Na czym polega automatyzacja w obsłudze klienta?

Automatyzacja procesów w obsłudze klientów to zastąpienie wszystkich powtarzalnych czynności zautomatyzowanymi procesami, które mają bezpośrednio poprawić jakość obsługi klienta oraz satysfakcję obecnych klientów firmy. Wdrożenie nowych technologii w pracy konsultantów i handlowców to oszczędności liczone w setkach godzin. Oznacza to, że pracownicy zyskują więcej czasu każdego dnia i mogą wykorzystać swój potencjał w kluczowych dla firmy aspektach.
‍
Jakie procesy automatyzujemy? Najprościej mówiąc, usprawniamy lub eliminujemy wszystkie czynności, które za pracownika wykona zaprojektowany przez nas automat. Kompleksowe wdrożenie w tym przypadku może obejmować między innymi: procesy wewnętrzne, współpracę między różnymi działami i podwykonawcami oraz obsługę wielokanałowej komunikacji z klientami.
‍

Jakie są możliwości automatyzacji w obsłudze klienta?

Poniżej znajdziesz kilka gotowych przykładów automatyzacji, jakie możemy zaoferować Twojej firmie:

• Ujednolicona baza leadów – niezależnie od tego, czy klient napisze na czacie, skorzysta z formularza, czy znajdzie Twoją firmę na Facebooku, zostanie automatycznie dodany do CRM, co oznacza koniec z ręcznym wprowadzaniem danych.
• Automatyzacja umawiania spotkań – masz dość wiecznych konfliktów w kalendarzach i tracenia czasu na ustalanie wolnych terminów? Dzięki automatyzacji zrobisz to za pomocą jednego linku – klient wybierze dogodny termin, a spotkanie pojawi się w firmowym kalendarzu.
• Szybszy kontakt – dzięki automatyzacji klient nie musi czekać na umowę, tylko od razu po zaakceptowaniu warunków otrzyma wygenerowany automatycznie dokument.
• Raportowanie o postępach prac – bieżące raportowanie o postępach prac zwiększy efektywność zespołu, a o kolejnych zrealizowanych etapach system samodzielnie poinformuje klienta w spersonalizowanej wiadomości.
• Komunikacja omnichannel – obsługa klienta rzadko kiedy ogranicza się do jednego kanału. Zautomatyzowany system do komunikacji pozwoli Twoim pracownikom prowadzić rozmowy z klientami z poziomu wygodnego dashbordu. Obsłużą w ten sposób np. czat, skrzynkę e-mail oraz wiadomości w mediach społecznościowych.
• Zautomatyzowane konwersacje z klientami – obsługa klientów to w dużej mierze ciągłe odpowiadanie na te same pytania. Wdrażając zautomatyzowany system do konwersacji, klienci będą otrzymywać dopasowane odpowiedzi wygenerowane na bazie zapisanych szablonów.
• Wykorzystanie AI w tworzeniu wiadomości – sztuczna inteligencja może automatycznie stworzyć pakiet szablonów wiadomości oraz zoptymalizować dotychczasowe treści kierowane do klientów.
• Tworzenie notatek i podsumowań ze spotkań – po każdej rozmowie z klientem AI streści całą rozmowę do kilku kluczowych punktów, a następnie prześle podsumowanie do odpowiednich osób.
• Wysyłka spersonalizowanych wiadomości – spersonalizowane wiadomości to sposób na podniesienie poziomu konwersji, ale ręczne dostosowywanie treści bywa czasochłonne. Dzięki automatyzacji wszystkie najważniejsze dane zostaną wczytane samoczynnie – zarówno w przypadku odpowiedzi na zapytanie, jak i przed wysłaniem oferty.
• Obsługa klienta 24/7 – kolejnym etapem jest wykorzystanie bota do odpowiadania na wiadomości lub kierowania klientów do wykwalifikowanych pracowników. Przy wdrożeniu sztucznej inteligencji automat będzie też sam odpowiadać na wiele pytań, a nawet sugerować konkretne wpisy na firmowym blogu.
• Automatyczne ankiety i prośby o ocenę – feedback od klientów pozwala stale ulepszać oferowane usługi, ale manualne wysyłanie linków do ankiet bywa uciążliwe. Dzięki automatyzacji klient otrzyma spersonalizowaną wiadomość wraz z formularzem badania satysfakcji. Wszystkie odpowiedzi i statystyki będą dostępne w jednym miejscu.
• Zautomatyzowana obsługa zwrotów i reklamacji – zamiast ręcznego akceptowania zwrotów i generowania dokumentów, cały proces może kompleksowo przejąć automatyzacja, tak aby nie angażować w obsługę pracowników.

