Obsługa księgowa to jeden z najważniejszych aspektów działania każdej firmy. Zarówno w przypadku małych przedsiębiorstw, jak i dużych korporacji, procesy księgowe mają dbać o płynność i bezpieczeństwo finansowe. Jednak warto przy tym podkreślić, że praca księgowych to w dużej mierze powtarzalne i czasochłonne zadania – idealne do zautomatyzowania.
Jak automatyzacja księgowości może pomóc Twojej firmie? Wszystkiego dowiesz się w tym artykule.
Automatyzacja procesów biznesowych to hasło kojarzące się wielu przedsiębiorcom z rozwiązaniami zarezerwowanymi dla wielkich firm. Czy to prawda? Otóż jednym z naszych głównych celów jest właśnie udowodnienie, że automatyzacja to sposób na usprawnienie działania każdej firmy – zwłaszcza z sektora MŚP.
Praca działów finansowo-księgowych opiera się przede wszystkim na dwóch rodzajach czynności – realizacji zadań wymagających specjalistycznej wiedzy oraz powtarzalnych i schematycznych działaniach. Automatyzacja księgowości jest odpowiedzią na te drugie, czyli niekończącą się pracę w Excelu oraz walkę z nieintuicyjnymi programami, w których te same czynności trzeba powtarzać raz po raz. Dzięki mapowaniu procesów oraz ich dokładnej analizie wskazujemy etapy wymagające usprawnienia lub wyeliminowania poprzez ich zautomatyzowanie.
Aby wyjaśnić, jak w praktyce działa zautomatyzowany system księgowy, najlepiej będzie posłużyć się konkretnymi przykładami. Dzięki automatyzacji pracy księgowych możemy uprościć większość procesów związanych z finansami firmy, co oznacza oszczędność przynajmniej kilkunastu godzin w skali miesiąca.
Jak to wygląda w praktyce? System do automatycznej obsługi dokumentów księgowych to przede wszystkim rozwiązanie problemu pracy na klasycznych arkuszach. Jeśli w Twojej firmie podstawą funkcjonowania działów handlowych i księgowych są niekończące się tabele, to znaczy, że każdego miesiąca tracicie kilka, kilkanaście lub kilkadziesiąt godzin na ręcznym przetwarzaniu danych.
Dzięki automatyzacji wszystkie procesy związane z uzupełnianiem, analizowaniem i przekazywaniem informacji mogą zostać wykonywane przez jeden dedykowany system. Zobacz na poniższym przykładzie, jak może to działać:
Automatyzacja księgowości to nic innego, jak wdrożenie nowych technologii mających odciążyć wykwalifikowanych pracowników w wykonywaniu powtarzalnych czynności. W jaki sposób przekłada się to na rozwój biznesu?
Pierwszą i najbardziej oczywistą korzyścią płynącą z wdrożenia automatyzacji księgowości jest oszczędność czasu. Praca księgowych w dużej mierze opiera się na ręcznym wpisywaniu i kopiowaniu danych, co z powodzeniem może wykonywać za nich zautomatyzowany system księgowy.
Zaoszczędzony czas specjaliści z działu księgowości mogą poświęcić na rozwój kompetencji lub analizę dostarczonych przez program raportów finansowych. Dzięki temu nie będziesz musiał zatrudniać nowych osób, a lepiej wykorzystasz możliwości aktualnie zatrudnionych pracowników. Automatyzacja to też oszczędność czasu dla właściciela firmy – zamiast kontrolować kilkanaście różnych plików i raportów, wszystko znajdziesz w na jednym ekranie podsumowującym sytuację finansową.
Automatyzacja procesów księgowych zapewnia większą dokładność w przetwarzaniu danych finansowych – zarówno na etapie przepisywania informacji, jak i weryfikacji przeprowadzonych obliczeń. Nie ma się co oszukiwać – błędy zdarzają się nawet najbardziej doświadczonym pracownikom. Powierzając wykonywanie takich zadań systemowi automatyzacji, ograniczysz ryzyko wystąpienia pomyłki do zera.
Zatory płatnicze są jedną z najczęstszych przyczyn utraty płynności finansowych w polskich firmach. Dzięki automatyzacji procesów biznesowych ograniczysz ryzyko ich powstawania do minimum. Jak taki system wpływa na płynność finansową firmy? Najważniejsze są tutaj trzy etapy:
Wszystkie te zadania mogą zostać w pełni zautomatyzowane, co oznacza, że nie będą angażowały uwagi właściciela firmy, ani pracowników działu księgowości. Unikanie niewypłacalnych klientów i szybkie reagowanie na pojawiające się opóźnienia w płatnościach to sprawdzony sposób na to, aby poprawić płynność finansową zarówno w handlu, jak i usługach.
