Opóźnienia w płatnościach to jeden z głównych problemów, z jakimi borykają się firmy i to niezależnie od tego, czy mówimy o małych biznesach, czy wielkich korporacjach. Skutki takich zatorów są oczywiste – negatywnie wpływają na płynność finansową, powodują stres i ograniczają możliwości inwestycyjne.
Na tym jednak problemy się nie kończą, gdyż monitorowanie płatności od kontrahentów oraz zajmowanie się obsługą przeterminowanych należności bywa po prostu czasochłonne. Jak zwiększyć skuteczność działań windykacyjnych i uwolnić od nich pracowników? Odpowiedź jest prosta: automatyzować!
Tradycyjne metody zarządzania długami często okazują się czasochłonne i niewystarczająco efektywne. To prowadzi do zatorów finansowych i obciążenia pracowników w działach finansowych oraz obsłudze klienta. Natomiast trzeba podkreślić, że większość zadań w procesie odzyskiwania należności jest powtarzalna i wbrew pozorom wcale nie wymaga osobistych interwencji!
Automatyzacja w działaniach windykacyjnych wykorzystuje nowoczesne narzędzia do zautomatyzowania powtarzalnych czynności, takich jak monitorowanie płatności, wysyłanie przypomnień, generowanie dokumentów, czy zarządzanie danymi klientów.
Proces ten rozpoczyna się od integracji systemu automatyzacji z wewnętrznymi systemami księgowymi oraz kontami bankowymi, co umożliwia wymianę informacji w czasie rzeczywistym, a dzięki temu bieżące śledzenie i analizę statusu płatności wystawionych faktur.
Jak taki system działa w praktyce? Poniżej prezentujemy przykładowy proces, który nie tylko odciąża pracowników w działach finansowych, ale także zwiększa skuteczność windykacji, a nawet ogranicza występowanie opóźnień w płatnościach.
System do monitorowania płatności i windykacji rozpoczyna swoją pracę tuż po wystawieniu faktury. Dzięki integracji z systemem CRM programem księgowym i kontem bankowym na bieżąco sprawdza terminy płatności oraz wpływy na rachunku firmowym. Takie rozwiązanie eliminuje potrzebę ręcznej kontroli transakcji przez pracowników, co znacząco zwiększa efektywność procesu, ale też uwalnia zasoby czasowe, które można przekierować na inne strategiczne dla firmowych finansów zadania.
Wszystkie te informacje mogą być na bieżąco wyświetlane w customowych dashboardach, dostosowanych do wymagań i preferencji Twojego zespołu. W ten sposób wystarczy kilka sekund, aby zorientować się w bieżącej sytuacji.
To jednak nie koniec, gdyż automatyzacja zajmie się też generowaniem podsumowań płatności oraz ich cykliczną wysyłką na wskazane adresy e-mail – na przykład na koniec każdego tygodnia oraz miesiąca.
Gdy termin płatności faktury się zbliża, system automatycznie przechodzi do kolejnych działań. Aby zminimalizować ryzyko przeterminowania się płatności, automatyzacja zgodnie ze zdefiniowanym harmonogramem, wysyła spersonalizowane przypomnienie do klienta.
Taką wiadomość system wyśle na adres e-mail klienta, a także w formie SMS na przypisany numer telefonu. Do wiadomości może zostać ponownie załączona faktura, a nawet link do dokonania płatności online. Co ważne, żadne z tych działań nie angażuje uwagi pracowników, a przypomnienia wysyłane są automatycznie!
Gdy minie termin płatności, a na koncie nie zostaną zaksięgowane środki, system odnotuje opóźnienie jeszcze tego samego dnia i zainicjuje pierwsze działania windykacyjne. Na tym etapie zazwyczaj są to formalne upomnienie i ponowne przesłanie faktury wraz z linkiem do dokonania płatności.
Treść upomnienia jest tworzona w całości przez automatyzację, tak samo jak samoczynnie dołączane są do niej odpowiednie dokumenty. Pierwsze wezwania do zapłaty ponownie mogą trafić do klienta różnymi kanałami, począwszy od wiadomości SMS, przez e-mail, aż do kontaktu telefonicznego.
Jeżeli opóźnienie w płatnościach będzie się przedłużać, system uruchomi pełną procedurę windykacyjną – wygeneruje wezwania do zapłaty, a nawet pisma prawne – wszystko dostosowane do konkretnej sytuacji.
Uwaga: w zależności od historii współpracy z danym klientem i indywidualnej oceny sytuacji, system dostosuje intensywność i rodzaj komunikacji. Na przykład dla stałych klientów, którzy opóźniają płatność po raz pierwszy, może zostać wysłane łagodne przypomnienie, podczas gdy wobec notorycznych dłużników podejmowane będą bardziej zdecydowane kroki.
