Onboarding klientów to zazwyczaj pierwszy prawdziwy kontakt z Twoją firmą, a początek współpracy powinien przebiegać szybko, skutecznie i bezproblemowo. Niestety w praktyce często bywa zupełnie inaczej. Wprowadzenie nowego klienta przeradza się z pozornie prostego zadania w niezwykle skomplikowany proces, który zamiast zachęcać do działania, zaczyna rodzić u klienta pewne wątpliwości. Jak sobie z tym poradzić? Mamy na to pewien sposób!
Customer onboarding – najczęstsze problemy
Podstawą customer onboardingu jest zrozumienie potrzeb danego klienta oraz zapewnienie niezbędnej wiedzy i ewentualnego wsparcia. Problem pojawia się wtedy, gdy proces nie jest odpowiednio zoptymalizowany i przez to zbyt długi oraz czasochłonny. Im więcej kroków do przejścia i wiadomości do wysłania, tym większa irytacja klienta, a także ryzyko pojawienia się błędów lub braków w informacjach.
Na tym jednak problemy się nie kończą. Onboarding opierający się na wymianie wiadomości z klientem to także konieczność ręcznego zapisywania, katalogowania i przekazywania zgromadzonych danych. To sprawia, że cały proces dodatkowo się wydłuża, generuje problemy komunikacyjne i zmniejsza poziom bezpieczeństwa w kontekście ochrony wrażliwych informacji.
Zautomatyzowany onboarding klientów – jak może usprawnić Twoją firmę?
Powyższe problemy oznaczają ciągłe angażowanie uwagi zarówno klienta, jak i Twojego zespołu, a przecież w obu przypadkach czas to pieniądz. Na szczęście dzięki automatyzacji jesteśmy w stanie zoptymalizować ten proces dosłownie na wszystkich etapach!
Zamiast szukać dodatkowych pracowników do obsługi nowych klientów, wybierz automatyzację, która zwiększy efektywność pracy aktualnego zespołu, a przy tym wpłynie na zadowolenie Twoich klientów.
Jak automatyzacja usprawnia onboarding klientów? Oto kilka przykładów:
Integracja onboardingu z systemem CRM
Pierwszą z korzyści jest możliwość połączenia procesu onboardingu wraz z obecnym systemem CRM. W ten sposób wszystkie informacje o kliencie i przebiegu jego wprowadzania znajdziesz w jednym miejscu. To oznacza koniec z ciągłym sprawdzaniem konwersacji i zadawaniem tych samych pytań.
Cały onboarding w jednej ankiecie
Dzięki automatyzacji możemy zamknąć wszystkie procesy związane z onboardingiem klienta w wygodnym i przyjemnym dla oka formularzu, który poprowadzi go za rękę, krok po kroku. Co to oznacza?
Customowy formularz onboardingowy pozwoli obsłużyć cały proces w jednym miejscu, dzięki czemu nie zgubimy żadnych informacji i nie przytłoczymy klienta liczbą wiadomości oraz wymagań. To za jego pośrednictwem zostaną przesłane wszystkie potrzebne informacje i załączniki, a klient w kilka sekund podpisze wymagane zgody lub dokumenty – bez konieczności drukowania, skanowania i wysyłania plików w mailach.
Co więcej, cała komunikacja wraz z aktualizacjami o postępach onboardingu widoczna będzie w dedykowanym dashboardzie, który ułatwi monitorowanie przebiegu procesu.
Automatyczne kompletowanie i organizowanie plików dostarczanych przez klientów
Wysyłanie plików w załącznikach oraz późniejsze zapisywanie ich na dyskach to jeden z największych problemów w obsłudze klienta. To zazwyczaj powoduje niepotrzebny chaos organizacyjny i wydłuża proces onboardingu. Po wdrożeniu automatyzacji cały obieg dokumentów zostanie usprawniony. System sam pobierze i skataloguje otrzymane pliki, a wszystkie wrażliwe dane przechowywane będą na bezpiecznej platformie, do której zarówno Ty, jak i klient, będziecie mieć wygodny dostęp.
Większe bezpieczeństwo danych
Opisane wyżej przeorganizowanie procesów związanych z pracą na danych klienta, to nie tylko większa wygoda, ale też gwarancja bezpieczeństwa danych klienta. Automatyzowanie całej procedury – od przesłania pliku, aż po jego skatalogowanie i wykorzystanie – pozwala nam zadbać o poufne informacje na każdym etapie. Wdrożenie automatyzacji oznacza wyeliminowanie ryzyka popełnienia błędu lub przypadkowego udostępnienia wrażliwych informacji.
Co automatyzacja onboardingu klientów oznacza dla Twojej firmy?
Wdrożenie automatyzacji to przede wszystkim podniesienie jakości obsługi klienta. Cały proces przebiegać będzie wedle najlepszych praktyk, klient zostanie poprowadzony za rękę – bez frustracji związanych z kolejnymi wymaganiami. Co więcej, nawet nie zauważy, kiedy przejdzie cały proces onboardingu. To bezpośrednio przełoży się na jego satysfakcję oraz wizerunek Twojej firmy.
Zautomatyzowanie onboardingu to także sposób na wyeliminowanie możliwych pomyłek przy gromadzeniu danych oraz zwiększenie bezpieczeństwa. To wszystko prowadzi także do oszczędności. Automatyzacja rośnie z Twoją firmą, a to oznacza, że zmniejszysz aktualne koszty, zaoszczędzisz czas i nie będziesz musiał zatrudniać nowych pracowników wraz ze skalowaniem biznesu.
Podsumowując, wdrożenie zautomatyzowanego onboardingu klientów to przede wszystkim:
- poprawa jakości obsługi i wizerunku firmy,
- zwiększenie satysfakcji klientów,
- więcej czasu dla Twoich pracowników,
- wyeliminowanie błędów i braków w informacjach,
- ograniczenie kosztów stałych,
- brak konieczności powiększania zespołu wraz ze skalowaniem firmy,
- zwiększone bezpieczeństwo przechowywania wrażliwych informacji.
Porozmawiajmy o automatyzacji w Twojej firmie!
Pamiętaj o tym, że powyższe przykłady to tylko garść możliwości automatyzacji, a każde wdrożenie realizujemy na podstawie dokładnie przeprowadzonej analizy i mapowania procesów biznesowych. Dzięki temu zaprojektujemy system, który idealnie wpisze się w standardy i procedury działające w Twojej firmie – z tą różnicą, że wszystkie powtarzalne czynności automatyzacja wykona samodzielnie.
Chcesz dowiedzieć się, jak przyspieszymy i usprawnimy proces onboardingu klientów w Twojej firmie? Wypełnij poniższy formularz i umów rozmowę z naszym specjalistą od automatyzacji. Podczas bezpłatnej konsultacji chętnie porozmawiamy o konkretnych rozwiązaniach!
.png){kind=small}