Wykorzystanie automatyzacji w obiegu dokumentów księgowych to również lepsza ochrona danych finansowych firmy. Zastosowanie szyfrowanych połączeń oraz bezpiecznych kopii zapasowych sprawia, że zminimalizujesz ryzyko utraty danych i zapobiegniesz dostępowi do wrażliwych informacji przez niepowołane osoby.
Zautomatyzowanie manualnej pracy na dokumentach to oszczędność na wielu poziomach. Takie rozwiązanie w pierwszej kolejności wiąże się z uwolnieniem biurowej przestrzeni i ograniczeniem wydatków na akcesoria biurowe. Zdecydowanie ważniejsza jednak jest oszczędność w kwestii zatrudnienia – dzięki automatyzacji Twój dział księgowości i finansów przestanie rozrastać się w nieskończoność.
Oszczędność czasu przełoży się bezpośrednio na zwiększenie efektywności pracy, ale też poprawi morale w zespole. Rezygnacja z monotonnych czynności pozwoli Twoim specjalistom wykazać się w rozwiązywaniu bardziej złożonych problemów niż odnajdywanie odpowiedniego arkusza kalkulacyjnego.
Pierwszym krokiem do wdrożenia automatyzacji procesów biznesowych jest zawsze mapowanie oraz dokładna analiza funkcjonowania firmy – w tym obiegu dokumentów, struktury gromadzonej dokumentacji oraz sposobu działania każdego z procesów. Poprzez mapowanie jesteś w stanie znaleźć mocne i słabe strony w bieżących metodach pracy, a także wskazać obszary wymagające poprawy.
Jak sprawdzić jakie działania związane z księgowością nadają się do zautomatyzowania? Zacznij od wypisania wszystkich procesów, a dla każdego z nich wypunktuj poszczególne kroki, jakie realizujesz Ty lub Twoi pracownicy. Największą uwagę zwróć na te działania, które regularnie się powtarzają i bazują na pracy z danymi, a nie wymagają specjalistycznej wiedzy. Gdy opiszesz i zwizualizujesz metodę działania, będziesz mógł prześledzić dokładnie każdą czynność i wskazać słabe punkty nadające się do zautomatyzowania.
Czy rosnąca popularność automatyzacji oznacza, że księgowi muszą zacząć obawiać się o swoją pracę? Wręcz przeciwnie! Wdrażanie takich systemów ma stanowić cenne narzędzie wspomagające pracę działów księgowych, a nie je zastąpić. Nowe technologie pozwolą im przyspieszyć pracę, zwiększyć efektywność i uniknąć ewentualnych błędów. Poprzez automatyzację pracy działu księgowego pracownicy uwalniają się od żmudnych zadań i zyskują więcej czasu na to, aby skupić się nad złożonymi zadaniami, gdzie faktycznie wymagana jest wiedza specjalistów oraz ich doświadczenie.
Wszystkie wyżej opisane korzyści do Ciebie przemawiają, ale nie masz pojęcia, od czego zacząć proces automatyzacji księgowości w firmie? Doskonale to rozumiemy i chętnie zaproponujemy konkretne rozwiązania dla Twojego biznesu. Współpracę zacznijmy bezpłatnej konsultacji, podczas której krok po kroku wyjaśnimy oferowane przez nas możliwości. Wypełnij poniższy formularz, a nasz specjalista od automatyzacji skontaktuje się z Tobą telefonicznie.
Powiedz nam o swojej działalności, procesach i potrzebach, a my podpowiemy jak automatyzacja może wesprzeć codzienną pracę Twojego zespołu.
Wyjaśnimy Ci jakie są możliwości, jak działamy i odpowiemy na wszystkie pytania. Po wypełnieniu formularza Bartek skontaktuje się z Tobą telefonicznie.
Jak uniknąć pułapek w automatyzacji? Dowiedz się, jak skutecznie wdrażać nowe technologie, unikać błędów i w pełni wykorzystać potencjał automatyzacji w swojej firmie.
Dowiedz się, jak nowoczesne technologie wspierają zrównoważony rozwój, redukując odpady, optymalizując zużycie surowców i poprawiając efektywność transportu.
