Rekrutacja i onboarding pracowników, pozyskanie nowych klientów, zwroty i reklamacje, marketing – to wszystko to złożone procesy. Im bardziej dane działanie jest skomplikowane, tym większe ryzyko, że zostanie źle ułożone i zaplanowane. Niedziałające procesy firmowe to strata pieniędzy, czasu i często klientów. Może temu zapobiec automatyzacja procesów w firmie. Dowiesz się o niej w tym artykule, a także poznasz jej wady i zalety.
W firmie istnieje wiele procesów: są krótsze, mające zaledwie kilka kroków, ale są także dłuższe i wpływające na przyszłość przedsiębiorstwa. Większość z tych działań można zautomatyzować. Dzięki temu ograniczymy powtarzalne zdania, zredukujemy możliwość popełnienia błędów oraz oszczędzimy czas i pieniądze.
Jak procesy można zautomatyzować?
Każdą powtarzalną czynność, która bazuje na danych, da się poddać automatyzacji. Może to być m.in.:
oraz wszystkie inne, indywidualne dla każdej firmy procesy, które zawierają powtarzalny element.
Więcej na ten temat przeczytasz w naszym artykule: Czym jest i jak działa automatyzacja procesów w firmie?
Firma jest na rynku od kilku lat i zatrudnia kilkunastu pracowników. Każdy pracuje według ustalonego odgórnie schematu, nikt wcześniej nie rozplanował pracy – wszystkie procesy pojawiły się „naturalnie”.
Tak działa duża większość firm. Z jednej strony wydaje się, że to dobrze, bo działają według swojego planu, bez narzuconych ram. Jednak z drugiej strony może być to problematyczne, bo niedziałające procesy nie są naprawiane, a ciągle powtarzane.
Problem staje się poważniejszy, kiedy rośnie liczba niezadowolonych klientów. Opóźnienia i nieterminowość, brak szybkiego kontaktu, niesprawny obieg dokumentów, długi czas oczekiwania – to jedne z wielu wyników źle działających procesów.
Pamiętaj, że automatyzacja nie jest idealnym rozwiązaniem – nie pomoże, kiedy proces jest źle zaplanowany. Dlatego przed rozpoczęciem prac należy dokonać analizy procesów biznesowych w firmie. Zawsze możesz umówić się z nami na darmową konsultację. Jako Let’s automate chętnie pomożemy w zakresie mapowania i optymalizacji procesów.
Może pomyślisz: „Moja firma nie jest duża, raczej nie potrzebuję automatyzacji procesów, bo nasze działania są na lokalną lub małą skalę”. To nie jest prawda!
Każde przedsiębiorstwo, a nawet jednoosobowa działalność gospodarcza, ma zestaw działań, które można poprawić, ułatwić i zautomatyzować. Automatyzacja procesów nie jest tylko dla dużych firm i to staramy się udowodnić naszymi działaniami.
Pozytywne skutki zastosowania automatyzacji widać już po zaledwie kilku dniach. Kiedy oddajemy gotowe rozwiązanie w ręce klientów, nikt nie chce wracać do swoich starych programów i zawiłych procesów.
W skali tygodnia możesz tracić nawet kilkanaście godzin na powtarzalne czynności. Pomyśl, ile czasu w ciągu miesiąca zajmuje Ci np. dodawanie postów na social media, wysyłanie oferty lub edycja umowy? Te wszystkie czynności można zautomatyzować – będą trwały kilka sekund, a Ty zobaczysz efekt. Po wyeliminowaniu czasochłonnych procesów zyskuje się przestrzeń na nowe zadania i wyzwania.
Pomyłki zdarzają się każdemu, a niestety niektóre z nich mogą mieć bardzo poważne skutki. Niepoprawnie wystawiona faktura, zgubione dokumenty, nieterminowa płatność – takie błędy mogą zestresować niejedną osobę. Natomiast automatyzacja działa bezbłędnie oraz na bieżąco i bez przerwy, zgodnie z harmonogramem Twojej firmy.
Kiedy skorzystasz z narzędzi usprawniających kontakt z klientem (np. chatbot), to oszczędzisz czas na odpowiadaniu na podstawowe pytanie takie jak: godziny otwarcia, koszt dostawy, adres siedziby, dane do faktury. Obsługa klienta może być również szybsza, dzięki m.in. automatycznemu wystawianiu faktur lub zautomatyzowanemu procesowi zwrotu produktów.
Możliwość otrzymania prawie natychmiastowej odpowiedzi lub dynamiczny proces zakupowy – to pozytywnie wpłynie na zadowolenie klienta.
Podczas obsługi klienta powstaje wiele dokumentów – umowy, faktury, briefy, prezentacje. W każdym z tych plików są zawarte ważne i przydatne informacje. Kiedy posiadasz system, który pozwala na przechowywanie, kategoryzowanie oraz udostępnianie dokumentów to masz wszystko pod kontrolą. Dobry obieg informacji pozwala na zminimalizowanie sytuacji, kiedy klient musi po raz kolejny wysyłać do Ciebie dokumenty. W sytuacjach kryzysowych, jak zgubienie faktury, możesz ją szybko znaleźć i ponownie przesłać.
Oszczędność czasu, mniejsza możliwość na popełnianie błędów, szybsza obsługa klienta, a także dobry obieg informacji – to wszystko sprawia, że koszty w firmie maleją. Nie tracisz pieniędzy na niedziałające procesy, a powtarzalne zadania dzieją się automatycznie.
