Wbrew pozorom każdy kryzys stanowi dla przedsiębiorcy najlepszą szkołę biznesu. To w obliczu nieprzewidywalności i niepewnej sytuacji, firmy szukają niestandardowych rozwiązań, które pozwolą im sprawnie działać. Jednym z nich jest automatyzacja procesów, która może zaoferować nieocenione wsparcie w ciężkich czasach.
W tym artykule dowiesz się w jaki sposób automatyzacja może wesprzeć Twoją firmę podczas kryzysu. Poznasz jej możliwości w zakresie oszczędzania czasu, rozwoju pracowników, budowania zespołu, minimalizacji kosztów, obsługi klientów, eliminacji tzw. papierologii i błędów oraz optymalizacji procesów. Każdy z tych obszarów zostanie przedstawiony w praktycznej i przystępnej formie, która może stanowić dla Ciebie inspirację i alternatywę do wdrażanych dotychczas procesów.
„Brakuje mi na to czasu”, „Zrobię to później”, „Gdybym miał/-a więcej czasu na pewno zrobiłbym/-abym to lepiej”. Znasz to? To właśnie czas stanowi największe ograniczenie dla wszystkich procesów przebiegających w firmie. Nieustanny brak czasu powoduje, że poszczególne czynności są odkładane na później, kumulują się, a Ty i Twoi pracownicy nie możecie „wyrobić się” z nadmiarem obowiązków.
Zadania, których nie zdąży się wykonać na czas są często dopracowywane po godzinach pracy i wymagają poświęcenia części Twojego odpoczynku. Jeśli brakuje Ci czasu, aby wykonać daną czynność w 100% to istnieje duże ryzyko, że nie będzie ona działać tak skutecznie jak założyłeś/-aś oraz nie będzie generowała tyle przychodów, ile chciałbyś/-abyś.
Okazuje się, że w prosty sposób możesz odzyskać część czasu, którą pochłania wykonywanie codziennych czynności w firmie, poprzez wdrożenie automatyzacji. Usprawniając najbardziej czasochłonne i powtarzalne zadania, zaoszczędzisz nawet kilkanaście godzin w skali miesiąca, a w skrajnych przypadkach nawet kilkadziesiąt.
Na liście takich czynności może się znaleźć zarządzanie płatnościami, organizowanie spotkań służbowych, obsługa delegacji, zarządzanie treściami w mediach społecznościowych, proces reklamacji, zatwierdzanie zadań, proces komunikacji wewnętrznej, obsługa techniczna, mailing, odzyskiwanie należności.
To tylko kilka propozycji procesów, które pomogą Ci zaoszczędzić mnóstwo cennego czasu. Im większa złożoność procesu, tym więcej zyskasz dodatkowych godzin, które z powodzeniem możesz wykorzystać na rozwój swojej firmy. Mimo wszystko warto rozpocząć przygodę z automatyzacją od najprostszych czynności, które pozwolą Ci zrozumieć sposób działania i odzyskać niespodziewanie dużo czasu.
W takim razie, w jaki sposób przejawia się oszczędzanie czasu poprzez usprawnianie poszczególnych procesów? W tym celu warto przejść do przykładów, które pozwolą Ci zrozumieć możliwości automatyzacji w praktyce. Na początku porównaj sposób określania czasu, w którym wykonywany jest dany proces przez człowieka oraz technologię.
Praca wykonywana przez człowieka mieści się w konkretnych ramach czasowych i zwykle jest to cały etat, liczący 8 godzin, od poniedziałku do piątku. Oprócz tego czas pracy jest skrócony o regularne przerwy, dni wolne, zwolnienia lekarskie, płatne urlopy czy zdarzenia losowe.
A jeżeli pracownik popełni błąd i wprowadzi do systemu nieprawidłowe dane np. niewłaściwy numer rachunku bankowego kontrahenta? To czas na zrobienie zadania automatycznie się wydłuża w wyniku dokonania niezbędnych korekt czy poprawek. Zatem proces wykonywany przez człowieka jest w znacznym stopniu ograniczony czasowo.
Natomiast zautomatyzowane procesy przebiegają 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, 365 dni w roku ze 100% dokładnością. Wniosek jest prosty: wszystkie czynności poddane automatyzacji, wykonywane są bezbłędnie oraz na bieżąco i bez przerwy, zgodnie z harmonogramem Twojej firmy.