Dowiedz się, jak zautomatyzować firmę niższym kosztem, minimalizując wyjątki w procesach i standaryzując działania.
Dowiedz się, jak model Automation as a Service (AaaS) rewolucjonizuje sposób, w jaki firmy optymalizują procesy biznesowe.
Kiedy warto zainwestować w dedykowany system automatyzacji? Dlaczego gotowe rozwiązania mogą nie wystarczać?
Chcesz wiedzieć, kto stoi za kulisami i sprawia, że firmy naszych klientów zaczynają działać na autopilocie? Poznaj nasz zespół!
Na co zwrócić uwagę, aby efektywnie współpracować z firmą wdrażającą automatyzację i zapewnić najlepsze warunki do jej wdrożenia?
Chcesz zautomatyzować swoją firmę? Zobacz, jak wygląda cały proces – od bezpłatnej konsultacji, aż po skuteczne wdrożenie.
Dowiedz się, jakie sygnały wskazują, że warto zautomatyzować procesy w Twojej firmie, aby zwiększyć efektywność i skalowalność działalności.
Od czego zacząć i jak rozpoznać procesy nadające się do zautomatyzowania? Zobacz, na co zwrócić uwagę w pierwszej kolejności.
Dowiedz się, jak automatyzacja windykacji usprawnia proces odzyskiwania należności i poprawia płynność finansową, minimalizując jednocześnie koszty operacyjne.
Chcesz przyspieszyć sprzedaż i zoptymalizować pracę w CRM? Zobacz jak działa taki system n autopilocie!
Dowiedz się, jak integracja AI z automatyzacją nie tylko usprawnia codzienną pracę, ale również przyczynia się do zwiększenia produktywności, redukcji kosztów i poprawy obsługi klienta.
Jak dzięki automatyzacji można osiągnąć więcej przy mniejszym nakładzie pracy i zasobów? Sprawdź, w jaki sposób automatyzacja zwiększa sprzedaż w firmie.
Automatyzacja to przede wszystkim przyspieszenie procesów i wzrost efektywności. A jak wpływa na poziom kontroli nad firmą?
Chcesz wdrożyć w swojej firmie pierwszą automatyzację, ale nie wiesz, od czego zacząć? Sprawdź ranking najlepszych narzędzi no-code do automatyzacji!
Dowiedz się, jak efektywnie wdrożyć automatyzację w pracy zdalnej, by zwiększyć produktywność, oszczędzić czas i poprawić komunikację Twojego zespołu.
Chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak firma może działać „na autopilocie”? Zobacz odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania o automatyzację!
Chcesz wykorzystać pojawiające się możliwości i zastanawiasz się, jak wdrożyć pierwszą automatyzację w swojej firmie? Zrób to w pięciu krokach!
Obawy o to, że rozwój technologii spowoduje wzrost bezrobocia, pojawiają się coraz częściej. Czy automatyzacja zmieni rynek pracy i doprowadzi do zwolnień?
Czym jest automatyzacja procesów biznesowych? To najlepszy sposób na to, aby zoptymalizować firmę, zaoszczędzić czas i pieniądze, a dzięki temu zyskać przewagę rynkową!
Mapa procesów to podstawa przy optymalizowaniu firmy. Dowiedz się, jak mapowanie procesów biznesowych zwiększa efektywność automatyzacji i zobacz, od czego zacząć!
BPA vs RPA: Poznaj różnice między robotyzacją a automatyzacją procesów biznesowych i zobacz, jak technologia pozwoli Twojej firmie wyprzedzić konkurencję!
Jak zwiększyć bezpieczeństwo danych i wyeliminować ryzyko ujawnienia dokumentów? Kluczem do ochrony Twojej firmy jest automatyzacja procesów biznesowych!
Jak automatyzacja onboardingu klientów może usprawnić pracę Twojego zespołu? Sprawdź wszystkie korzyści!
Automatyzacja i customowe dashboardy to przede wszystkim zwiększenie efektywności pracy Twojego zespołu. Sprawdź, jak możemy Ci w tym pomóc!
Automatyzacja księgowości pozwala firmom oszczędzać czas, zwiększać płynność finansową i eliminować popełniane błędy. Dowiedz się jak ją wdrożyć!
Zastanawiasz się, w jaki sposób możesz usprawnić proces zarządzania zasobami ludzkimi? Przekonaj się, jakie korzyści daje automatyzacja procesów HR.
