płatnościami i dostarcza te informacje odpowiedniej osobie. Co więcej, zaprojektowanie specjalnych reguł daje też możliwość ustawienia powiadomień o przekroczeniu określonych progów finansowych, czy ostrzega o nadchodzących płatnościach. Wszystko to pozwala w pełni kontrolować firmowe finanse, a przy tym poświęcać na to znacznie mniej czasu niż w przypadku tradycyjnych rozwiązań.

Opóźnienia w płatnościach to nie tylko jedna z głównych przyczyn powstawania zatorów finansowych, ale też wyjątkowo czasochłonne zadanie. Na szczęście, wdrożenie całej procedury, prowadzenie działań windykacyjnych, a nawet częściowe zapobieganie takim sytuacjom z powodzeniem wykona automatyzacja. System automatyzujący działania windykacyjne może na bieżąco monitorować płatności od klientów, a w przypadku zauważenia opóźnień, wyśle spersonalizowane przypomnienie do klienta. Jeżeli opóźnienie będzie się przedłużać, automat rozpocznie pełną procedurę windykacyjną, co oznacza, że samodzielnie wygeneruje i wyśle pismo prawne dostosowane do konkretnej sytuacji, bez konieczności interwencji Twoich pracowników.

Tworzenie podsumowań i raportów finansowych to proces, który potrafi trwać godziny, a nawet całe dni. Nic zatem dziwnego, że ograniczenie tego czasu do kilku minut wydaje się nierealne. Jak zatem to możliwe? Automatyzacja pracuje 24 godziny na dobę i na bieżąco analizuje wszystkie dane finansowe w Twojej firmie. Na koniec miesiąca samodzielnie przygotowuje szczegółowe raporty finansowe, zawierające informacje o przychodach, kosztach, zyskach i innych kluczowych wskaźnikach. Ponadto system automatyzacji wygeneruje prognozy finansowe, co pomoże Ci w trafniejszym podejmowaniu decyzji, szybkim reagowaniu na nowe okazje biznesowe i planowaniu rozwoju firmy.

Automatyzacja to nie tylko generowanie dokumentów, ale też analiza plików dostarczanych do działu księgowości – między innymi faktur kosztowych. Zintegrowanie automatyzacji z technologią rozpoznawania tekstu pozwala ekstrahować kluczowe informacje z różnych dokumentów i dowolnie je przetwarzać. Pozyskane w ten sposób dane mogą zostać przekazane do odpowiednich osób lub programów – w tym aplikacji do obsługi firmowej księgowości. Jak to może działać? Przykładowo faktura kosztowa zostanie automatycznie pobrana z firmowej skrzynki e-mail, a następnie algorytm samodzielnie odczyta z niej wszystkie informacje i wprowadzi do systemu jako koszt, który następnie zostanie przekazany do akceptacji przełożonego. W ten sposób proces zarządzania dokumentacją staje się prostszy, bezbłędny i bardziej efektywny, co pozwala oszczędzać czas i pieniądze każdego miesiąca.

Automatyzacja świetnie radzi sobie z klasyfikacją faktur kosztowych, ale na tym jej możliwości się nie kończą. Zastosowanie sztucznej inteligencji pozwala nam stworzyć system, który stanie się pierwszą linią frontu w analizie przychodzących dokumentów. Taka aplikacja dokładnie sprawdzi pobrany plik, sklasyfikuje go, umieści w odpowiednim folderze, a nawet przekaże go do odpowiedzialnego pracownika. Dzięki temu żaden ważny dokument nie zostanie pominięty i nikt już więcej nie będzie miał problemu z odnalezieniem właściwego pliku.

Automatyzacja to także sposób na zoptymalizowanie całego obiegu firmowych dokumentów. To znaczy, że wszystkie nowe pliki zostaną przetworzone zgodnie z określonymi wcześniej regułami. Na przykład nowe faktury mogą być automatycznie przekazane do działu księgowości, a dokumenty związane z projektem oznaczane jako pliki do weryfikacji przez przypisanego project managera. Co więcej, każda ścieżka może być dostosowana do konkretnych wymagań i uwzględniać poszczególne etapy – od opisu merytorycznego, przez akceptację przełożonego, aż po archiwizację i zlecenie płatności. Wszystko to ograniczy się do pojedynczych kliknięć, co usprawni nie tylko obieg dokumentów, ale też wewnętrzną komunikację w Twojej firmie.

Przechowywanie dokumentów w formie papierowej jest nie tylko niewygodne, ale również nieefektywne. Dlatego proponujemy zastosowanie systemu elektronicznej archiwizacji dokumentów. Dzięki temu pliki będą przechowywane w bezpiecznym formacie cyfrowym, a do tego automatyzacja samodzielnie utworzy kopie zapasowe i zarchiwizuje je w odpowiednim miejscu. Takie rozwiązanie gwarantuje, że już nigdy żaden ważny dokument nie zaginie, a dostęp do kluczowych informacji będzie możliwy z dowolnego miejsca i o każdej porze.

Powyższe przykłady to dla Ciebie za mało? Twoja firma bazuje na nietypowych procesach administracyjnych? Pamiętaj o tym, że każdą automatyzację tworzymy od podstaw i nie proponujemy szablonowych rozwiązań. Dzięki dokładnej analizie procesów biznesowych możemy zaprojektować system dostosowany do indywidualnych potrzeb, specyfiki branży oraz struktury Twojej firmy.