Przeanalizuj konkretne możliwości automatyzacji. Jednym z najczęściej wykonywanych procesów w firmie, który można nazwać „pochłaniaczem czasu” jest obieg dokumentów, zajmujący średnio kilka godzin miesięcznie. W tym obszarze może śmiało wkroczyć automatyzacja, dzięki której:
Usprawniając zarządzanie dokumentacją w firmie, ograniczysz czas, który do tej pory przeznaczałeś/-aś na ręczne wprowadzanie danych i uzupełnianie nowych dokumentów, odnajdywanie ich w systemie oraz wysyłanie do odpowiednich osób. Wyeliminujesz błędy, które mogłyby pochłaniać Twój dodatkowy czas. Nie musisz martwić się, że „gonią Cię terminy”, ponieważ zautomatyzowany proces jest wykonywany zawsze na czas.
Zarządzanie firmą to również zarządzanie mediami społecznościowymi, które zajmuje zdecydowanie za dużo czasu. W jaki sposób możesz usprawnić ten proces?
Automatyzując obsługę mediów społecznościowych zaoszczędzisz czas poświęcony na kilkadziesiąt kliknięć dziennie, związanych z logowaniem się do każdego konta, przełączaniem między interfejsami, kopiowaniem i wklejaniem osobno poszczególnych treści i dostosowaniem ich do rozmiaru zgodnego z tym, który obowiązuje na danym portalu. Oprócz tego możesz wygenerować raport, który pokaże Ci, w jaki sposób każdy post został odebrany przez użytkowników.
Dzięki temu rozwiązaniu zarządzanie treściami stanie się szybsze i prostsze. Obsługa mediów społecznościowych zazwyczaj łączy się z ich przeglądaniem, które rozprasza i odciąga uwagę od codziennych obowiązków, jednocześnie „odliczając” Twój czas. Jeden prosty interfejs, łączący wszystkie Twoje konta pozwoli Ci skupić się na wykonywanym zadaniu.
Zarządzanie zadaniami to następny przykład procesu, który po zautomatyzowaniu pozwoli Ci odzyskać znaczną część firmowego czasu. W jaki sposób? Usprawniając:
To rozwiązanie ułatwi Ci delegowanie zadań i bieżące monitorowanie postępów. Dzięki synchronizacji z innymi narzędziami zadbasz o odpowiedni przepływ informacji. W efekcie czas poświęcony na nadzorowanie i wykonanie poszczególnych zadań zostanie automatycznie skrócony.
Automatyzacja procesów spowoduje, że Twoi pracownicy nie będą już odpowiedzialni za wykonywanie części rutynowych i powtarzalnych obowiązków, które zwykle powodowały opóźnienia w wypełnianiu głównych zadań i wzrost niezadowolenia ze żmudnego charakteru czynności.
W jaki sposób możesz wypełnić powstałą „lukę czasową” w obowiązkach z korzyścią dla siebie i swojego zespołu? Zainwestuj ten czas w rozwój pracownika i szkolenia. Zaproponuj awans na podobnym stanowisku, zaoferuj objęcie opieki nad zespołem. Chodzi tutaj szczególnie o to, aby w miarę doszkalania się i nabywania przydatnych na danym stanowisku, pracownik mógł przejmować coraz bardziej odpowiedzialne zadania.
Patrząc na korzyści wdrożenia automatyzacji z dłuższej perspektywy, to przede wszystkim umożliwia pracownikowi rozwój zawodowy, wykorzystanie swojego potencjału, wzrost produktywności i generowanie dla Twojej firmy zdecydowanie wyższych przychodów.
Automatyzując najbardziej czasochłonne i powtarzalne czynności i jednocześnie delegując swoim pracownikom coraz ambitniejsze zadania, stworzysz silny i trwały zespół złożony wyłącznie z zaufanych osób, z którymi będziesz podejmował/-a wspólne działania ukierunkowane na rozwój firmy. Dzięki współpracy z zespołem zbudujesz długotrwałe i wartościowe relacje. Pamiętaj, że posiadanie zgranego zespołu zwiększa szansę na przetrwanie kryzysu.