Stawiasz na pierwszym miejscu jakość swoich usług? Sprawdź, jak automatyzacja procesów biznesowych może wesprzeć Cię w tym zakresie.
Wybór odpowiednich narzędzi do automatyzacji to jeden z pierwszych kroków w procesie usprawniania firmy. Sprawdź, co warto wziąć pod uwagę!
Czy automatyzacja się opłaca? Z pewnością może przynieść wiele korzyści dla firm, ale należy pamiętać, że nie powinno się jej wprowadzać bezrefleksyjnie.
Rozważasz usprawnienie codziennej pracy - swojej i zespołu? Sprawdź, czy automatyzacja firmy to dobry pomysł, biorąc pod uwagę wszystkie potrzeby.
Rozwój branży OZE wymaga sprawnej komunikacji z zainteresowanymi osobami. Dowiedz się, w jaki sposób obsługa klienta w OZE może ulec znacznej poprawie.
Wzrost popytu na alternatywne źródła energii wymaga sprawnego zarządzania procesami w firmie. Sprawdź, jak efektywnie prowadzić sprzedaż w OZE.
Zastanawiasz się, w jaki sposób możesz ograniczyć liczbę powtarzalnych czynności i jednocześnie osiągać satysfakcjonujące wyniki w firmie? Postaw na sprawdzone narzędzia i przekonaj się, które z nich mogą wnieść realną wartość dla Twojego biznesu.
Poświęcasz mnóstwo cennego czasu na własnoręczne przygotowywanie dokumentów, indywidualnie dla każdego klienta? Sprawdź, w jaki sposób automatyzacja tworzenia umów i ofert może wesprzeć Cię w tym procesie.
Zastanawiasz się, w jaki sposób procesy w Twojej firmie mogą przebiegać sprawniej i tym samym przyciągać większą liczbę klientów? Postaw na technologiczne wsparcie i sprawdź, czy automatyzacja jest rozwiązaniem dla Ciebie.
Komunikacja z klientem wymaga zarówno zaangażowania, jak i szybkiej reakcji, co jest zazwyczaj trudne do osiągnięcia. Sprawdź, jak działa obsługa na autopilocie i dlaczego może okazać się dobrym rozwiązaniem dla Twojej firmy.
Niedziałające procesy firmowe to strata pieniędzy, czasu i często klientów. Może temu zapobiec automatyzacja procesów w firmie. Dowiesz się o niej w tym artykule, a także poznasz jej wady i zalety.
Sprawna i równocześnie wydajna współpraca zespołu marketingowego jest kluczowa w rozwoju firmy. Sprawdź, w jaki sposób działa automatyzacja w marketingu i dlaczego warto ją wdrażać!
Ostatnie lata nas nie rozpieszczają – pandemia, lockdown, inflacja. Pojawia się coraz więcej głosów o zbliżającej się recesji. Jak oszczędzać pieniądze? Jak przygotować firmę na kryzys?
Zadowolony i powracający klient to dla firmy największa wartość, która jest w praktyce niełatwa do osiągnięcia. Sprawdź, w jaki sposób automatyzacja w sprzedaży może usprawnić codzienne czynności i tym samym wpłynąć na osiąganie lepszych wyników.
Poprawnie działające w firmie procesy decydują o jej nieustannym rozwoju. Sprawdź czym jest optymalizacja procesów biznesowych i jakie korzyści może Ci przynieść.
W wyniku inflacji oraz wizji zbliżającej się recesji większość firm walczy o przetrwanie na rynku. Sprawdź, jakie możliwości ma automatyzacja i w jaki sposób może wesprzeć Cię w kryzysie.
Potrzeby nowoczesnego klienta sprowadzają się do następującego hasła: „szybko, łatwo i wygodnie”. W ten sam sposób musi działać Twoja firma. Aby było to możliwe poszczególne etapy procesu muszą być zgrane i sprawne.
Automatyzować możesz praktycznie każdą czynność – od wyszukiwania danych i tworzenia dokumentacji i raportów, aż po wdrażanie nowych pracowników czy obsługę klienta. Warunek jest jeden: proces musi bazować na szeroko pojętych danych.
Spróbujmy zatem poznać bliżej automatyzację procesów. Automatyzować możemy każdy proces – łatwy, trudny, krótki, długi, ale musi on opierać się na DANYCH, a nie kreatywności czy wyobraźni (od tego są ludzie).