O cyfrowej rewolucji słyszymy nieprzerwanie od wielu lat, jednak dopiero potencjał automatyzacji procesów biznesowych zaczyna naprawdę odmieniać sposób, w jaki pracujemy. Wykorzystanie robotyzacji i systemów automatyzacji w realizowaniu codziennych zadań przynosi już teraz realne oszczędności, które liczymy nie tylko w godzinach, ale i całych etatach!
Chcesz wykorzystać pojawiające się możliwości i zastanawiasz się, jak wdrożyć pierwszą automatyzację w swojej firmie? Nie wiesz, od czego zacząć? Poniżej omówimy pełen proces, dzięki czemu dowiesz się, jak stworzyć prostą automatyzację w pięciu krokach!
O automatyzacji mówi się coraz więcej i nie bez powodu jest jednym z najgorętszych trendów w biznesie. Z drugiej strony, wielu przedsiębiorców wciąż nie wie, na czym dokładnie to polega i o co tyle zamieszania.
Automatyzacja procesów biznesowych (BPA) to strategia polegająca na wykorzystaniu nowoczesnych technologii do przyspieszenia i poprawy jakości wykonywania powtarzalnych zadań.
Mówimy tutaj głównie o czynnościach monotonnych i schematycznych, jak na przykład wprowadzaniu do CRM nowych leadów, scoringu i weryfikacji potencjalnych klientów w ogólnodostępnych bazach. Na tym jednak możliwości się nie kończą. Tworzone pod kątem indywidualnych potrzeb systemy, integracje łączące ze sobą różne aplikacje oraz implementacja sztucznej inteligencji, pozwalają automatyzować coraz więcej zadań – także tych pozornie wymagających udziału człowieka.
Głównym celem BPA jest usunięcie powtarzalnych i podatnych na błędy zadań poprzez zastąpienie ich algorytmami, które są szybsze, dokładniejsze i bardziej wydajne. Przyspieszenie procesów oznacza oszczędność czasu, ograniczenie wydatków, spowolnienie tempa rekrutacji, przy jednoczesnym zwiększeniu jakości obsługi i efektywności pracy obecnego zespołu. To wszystko przekłada się na korzyści nie tylko dla samego przedsiębiorcy, ale też klientów oraz samych pracowników, którzy mogą zająć się ciekawszymi i strategicznie ważniejszymi zadaniami, które faktycznie wymagają ich wiedzy oraz doświadczenia.
Odpowiedź jest prosta: w zdecydowanej większości firm automatyzacja pozwala już po pierwszym miesiącu zaobserwować znaczące oszczędności oraz wzrost efektywności. Natomiast trzeba podkreślić, że BPA nie jest lekarstwem na źle ułożone procesy. Co więcej, działanie algorytmów często potęguje błędy organizacyjne, a to może prowadzić do spadku efektywności pracy. Właśnie dlatego automatyzację powinno wdrażać się jedynie w biznesach opierających się na ułożonych, sprawdzonych i dobrze działających procesach.
Pytania o to, jakie procesy warto optymalizować w pierwszej kolejności, pojawiają się u większości przedsiębiorców zainteresowanych przyspieszeniem swojej firmy. Od czego zatem zacząć? W pierwszej kolejności zalecamy rozpocząć od zadań, które są najbardziej czasochłonne, powtarzalne i kosztowne. Mogą to być między innymi procesy związane z zarządzaniem klientami, sprzedażą, logistyką czy księgowością. Kluczowe natomiast jest to, aby każde wdrożenie poprzedzała dogłębna analiza wytypowanych procesów i staranny wybór czynności do zautomatyzowania.
Stworzenie „autopilota” dla firmy, czyli pełnoprawnego systemu BPA, nie jest prostym zadaniem i nie bez powodu zazwyczaj pracuje nad nim cały zespół ekspertów – od konsultantów i analityków biznesowych, przez UX designerów, aż po doświadczonych developerów. To jednak wcale nie oznacza, że proste automatyzacje są nieosiągalne dla małych firm, które chcą wdrożyć takie rozwiązania na własną rękę.
Od czego zacząć? Poniżej opisujemy pięć głównych kroków, które pozwolą Ci zacząć czerpać korzyści z wdrożenia nowych technologii.
Aby zacząć automatyzować procesy, najpierw należy dokładnie prześledzić wszystkie czynności, jakie się na nie składają. Tutaj podstawową metodą, dającą pełny obraz działania firmy, będzie mapowanie, czyli przygotowanie wizualnej reprezentacji wskazanych procesów. Przy pomocy narzędzi do mapowania, takich jak diagramy przepływu danych lub diagramy Gantta, jesteśmy w stanie zidentyfikować obszary, które idealnie nadają się do optymalizacji. W efekcie otrzymujemy jasny obraz funkcjonowania firmy, który pozwala zlokalizować ewentualne wąskie gardła, a następnie wyeliminować je dzięki algorytmom.
Za przykład może posłużyć nam obieg dokumentów firmowych. Dzięki mapowaniu zobaczysz czarno na białym każdą czynność związaną z otrzymywaniem, analizowaniem i przetwarzaniem firmowej dokumentacji. Co więcej, ustalisz, kto jest odpowiedzialny za poszczególne etapy, jak dane zadania wiążą się z innymi procesami oraz ile czasu zajmują.
Więcej o tym co to jest mapa procesów biznesowych, jak ją stworzyć i jakich symboli używać podczas projektowania wizualizacji, dowiesz się z jednego z poprzednich wpisów.