Dla porównania, jeżeli Twoi pracownicy oprócz głównych obowiązków muszą zajmować się dodatkowo generowaniem raportów, odpisywaniem na maile czy umieszczaniem postów w mediach społecznościowych, to w ten sposób ograniczasz im możliwość realizacji wspólnych projektów, prowadzenia dyskusji czy omówienia przyszłej strategii rozwoju ze względu na brak czasu. Nadmiar codziennych obowiązków sprowadzi się do utrzymywania raczej obojętnych relacji.
Funkcjonowanie firmy wiąże się z generowaniem kosztów operacyjnych. Zautomatyzowane procesy pozwolą Ci zaoszczędzić rocznie nawet kilkadziesiąt tysięcy złotych, zaczynając od kosztów materiałów, urządzeń, amortyzacji czy energii.
Przenosząc wykonywanie określonej czynności na odpowiednio zaprojektowany system, możesz zredukować zbędne koszty wynajmu oraz utrzymania dodatkowej przestrzeni w firmie. Najprostszym przykładem jest przejście na elektroniczny obieg dokumentów, który nie będzie wymagał specjalnie wydzielonego pomieszczenia czy chociaż części pokoju do ich przechowywania i segregowania.
Innym przykładem może być rezygnacja z przestrzeni, przeznaczonej dotychczas dla pracowników, których zadania zostały teraz zautomatyzowane.
Wprowadzając automatyzację zmniejszysz również sumę wypłacanych wynagrodzeń dla pracowników, co ma związek z całkowitą zmianą dotychczasowych warunków pracy lub zaoferowaniem niepełnego wymiaru czasu pracy w zależności od danego procesu.
Automatyzacja dostarcza Twojej firmie szeroko pojęte dane oraz narzędzia, służące do ich analizy. Co więcej, pozwala na bieżące monitorowanie wyników oraz pomaga opracować środki naprawcze w przypadku zauważonych nieprawidłowości. Dzięki temu Ty minimalizujesz straty i koszty, ponieważ jesteś w stanie szybko reagować na każde odchylenie i podejmować odpowiednie decyzje na podstawie rzetelnych informacji.
Proces obsługi klienta to najważniejszy, a zarazem najtrudniejszy proces, ponieważ od niego zależy sposób postrzegania firmy przez odbiorcę, który jest wyjątkowo wymagający i zabiegany. W związku z tym musisz dążyć do szybkiej i jednocześnie profesjonalnej obsługi. Jak tego dokonać? Spójrz na te przykłady:
Pomyśl ile pracy musi mieć osoba, zajmująca się obsługą klienta. Codzienne filtrowanie i odpisywanie na powtarzające się wiadomości, zarówno na poczcie, stronie, jak i na komunikatorze powoduje chaos i może doprowadzić do pomyłek, które klient może odebrać w negatywny sposób.
Wystarczy skorzystać ze wsparcia technicznego oferowanego przez zaprogramowane boty, które na podstawie przygotowanej listy pytań i wyczerpujących odpowiedzi pozwolą klientowi rozwiać wszelkie wątpliwości, związane z produktem.
Zastanów się, ile możesz stracić na relacji z klientem, jeżeli nie zareagujesz odpowiednio szybko na pojawienie się komentarza, zapytania czy opinii na temat firmy. Wystarczy, że wdrożysz zsynchronizowane np. z Twoją pocztą automatyczne powiadomienia o każdej nowej aktywności klienta. W ten sposób będziesz zawsze przygotowany/-a na każdą jego reakcję.
Automatyzacja procesów w firmie, związanych z obsługą klienta spowoduje, że będą oni usatysfakcjonowani z ekspresowej obsługi na wysokim poziomie, a Ty szybciej sfinalizujesz transakcję. W dłuższej perspektywie spowoduje to stworzenie własnej bazy stałych i lojalnych klientów, która z czasem będzie się jedynie powiększać.
Obieg dokumentacji w firmie to żmudny i czasochłonny proces. Generuje duże koszty, związane z wykorzystaniem materiałów (papier, toner, teczki, segregatory itp.), urządzeń (drukarka, ksero, skaner), czy zużyciem energii elektrycznej. Zajmuje również przestrzeń, którą mógłbyś zaprojektować i wykorzystać w efektywniejszy sposób.
Obsługa dokumentacji stanowi dodatkowy obowiązek dla Ciebie i Twoich pracowników. Powoduje chaos i przestój priorytetowych zadań. Wiąże się z kontrolą wykonania oraz ryzykiem popełnienia błędów.