Oczywiście to tylko garść przykładów mających wstępnie pokazać możliwości automatyzacji w obsłudze klienta. Na tym jednak nie koniec. Do każdej współpracy podchodzimy w indywidualny sposób i zawsze stawiamy na projektowanie customowych systemów oraz dashboardów tworzonych na bazie przeprowadzonej wcześniej analizy biznesowej. To pozwala nam dostosować automatyzację do konkretnych wymagań, struktury firmy i branży, w której działa.

Automatyzacja w obsłudze klienta – początek współpracy
‍

Każdą współpracę traktujemy indywidualnie – nie proponujemy szablonowych działań, a zamiast tego opieramy się na rozpoznawaniu konkretnych problemów. Pierwszym krokiem zawsze jest bezpłatna konsultacja, w czasie której wstępnie poznajemy sposób działania Twojej firmy, a następnie identyfikujemy procesy do zautomatyzowania.

Co dalej? Następnie do akcji wkracza nasz analityk biznesowy. Jego zadaniem jest zapoznanie się ze strukturą firmy oraz rozpisanie wszystkich działań. Dzięki dokładnemu mapowaniu procesów biznesowych możemy zaproponować konkretne automatyzacje i dobrać odpowiednie narzędzia.
‍
‍

Jaki jest koszt wdrożenia automatyzacji w obsłudze klienta?
‍

Tak naprawdę wdrożenie automatyzacji w Twojej firmie jest zupełnie darmowe. Brzmi jak piękne marketingowe hasło, ale taka jest rzeczywistość. Automatyzacja pozwala na samoistne wykonywanie w tle zadań, które dotychczas angażowały Twój zespół. To czynności, które już wcześniej wymagały Twojej inwestycji. Dlatego decydując się na automatyzację nie wydajesz więcej, nie wydzielasz nowej części w budżecie, a operujesz pieniędzmi, które i tak były w obiegu. Różnica jest taka, że tutaj w dłuższej perspektywie oszczędzasz mnóstwo środków.

O jakich kosztach zatem mówimy? Pracujemy z klientami w modelu abonamentowym, który nazywamy AaaS = Automation as a Service. Po dokładnej analizie Twoich procesów dobieramy najbardziej efektywną liczbę godzin, która pozwoli na sprawne automatyzowanie Twojej firmy. W ramach ustalonego limitu nasz zespół rozpoczyna pracę nad wdrożeniem odpowiednich systemów i narzędzi, zastępujących ręczne, powtarzalne czynności.

Koszt miesięcznej współpracy zależy od ilości godzin - najniższe stawki zaczynają się już od 3 000 zł miesięcznie, a większe projekty mogą sięgać nawet 30 000 PLN. W ramach jednej kwoty zyskujesz zewnętrzny zespół od automatyzacji, m.in. analityków, UX designerów, specjalistów technicznych oraz konsultantów biznesowych. Miesięczne rozliczenie umożliwia nam reagować na Twoje aktualne potrzeby i pozwala na elastyczność.

Chcesz wycenić wdrożenie automatyzacji w Twojej firmie i dowiedzieć się jak może wyglądać współpraca? Zapraszamy na bezpłatną konsultację! W czasie krótkiej rozmowy wstępnie poznamy Twoje potrzeby i zaproponujemy konkretne rozwiązania.
‍
‍