Wykorzystanie automatyzacji w firmie to korzyści w postaci oszczędności czasu, zmniejszenia kosztów operacyjnych oraz poprawy efektywności. Jednak sam proces jej wdrożenia nie zawsze przebiega tak płynnie, jak mogłoby się wydawać. Jednym z największych wyzwań wpływających na koszty automatyzacji, jest zarządzanie wyjątkami w procesach. To właśnie ten aspekt często decyduje o sukcesie lub porażce całego projektu.
Dlaczego zarządzanie wyjątkami jest tak istotne oraz jak podejście do nich może wpłynąć na obniżenie kosztów automatyzacji w Twojej firmie?
Czym są wyjątki w zautomatyzowanych procesach i dlaczego są tak ważne?
Wyjątki w procesach to wszelkie odchylenia od standardowego przebiegu pracy. Najczęściej są to nietypowe sytuacje, które wymagają podjęcia dodatkowych kroków lub zastosowania specyficznych rozwiązań. Na pierwszy rzut oka mogą wydawać się nieistotne, natomiast w rzeczywistości stanowią kluczową rolę w automatyzacji procesów.
Automatyzacja ma za zadanie usprawnić i uprościć działania, ale każda dodatkowa ścieżka w procesie wymaga dodatkowej pracy na etapie projektowania i wdrożenia. To oznacza wyższe koszty. Im więcej wyjątków w procesach, tym trudniej jest zautomatyzować działalność w sposób efektywny i ekonomiczny.
Jak wyjątki wpływają na koszty automatyzacji?
Wyobraź sobie, że Twoja firma realizuje stosunkowo prosty proces sprzedaży. Dopóki przebieg procesu jest standardowy – bez rozgałęzień czy dodatkowych ścieżek – automatyzacja przebiega sprawnie i nie generuje wysokich kosztów. Jednak w momencie, gdy w procesie pojawiają się różne warianty, takie jak formy płatności, specyficzne wymagania klientów, czy niestandardowe procedury, każda z tych zmiennych wymaga uwzględnienia w systemie automatyzacji.
Każdy wyjątek to dodatkowa praca dla zespołu projektującego automatyzację: więcej czasu potrzebnego na zbieranie wymagań, zaprojektowanie odpowiednich rozwiązań, ich testowanie oraz wdrożenie. To nie tylko podnosi koszty samego wdrożenia, ale również utrzymania i późniejszych aktualizacji systemu.
Optymalizacja procesów przed automatyzacją
Nie chodzi o to, aby całkowicie zrezygnować z wyjątków – są one naturalnym elementem funkcjonowania każdej firmy. Kluczem do obniżenia kosztów automatyzacji jest optymalizacja procesów przed ich zautomatyzowaniem. Procesy powinny być maksymalnie uproszczone – ale bez utraty ich efektywności.
Jak można zoptymalizować procesy przed automatyzacją?
Analiza procesów
Przed przystąpieniem do automatyzacji, należy dokładnie przeanalizować istniejące procesy. Warto zidentyfikować wszystkie wyjątki i zastanowić się, czy każdy z nich rzeczywiście jest niezbędny. Często w firmach funkcjonują procesy, które na przestrzeni lat zostały nadmiernie skomplikowane, a wiele wyjątków przestało być potrzebnych lub można je było uprościć.
Na przykład, jeśli w procesie sprzedaży firma obsługuje różnorodne formy płatności – od zaliczek, przez płatności w ratach, aż po rozliczenia na godziny – to warto zadać pytanie, czy wszystkie te warianty są naprawdę konieczne. Może okazać się, że standaryzacja procesu i ograniczenie liczby dostępnych opcji pozwoli uprościć automatyzację i znacząco obniżyć jej koszty.
Standaryzacja procesów
Kolejnym krokiem jest standaryzacja. Im mniej wyjątków w procesach, tym łatwiej i taniej je zautomatyzować. Dobrym przykładem będzie proces rozliczeń z klientami. Zamiast obsługiwać różnorodne modele płatności, można ograniczyć się do kilku najczęściej stosowanych opcji, eliminując te używane sporadycznie.
Przykładowo, zamiast oferować pięć różnych form płatności, firma może skupić się na dwóch lub trzech, które spełniają potrzeby większości klientów, a jednocześnie znacząco upraszczają proces automatyzacji.
Rola zespołu w identyfikacji wyjątków w automatyzacji
W procesie analizy i standaryzacji kluczowe jest zaangażowanie osób bezpośrednio pracujących na co dzień z danym procesem. Często pracownicy mają tendencję do traktowania pewnych odstępstw od normy jako coś oczywistego i nie raportują ich wyżej, co prowadzi do luki w wiedzy między osobami projektującymi automatyzację a zespołem realizującym procesy.
Aby uniknąć takich sytuacji, warto wdrożyć systematyczny monitoring i raportowanie wyjątków. To sposób na pełniejsze zrozumienie procesów i bardziej precyzyjne zaplanowanie automatyzacji.
Kontrola nad wyjątkami w automatyzacji – jak to zrobić?
Kontrolowanie i redukowanie liczby wyjątków nie zawsze będzie proste, ale istnieje kilka sprawdzonych metod, które w tym pomogą:
- Grupowanie wyjątków – Nie wszystkie wyjątki są jednakowo ważne. Niektóre powinny być traktowane jako kluczowe dla funkcjonowania firmy, inne z kolei warto zgrupować i potraktować jako rzadko występujące przypadki niewymagające automatyzacji.
- Uproszczenie procesów – Często firmy starają się automatyzować zbyt skomplikowane procesy, co generuje dodatkowe koszty. Trzeba zastanowić się, czy poszczególne wyjątki są rzeczywiście potrzebne, czy można je uprościć lub wyeliminować.
- Priorytetyzacja wyjątków – Jeśli nie wszystkie wyjątki mogą być obsłużone w ramach jednego projektu, warto nadać im priorytety. Automatyzacja powinna skupić się na kluczowych procesach i najczęściej występujących wyjątkach, co pozwoli na efektywne zarządzanie zasobami.
Automatyzacja procesów niesie za sobą wiele korzyści, ale tylko wtedy, gdy jest dobrze zaplanowana. Dlatego, zanim firma zdecyduje się na wdrożenie automatyzacji, warto poświęcić czas na analizę procesów i zastanowić się, które z nich można wcześniej uprościć.
Jak obniżyć koszty automatyzacji?
Kluczowym czynnikiem pozwalającym taniej i lepiej zautomatyzować firmę jest zarządzanie wyjątkami w procesach. Upraszczanie i standaryzacja procesów przed automatyzacją mogą znacząco obniżyć koszty wdrożenia i utrzymania systemu. Warto zidentyfikować niepotrzebne komplikacje, uprościć procedury, a przy tym zaangażować zespół w identyfikację wyjątków.
Chcesz wdrożyć automatyzację w swojej firmie, ale nie wiesz, od czego zacząć? Umów się na bezpłatną konsultację z naszymi specjalistami, którzy pomogą dokładnie przeanalizować obecne procedury i znaleźć najlepsze rozwiązania dla Twojego biznesu.
.png){kind=small}