Praca z fizyczną dokumentacją to z narażenie na niebezpieczeństwo poufnych danych firmowych poprzez nieograniczony dostęp do nich, ponieważ faktury, raporty czy sprawozdania leżą często na biurku. Oprócz tego wszelkie dokumenty mogą się zgubić lub ulec zniszczeniu.
Wdrażając technologię, która będzie zarządzać dokumentacją w specjalnie zaprojektowanym systemie, ograniczysz niepotrzebne koszty, oszczędzisz czas, zyskasz wygodę oraz bezbłędność i bezpieczeństwo procesu.
Rutynowe i powtarzalne procesy wykonywane przez ludzi są szczególnie podatne na błędy, które mogą powodować straty finansowe, niezadowolenie klienta czy mniejszą produktywność. Wszelkie poprawy czy korekty pochłaniają również mnóstwo czasu.
Wygenerowanie przelewu za fakturę na błędną kwotę lub inne dane może skutkować postrzeganiem firmy przez kontrahenta jako nierzetelnej. Na podstawie faktur sprzedaży, znajdujących się w Twoim systemie możesz łatwo tworzyć automatyczne przelewy bez obaw o dokonanie pomyłki.
Stworzenie sprawozdania finansowego, raportu czy faktury zawierającej błędy wiąże się z dodatkowymi kosztami. Ten sam dokument pozbawiony jakichkolwiek błędów możesz tworzyć automatycznie na podstawie arkusza kalkulacyjnego w Excel’u czy zamówienia, znajdującego się w wewnętrznym systemie.
Wdrażając automatyzację nie musisz kontrolować pojawienia się błędów, ponieważ wszystkie procesy przebiegają prawidłowo w tle. To sprawia, że wszystkie zadania są wykonywane sprawnie, a obsługa klienta jest zawsze na najwyższym poziomie.
Każde wdrożenie automatyzacji poprzedza tzw. mapowanie procesów. Polega ono na uporządkowaniu wszystkich etapów, opisaniu sposobów działania, sprawdzeniu, w jaki sposób przebiega dany proces w praktyce. Dodatkowo mogą być prowadzone rozmowy z twórcami procesów czy pracownikami odpowiedzialnymi za wykonywanie zadań.
Następnie istniejące procesy przedstawione są w formie mapy, za pomocą której łatwiej znajdziesz wszelkie niedociągnięcia i słabe punkty procesów oraz z powodzeniem je zoptymalizujesz, dzięki czemu będą przebiegały poprawnie. Jeśli zdecydujesz się na automatyzację, to dzięki wcześniejszemu mapowaniu oraz optymalizacji procesy będą przebiegały sprawnie i bezbłędnie.
Przykład? Proces zatrudniania i wdrażania nowych pracowników obejmuje wiele czynności, takich jak uzupełnienie formularzy, organizowanie szkoleń, gromadzenie odpowiednich dokumentów, przydzielanie mentorów czy przygotowanie stanowiska.
Aby te etapy przebiegały sprawnie, należy je najpierw przeanalizować, a jeżeli występują niedociągnięcia, to zoptymalizować. To stanowi podstawę do wdrożenia automatyzacji. Pamiętaj, że wyłącznie poprawnie działający proces można skutecznie zautomatyzować.
Etap kompleksowej analizy wszystkich procesów w firmie oraz przedstawienia ich w postaci przystępnej mapy stanowi dla firmy istotną wartość. Pozwala poukładać wszystkie czynności w logiczną całość oraz wskazać te obszary, które wymagają natychmiastowego zoptymalizowania oraz zautomatyzowania. To szczególnie ważne z punktu widzenia kryzysu, ponieważ wyłącznie poprawnie działający oraz sprawny proces może generować zyski i „zatrzymać” klientów.
Podsumowując, automatyzacja stanowi jedno z najlepszych rozwiązań, które umożliwi Ci przezwyciężenie kryzysu. Pozwala usprawnić powtarzalne i rutynowe czynności w Twojej firmie. Dzięki niej możesz:
Powiedz nam o swojej działalności, procesach i potrzebach, a my podpowiemy jak automatyzacja może wesprzeć codzienną pracę Twojego zespołu.
Wyjaśnimy Ci jakie są możliwości, jak działamy i odpowiemy na wszystkie pytania. Po wypełnieniu formularza Bartek skontaktuje się z Tobą telefonicznie.