Kolejnym krokiem jest identyfikacja zadań do zautomatyzowania. Na tym etapie skupiamy się na analizie wszystkich procesów biznesowych, które zostały zmapowane w poprzednim kroku.
W pierwszej kolejności eliminujemy zdublowane i niepotrzebne zadania, które dokładają pracownikom obowiązków, a co za tym idzie, marnują czas pracy. Następnie skupiamy się na zadaniach, które można zautomatyzować za pomocą algorytmów. Są to głównie czynności powtarzające się, niewymagające kreatywności, podatne na błędy i polegające na schematycznym działaniu. Świetnym przykładem będzie ręczne wprowadzanie leadów do bazy CRM lub ręczne wystawianie faktur.
Skupiamy się na procesach, które:
Po dokładnym zbadaniu procesu i zidentyfikowaniu zadań do zoptymalizowania możemy już przejść do projektowania. Zacząć należy od wyboru narzędzi oraz technologii, które pozwolą zastąpić ręczne czynności niezawodnymi algorytmami. Wybór ten zależy od wielu czynników, takich jak rodzaj procesu, liczba danych, przyjęty budżet, a także zdolność do adaptacji nowych technologii przez pracowników. Kluczowe będą tutaj również gotowe integracje dostępne na platformach do automatyzacji oraz decyzje dotyczące projektowania ewentualnego dashboardu, czyli panelu do obsługi procesu.
Prostą automatyzację możemy zbudować bez napisania nawet jednej linijki kodu – wystarczy wybrać jedną z dostępnych platform nocode. Na początek polecamy Make lub Zapier, a w przypadku pracy na danych – Airtable. Przy wyborze narzędzi należy brać pod uwagę takie czynniki, jak skalowalność rozwiązania, łatwość obsługi, koszty miesięczne, a także dostępne integracje łączące się z innymi systemami wykorzystywanymi w przedsiębiorstwie.
Samo projektowanie obejmuje szczegółowe planowanie, jakie zadania będą wykonywane przez system, a jakie pozostaną w gestii pracowników. Określamy również, jak system ma komunikować się z użytkownikami, jakie dane będą potrzebne do jego działania i jakie kroki podejmie w przypadku wystąpienia problemów.
Gotowe automatyzacje, zanim zostaną wdrożone, muszą zostać dokładnie przetestowane. Co ważne, system powinien być sprawdzany w kontrolowanych warunkach, aby upewnić się, że jego działanie nie wpłynie negatywnie na ciągłość pracy i bieżącą obsługę klientów. Na tym etapie wykonujemy szereg testów obejmujących różne scenariusze, które testują reakcje algorytmów na konkretne sytuacje. Wtedy bezproblemowo możemy wprowadzać ewentualne poprawki i modyfikacje, tak aby gotowy system był wolny od niedociągnięć.
Sama implementacja zaprojektowanej optymalizacji powinna obejmować konsultacje i szkolenie pracowników, a także bieżące monitorowanie systemu. W tym procesie bardzo ważna jest ciągła komunikacja z zespołami oraz analizowanie ich feedbacku. Dzięki temu dowiemy się, jak algorytmy wpływają na ich pracę i upewnimy się, że żadne informacje nie giną na etapie ich przekazywania lub analizowania.
Monitorowanie efektów automatyzacji i bieżąca optymalizacja to nie tylko domena pierwszych dni i tygodni po wdrożeniu systemu. Stała analiza skuteczności procesów dostarcza nam niezwykle cennych informacji, a te pozwalają zidentyfikować obszary do poprawy oraz dają szansę wytypowania kolejnych procesów do zautomatyzowania.
Jak mierzyć efektywność wprowadzonych działań? W pierwszej kolejności warto przyjrzeć się oszczędnościom dotyczącym czasu pracy oraz sumie zaoszczędzonych w ten sposób pieniędzy – na przykład wskutek ograniczenia wydatków na usługi zewnętrzne. Należy przy tym pamiętać, że korzyści automatyzacji nie kończą się na oszczędnościach. Poprzez ankiety zbadamy opinie i zadowolenie swojego zespołu pracującego w nowym środowisku.
Automatyzacja procesów biznesowych to inwestycja, która przynosi korzyści na wielu płaszczyznach – od zwiększenia efektywności i redukcji kosztów, przez poprawę jakości obsługi klienta, aż po wzrost satysfakcji pracowników. Wdrożenie automatyzacji wymaga jednak dokładnego planowania, analizy i dostosowania do specyfiki firmy.
Zamiast wdrażania automatyzacji na własną rękę, wolisz skorzystać z pomocy specjalistów? Zainteresował Cię temat firmy na autopilocie, ale nadal masz pytania lub wątpliwości? Zapraszamy na darmową konsultację!
Wypełnij poniższy formularz, a nasz ekspert skontaktuje się z Tobą w dowolnym terminie. W czasie 30-minutowej rozmowy odpowie na wszystkie pytania, wstępnie zidentyfikuje procesy do zautomatyzowania i zaproponuje szyte na miarę rozwiązania. Nie czekaj, umów się już dziś!
Powiedz nam o swojej działalności, procesach i potrzebach, a my podpowiemy jak automatyzacja może wesprzeć codzienną pracę Twojego zespołu.
Wyjaśnimy Ci jakie są możliwości, jak działamy i odpowiemy na wszystkie pytania. Po wypełnieniu formularza Bartek skontaktuje się z Tobą telefonicznie.
