Działy, stanowiska, zadania. Struktura firmy bywa skomplikowana i chaotyczna. Na szczęście automatyzacja bez problemu potrafi się w niej odnaleźć i „dać coś od siebie” w postaci realnych korzyści, zarówno dla szefa, jak i pracowników.

W tym artykule dowiesz się dokładnie, w jakich działach i w których zadaniach w firmie najlepiej sprawdza się automatyzacja oraz co może zyskać dzięki niej Twoja firma.

Automatyzacja w konkretnych działach i zadaniach firmy

Zautomatyzować możesz praktycznie każdy dział w swojej firmie. Potrzebujesz wsparcia w księgowości, kadrach, controlingu? Żaden problem. A może chcesz usprawnić procesy sprzedaży, marketingu lub zarządzania produkcją? Bez obaw tutaj też może wkroczyć automatyzacja.

Co konkretnie może zrobić dla Twojej firmy automatyzacja?

• tworzyć i przetwarzać dokumentację;
• wyszukiwać dane i informacje;
• sporządzać raporty;
• usprawniać procesy sprzedażowe;
• analizować dane;
• usprawniać procesy finansowo-księgowe;
• wspierać komunikację wewnętrzną;
• archiwizować;
• zarządzać projektami;
• testować;
• obsługiwać klienta;
• wspierać w zarządzaniu personelem;
• zamawiać towary;
• organizować podróże służbowe;
• wdrażać nowych pracowników.

Oczywiście powyższe przykłady nie wyczerpują w pełni zakresu wdrażania automatyzacji. Ile poszczególnych działów i zadań w firmie, tyle jest mniej więcej możliwości automatyzacji.

Przykładowy projekt automatyzacji

Aby lepiej zrozumieć automatyzację procesów, przeanalizuj poniższy, praktyczny przykład jej zastosowania w firmie:

Problem:

Zatrudnianie i wdrażanie nowych pracowników to z pozoru nieskomplikowany proces, ale obejmuje wiele czynności, takich jak uzupełnienie formularzy informacyjnych dla pracowników, organizowanie sesji wprowadzających, umawianie szkoleń, gromadzenie odpowiednich dokumentów, przydzielanie mentorów.

Rozwiązanie:

Wdrożenie automatyzacji spowoduje płynne przejście od jednego zadania do drugiego, utrzymując na bieżąco odpowiednich pracowników i monitorując status procesu. Poszczególne etapy mogą wyglądać w następujący sposób:

1. Pracownik wypełnia formularz i automatycznie otrzymuje uzupełnioną swoimi danymi umowę, gotową do podpisania.
2. Informacja o podpisaniu umowy automatycznie zostaje przekazana do kadr.
3. Dział IT automatycznie otrzymuje informację o nowo zatrudnionym pracowniku i przygotowuje dla niego nowy sprzęt, który wcześniej został również automatycznie zamówiony u producenta na potrzeby nowego pracownika.
4. Pracownik otrzymuje automatycznie odpowiednie materiały szkoleniowe, dopasowane do działu, w którym pracuje oraz dostęp do samych szkoleń.
5. Pracownikowi zostają przydzieleni opiekunowie.
   

Przedstawiony przykład to tylko jedna z wielu możliwości zaprojektowania automatycznego procesu. Każdą czynność można dowolnie formować, zmieniać, rozszerzać oraz dostosowywać do indywidualnych potrzeb. Istotną kwestią jest poznanie firmy i sposobu, w jaki działa na co dzień, aby zbudować fajnie działający proces.

Co zyskasz, decydując się na automatyzację procesów w swojej firmie?

Automatyzacja jest jednym z najlepszych rozwiązań biznesowych, oferujących stosunkowo szybką poprawę wyników w firmie bez konieczności stosowania dużych nakładów.  Automatyzacja to z pewnością inwestycja w przyszłość firmy, która pozwoli na:

• przyspieszenie poszczególnych operacji, które wcześniej człowiek wykonywał znacznie wolniej np. wysyłanie wiadomości e-mail;
• minimalizację liczby błędów czy problemów związanych z czynnikami losowymi (człowiek częściej popełnia błędy);
• eliminację zjawiska tzw. przestoju zadań, poprzez wykonywanie wszystkich czynności na bieżąco;
• redukcję liczby zadań wykonywanych przez człowieka poprzez częściową automatyzację procesów.
• szybszą i skuteczniejszą reakcję poprzez oferowanie wsparcia nawet w środku nocy (technologia „czuwa” 24/7 i wysyła powiadomienia);
• wyższą jakość obsługi klienta poprzez szybki czas reakcji na jego potrzeby.

Co zyskają Twoi pracownicy, dzięki automatyzacji?

Automatyzacja procesów biznesowych przekłada się przede wszystkim na efektywniejsze zarządzanie zasobami ludzkimi. Oznacza to w praktyce, że pracownicy pozbawieni części rutynowych zadań, mogą w pełni wykorzystać swój potencjał i swobodnie skoncentrować się na szukaniu kreatywnych rozwiązań codziennych problemów. Ponadto, dzięki przejmowaniu wyłącznie kreatywnych zadań, będą czuć się docenieni przez szefa, co wpłynie pozytywnie na ogólną satysfakcję z wykonywanej pracy. Pamiętaj, że zadowolony pracownik to efektywny pracownik.

Zaufaj specjalistom

Pomimo oczywistych korzyści, płynących z automatyzacji, wiele firm nadal waha się z jej wdrożeniem nie wiedząc, w jaki sposób zrobić to umiejętnie. Zadanie to warto przekazać wyspecjalizowanej firmie. Co to znaczy doświadczona firma? To taka, która posiada doświadczenie w automatyzacji procesów i zaoferuje nowoczesne i sprawdzone rozwiązania informatyczne, a przede wszystkim pozna specyfikę firmy i stworzy mapę procesów, przebiegających w firmie

Automatyzacja procesów biznesowych powinna być świadomym i przemyślanym wyborem przedsiębiorcy, ponieważ tylko wtedy może zaoferować szereg długofalowych korzyści.