Samo zautomatyzowanie zadań związanych z obsługą opóźnionych płatności to nie wszystko. Taki system w trakcie swoich działań gromadzi znacznie więcej danych, a na ich podstawie generuje w kilka sekund szczegółowe raporty i analizy. Zebrane o klientach dane automatyzacja na bieżąco wykorzystuje podczas personalizowania komunikatów oraz dobierania odpowiedniej ścieżki windykacji!
Dane z systemu do monitorowania płatności i windykacji pomogą w optymalizacji całego procesu, co wraz z gotowymi raportami oznacza szybszą i skuteczniejszą ocenę tego, które metody są najefektywniejsze. Dodatkowo informacje zgromadzone o poszczególnych klientach oraz ich płatnościach pozwalają szybko i skutecznie ocenić opłacalność danej współpracy.
Jak wdrożenie takiego systemu wpływa na sposób działania firmy? Korzyści są znacznie większe, niż pozornie mogłoby się wydawać. To nie tylko przyspieszenie procesu odzyskiwania należności, ale perspektywa ograniczenia zatorów finansowych, uwolnienie zasobów czasowych specjalistów w Twojej firmie oraz duże oszczędności.
Dzięki zastosowaniu zaawansowanych algorytmów i możliwościom personalizacji komunikacji automatyzacja windykacji dostosowuje strategię działania do indywidualnego profilu każdego klienta. Takie podejście zwiększa szanse na szybsze odzyskanie należności, a jednocześnie minimalizuje ryzyko negatywnego wpływu działań windykacyjnych na relacje z klientami.
Automatyzacja uwalnia pracowników od czasochłonnych zadań związanych z windykacją, co umożliwia im skupienie się na zadaniach faktycznie wymagających specjalistycznej wiedzy. Ponadto, dzięki zmniejszeniu potrzeby ręcznego przetwarzania danych, firmy znacząco obniżają koszty operacyjne.
Systemy automatyzacji windykacji oferują zaawansowane możliwości analizy danych i generowania raportów, co jest nieocenione przy ocenie efektywności poszczególnych działań oraz planowaniu przyszłych strategii. Pracownicy działów finansowych dzięki temu lepiej rozumieją przyczyny opóźnień w płatnościach, a przy tym szybciej identyfikują wzorce zachowań dłużników.
Integracja i automatyzacja procesów windykacyjnych przyczyniają się do znacznej optymalizacji kosztów. Redukcja pracy manualnej, szybsze odzyskiwanie należności, a także lepsze zarządzanie ryzykiem niewypłacalności klientów bezpośrednio przekładają się na poprawę płynności finansowej firmy.
Integracja systemu automatyzacji windykacji z istniejącymi narzędziami i platformami używanymi przez przedsiębiorstwo pozwala na tworzenie zintegrowanego środowiska pracy. Takie podejście umożliwia płynne przechodzenie między różnymi zadaniami i procesami bez potrzeby zmiany systemów lub wielokrotnego wprowadzania tych samych danych do różnych aplikacji. Efektem jest nie tylko oszczędność czasu, ale również znaczne zmniejszenie ryzyka wystąpienia błędów.
Automatyzacja i integracja systemów gwarantują lepszy przepływ informacji między różnymi działami firmy. Informacje o statusie płatności, historii kontaktów z klientem, a także wszelkie działania windykacyjne są dostępne w czasie rzeczywistym dla wszystkich uprawnionych działów i osób.
Zautomatyzowany system do zarządzania windykacją, zwłaszcza połączony z CRM i obiegiem dokumentów, to odpowiedź na większość problemów związanych z efektywnością pracy działów finansowych. Przejście na pełnego autopilota odczuwają właściciele firm, kadra zarządzająca, ale też sami pracownicy. Co więcej, efekty działania takiego systemu są widoczne już po pierwszym miesiącu w wynikach finansowych!
Chcesz dowiedzieć się więcej, jak taki system może działać w Twojej firmie? Zapraszamy na bezpłatną konsultację. W czasie 30-minutowej rozmowy nasz konsultant zaprezentuje Ci konkretne rozwiązania!
Powiedz nam o swojej działalności, procesach i potrzebach, a my podpowiemy jak automatyzacja może wesprzeć codzienną pracę Twojego zespołu.
Wyjaśnimy Ci jakie są możliwości, jak działamy i odpowiemy na wszystkie pytania. Po wypełnieniu formularza Bartek skontaktuje się z Tobą telefonicznie.
