Czy można stworzyć w kilka sekund profesjonalną umowę lub ofertę, zgodną z oczekiwaniami klienta i standardami firmy? Oczywiście, że tak! Kluczem do osiągnięcia tego celu jest wdrożenie automatyzacji w Twojej codziennej pracy.

W poniższym artykule dowiesz się w jaki sposób może działać automatyczne generowanie umów i ofert, w porównaniu do standardowego procesu, a także dlaczego to rozwiązanie warto wykorzystać w Twojej firmie.

Jak działa automatyzacja tworzenia umów i ofert? 

Standardowy proces składa się z najczęściej z takich kroków jak:

1. Decyzja kontrahenta o rozpoczęciu współpracy;
2. Potrzeba sporządzenia umowy/oferty (przekazanie informacji odpowiedniej osobie);
3. Znalezienie odpowiedniego szablonu dokumentu;
4. Wyszukanie i wprowadzenie niezbędnych danych;
5. Ręczna edycja szablonu, uzupełnienie pól, modyfikacja zapisów;
6. Zapisanie oraz wysłanie oferty/umowy klientowi do akceptacji i podpisu.
   ‍

Wykonywanie powyższych czynności bez wsparcia technologii oznacza ręczne i żmudne przeklikiwanie oraz przełączanie się między wieloma oknami, a sporządzona w ten sposób umowa lub oferta może okazać się niesatysfakcjonująca (błędy, niewłaściwe formatowanie itp.). Co więcej, cały proces trwa przynajmniej kilka minut, nawet przy bardzo prostym dokumencie.

Jeśli postawisz na zautomatyzowany proces tworzenia umów i ofert ograniczysz do minimum liczbę wykonywanych czynności. W tym zakresie automatyzacja może przebiegać na kilku poziomach zaawansowania:

1. Wielofunkcyjny dashboard firmowy i uzupełnianie dedykowanych formularzy

Pierwszym poziomem zautomatyzowanego generowania umów może być wewnętrzny, firmowy dashboard. Z jego pomocą łatwo odnajdziesz interesujący Cię rodzaj dokumentu oraz uzupełnisz niezbędne informacje w formularzu (typ umowy/oferty, data zawarcia, strony, wynagrodzenie, warunki itp.). 

Dane kontrahenta są automatycznie wprowadzane na podstawie NIP, bez konieczności ich wyszukiwania w KRS. Wystarczy zatwierdzenie formularza przyciskiem i umowa jest gotowa. 

2. Generowanie na podstawie zmiany statusu w CRM 

Kolejny poziom, to zintegrowanie generowania umów z firmowym systemem CRM. 

W CRM znajdują się wszystkie dane dotyczące kontrahentów i produktów, które umożliwiają stworzenie oferty czy umowy. Wystarczy, że klikniesz w zakładkę poświęconą konkretnemu klientowi i zmienisz status deal’a, a odpowiedni dokument zostanie natychmiast wygenerowany. 

Ten sposób działania dokładnie przedstawia poniższe video:

‍

3. Dodatkowe możliwości rozszerzania 

W zakresie przygotowywania umów i ofert automatyzacja oferuje wiele dodatkowych możliwości, które z powodzeniem dopasujesz do profilu swojej działalności. Z poziomu CRM możesz łatwo wysłać dokument do klienta, otrzymać powiadomienie o akceptacji, a nawet wprowadzić podpis elektroniczny. Oprócz tego automatyzacja umożliwi Ci zintegrowanie z całym procesem sprzedaży!

Dlaczego warto automatycznie generować umowy i oferty?

Korzystanie na co dzień ze wsparcia technologii w procesie tworzenia powyższych dokumentów może Ci przynieść mnóstwo korzyści. Jakich?

• w prosty sposób uzupełnisz dane kontrahenta wpisując jedynie jego NIP;
• bez trudu dopasujesz szablon umowy czy oferty do indywidualnych potrzeb klienta;
• zaoszczędzisz czas, który do tej pory przeznaczałeś/-aś m.in. na wyszukiwanie i wprowadzanie niezbędnych danych czy ręczne modyfikowanie szablonu umowy lub oferty;
• zyskasz pewność, że Twoje dokumenty zawsze będą prezentować się profesjonalnie i bez jakichkolwiek błędów;
• skrócisz czas oczekiwania klienta na otrzymanie umowy/oferty i tym samym zwiększysz jakość obsługi;
• skorzystasz z dodatkowych opcji automatyzacji, takich jak wysyłanie i elektroniczne podpisywanie czy akceptacja dokumentów;
• otrzymasz możliwość zintegrowania z całym procesem sprzedaży.
  ‍

Automatyzacja w dokumentacji, czyli sposób na przyspieszenie firmy

Podsumowując, automatyzacja tworzenia umów i ofert jest świetną alternatywą dla ręcznego przeklikiwania w celu wyszukania i uzupełnienia potrzebnych danych. Za pomocą formularza lub na podstawie zmiany statusu w CRM możesz w prosty sposób wygenerować odpowiedni dokument. Zautomatyzowany proces tworzenia umów i ofert można dowolnie rozszerzać i dopasowywać do aktualnych potrzeb Twojej firmy. 

Pamiętaj, że generowanie umów i ofert to tylko jedna z wielu możliwości automatyzacji. O tym, jakie inne obszary możesz usprawnić w swojej firmie, przeczytasz we wpisie „Co można zautomatyzować w firmie? 12 uniwersalnych propozycji”.

Chcesz dowiedzieć się o możliwościach wprowadzenia podobnych automatyzacji w Twojej firmie? Zapraszamy do umówienia się na bezpłatną konsultację! Wypełnij znajdujący się poniżej formularz, a nasz ekspert skontaktuje się z Tobą telefonicznie.