Długie, prawie niekończące się procesy opóźniają pracę, ale także rozwój Twojej firmy. Denerwują się zarówno pracownicy, jak i klienci. Automatyzacja może usprawnić działanie firmy, a to pozwoli Ci na zwinną, efektywną pracę. Wszystkie taski będą realizowane szybciej, proces decyzyjny zostanie skrócony, a poszczególne czynności będą działy się w tle.
Wielkim plusem automatyzacji jest również dopasowywanie się do użytkowników. Odpowiada na ich problemy i daje rozwiązania szyte na miarę.
W połączeniu ze zwinną pracą, odzyskanym czasem i ograniczonymi kosztami automatyzacja daje więc niesamowite możliwość skalowania, co pozwoli wznieść Twój biznes na zupełnie nowe poziomy.
Wszystko ma swoje plusy i minusy – automatyzacja również. Wady w tym wypadku są jednak kosztem, jaki należy ponieść, aby skorzystać z zalet.
Automatyzacje w zdecydowanej większości wykorzystują narzędzia low-code, no-code. Często wymaga to połączenia kilku programów w celu zbudowania rozwiązania dopasowanego do potrzeb.
Samodzielne zajmowanie się automatyzowaniem procesów w firmie wymaga bardzo dobrej znajomości narzędzi, a także pozostawania na bieżąco z nowościami na rynku. Zdobywanie wiedzy i trzymanie „ręki na pulsie” może zabierać za dużo czasu, dlatego warto skorzystać z pomocy specjalistów od automatyzacji.
Od kilku lat poświęcałeś/-aś wiele godzin na powtarzalne zadania, a teraz masz je z dnia na dzień oddać robotowi? Czy program zrobi to tak samo dobrze, jak Ty? Takie myśli mogą się pojawić, dlatego trzeba wiedzieć, że wprowadzenie automatyzacji procesów wiążę się ze zmianami - nie tylko samych procesów, ale także działania i sposobu myślenia.
Gotowość na zmiany to ważny aspekt, o który warto zadbać przed rozpoczęciem pracy nad zautomatyzowaniem procesów.
Częstym powodem, który przekonuje, aby pozostać przy starych programach oraz narzędziach jest przyzwyczajenie i pozostawanie w strefie komfortu. Wiesz, czego od nich wymagać, co mogą zrobić oraz ile będą Cię kosztować.
Automatyzowanie procesów wiążę się z koniecznością początkowej inwestycji – pieniędzy, ale także Twojego czasu. W porównaniu do korzystania z aktualnego rozwiązania automatyzacja będzie wymagała od Ciebie „wkładu własnego”. Oczywiście z czasem ta inwestycja zwróci się w postaci uwolnienia od wielu powtarzalnych zadań, wprowadzenia lepszej obsługi klienta, dobrego obiegu informacji i dokumentów.
Automatyzacja, jak każde nowe rozwiązanie, wymaga odpowiedniego przeszkolenia Ciebie oraz Twojego zespołu, który będzie z nią na co dzień pracował. Nie jest to jednak proces długotrwały, a ekspresowe wdrożenie w nowe, intuicyjne narzędzia. W końcu automatyzacja ma być dla Twojej firmy ułatwieniem, a nie nowym problemem.
W Let’s automate skupiamy się na tym, aby nowe narzędzie było dostosowane do Twojej firmy i maksymalnie proste w obsłudze. Dostarczamy poradniki, które przedstawiają wszystkie opcje, ścieżki oraz wypracowane rozwiązania.
Należy pamiętać, że nawet najbardziej zaawansowana technologia nie zastąpi człowieka (przynajmniej dzisiaj ;)). To jest jednocześnie wada i zaleta. Jesteśmy znacznie bardziej spostrzegawczy niż maszyna, a także możemy elastyczniej reagować na wydarzenia. Jednocześnie częściej popełniamy błędy i mamy fizyczne ograniczenia (dostępność 8 godzin, 5 dni w tygodniu, a maszyna 24 godziny, 7 dni w tygodniu).
W kontakcie z klientem nie da się zastąpić człowieka – osoba po drugiej stronie zauważy, że rozmawia z robotem. Jednak to automatyzacja szybciej, sprawniej i bez pomyłki wystawi setki faktur, czy odpowie na najprostsze, powtarzające się wątpliwości.
Podsumowując, automatyzacja procesów w firmie ma swoje zalety i wady. Pozytywne strony wykorzystania automatyzacji przeważają jednak szalę znacząco. Odciążenie od powtarzalnej pracy, obniżenie kosztów i oszczędność czasu – to pokazuje, że automatyzacja ma za zadanie, jak najbardziej pomóc i ułatwić pracę. Istnieją również minusy tego rozwiązania (nie zamierzamy ich ukrywać), ale trzeba pamiętać, że są one kosztem czerpania pełnych możliwości i korzyści z nowych rozwiązań.
Powiedz nam o swojej działalności, procesach i potrzebach, a my podpowiemy jak automatyzacja może wesprzeć codzienną pracę Twojego zespołu.
Wyjaśnimy Ci jakie są możliwości, jak działamy i odpowiemy na wszystkie pytania. Po wypełnieniu formularza Bartek skontaktuje się z Tobą telefonicznie.
