Automatyzacja procesów biznesowych przestaje już być tylko jedną z opcji przyspieszania działania firmy, a coraz częściej wymieniana jest jako „must have” dla biznesów działających na konkurencyjnych rynkach. Jej wdrożenie to sposób na zwiększenie efektywności, redukcję kosztów i zwiększenie sprzedaży, a obok takich korzyści nie można przejść obojętnie.

Tutaj kluczowe staje się pytanie: od czego zacząć i jak rozpoznać procesy nadające się do zautomatyzowania? Takich odpowiedzi dostarcza najczęściej dogłębna analiza i mapowanie procesów, natomiast istnieją wskaźniki, które mogą pomóc we wczesnym wychwyceniu obszarów do usprawnienia. Pozwala to na szybsze rozpoznanie nieefektywnych procesów i podjęcie decyzji o wdrożeniu automatyzacji, zanim jeszcze przystąpisz do reorganizacji swojej firmy.

W tym artykule skupimy się na wczesnej identyfikacji procesów do automatyzacji oraz sygnałach wskazujących na to, że wdrożenie takich rozwiązań przełoży się na oszczędności i wzrost efektywności.

Jakie procesy nadają się do automatyzacji?

Aby poprawnie zidentyfikować obszary do zautomatyzowania, należy zacząć od tego, jakie procesy faktycznie można w ten sposób zoptymalizować.

Sama automatyzacja to przede wszystkim wykorzystanie nowych technologii (w tym algorytmów, API oraz integratorów) w wykonywaniu części lub całości zadań realizowanych wcześniej ręcznie. Customowe automatyzacje, a w tym pełnoprawne systemy projektowane pod kątem konkretnych wymagań, pozwalają przyspieszyć praktycznie każdą czynność – zaczynając od pracy z danymi, przez generowanie dokumentów i umów, aż po obsługę klientów. Jednak od czego zacząć?

Istotą automatyzacji jest, aby zadania, które dotychczas były wykonywane manualnie, delegować nowym technologiom, takim jak algorytmy, API oraz integratory. Customowe rozwiązania i systemy projektowane pod kątem specyficznych wymagań pozwalają przyspieszyć każdą czynność, która na pewnym etapie musiałaby zostać oddana w ręce konkretnego pracownika. W automatyzacji chodzi o to, aby tym pracownikiem były algorytmy i systemy. Jednak od czego zacząć?

Oto cechy procesów, na które warto zwrócić uwagę w pierwszej kolejności:

• ‍Powtarzalność: zadania wykonywane cyklicznie, czyli między innymi tworzenie raportów i analiz w regularnych odstępach czasu, to jedna z najlepszych przestrzeni do wdrożenia automatyzacji. System nie tylko zrobi to szybciej, ale też samodzielnie wyśle podsumowania do wskazanych osób w określonym czasie – na przykład w każdy poniedziałek o 8:00 rano.
• ‍Czasochłonność: automatyzacja doskonale sprawdza się w przypadku zadań, które pochłaniają dużo czasu, są monotonne i nie wymagają specjalistycznych umiejętności. Mogą to być proste czynności, jak i złożone zadania, angażujące pracowników przez godziny, dni, a nawet tygodnie. Automatyzacja uwolni od nich pracowników, a ci skupią się na ważniejszych ze strategicznego punktu widzenia projektach.
• ‍Wymagające dużej dokładności: zwłaszcza działania w obszarach, gdzie błąd ludzki może prowadzić do poważnych konsekwencji finansowych, wizerunkowych lub operacyjnych, takie jak obsługa transakcji finansowych czy zarządzanie wrażliwymi danymi. Algorytmy nie mylą się, nie odczuwają zmęczenia i nie pomijają nawet najdrobniejszych szczegółów.
• ‍Paca na dużej liczbie danych: praca z danymi często łączy wszystkie wyżej wymienione cechy. To właśnie dlatego automatyzacja idealnie sprawdza się w gromadzeniu, przetwarzaniu i analizowaniu danych. Nie tylko robi to szybciej, ale też dokładniej, a przy tym rośnie wraz z Twoją firmą – w tym samym czasie obsłuży praktycznie każdą liczbę danych!

‍

Przeczytaj więcej o tym, co można zautomatyzować w firmie na naszym blogu!

Sygnały świadczące o potrzebie automatyzacji

Przed podjęciem decyzji o wdrożeniu konkretnych narzędzi automatyzujących, warto też wziąć pod uwagę „żółte flagi” wskazujące na to, że wdrożenie automatyzacji już od pierwszego dnia przyniesie odczuwalne korzyści.

Po czym poznać, że dane procesy idealne nadają się do zautomatyzowania? Oto najważniejsze sygnały:

• ‍Wysokie koszty operacyjne: jeśli utrzymanie procesu generuje nieproporcjonalnie wysokie koszty w stosunku dostarczanej wartości, to znaczy, że automatyzacja przełoży się zarówno na wzrost efektywności, jak i oszczędność kosztów operacyjnych. Jej wdrożenie ograniczy wykorzystanie zasobów ludzkich lub wydatków na outsourcing, a przy tym przyspieszy pracę całego zespołu.
• ‍Częste błędy i opóźnienia: procesy, w których regularnie dochodzi do błędów lub opóźnień — czy to z powodu złożoności zadań, czy błędów ludzkich — są idealnymi kandydatami do automatyzacji. Optymalizując takie procesy, firma nie tylko poprawia jakość pracy, ale także zwiększa poziom zadowolenia klientów.
• ‍Duże obciążenie pracowników: procesy obciążające pracowników nadmierną ilością monotonnych zadań często prowadzą do zmęczenia i spadku morale zespołu. Automatyzacja tych procesów pozwala pracownikom skupić się na bardziej wartościowych i angażujących czynnościach, co znacząco poprawia ich zadowolenie z pracy oraz produktywność.
• ‍Wymaganie ciągłej dostępności lub szybkiej reakcji: procesy wymagające błyskawicznej reakcji, takie jak monitorowanie systemów czy odpowiedzi na zapytania klientów, z powodzeniem przejmują zautomatyzowane systemy, które działają przez całą dobę, siedem dni w tygodniu.

‍

Kluczowe obszary do automatyzacji w firmie

Aby maksymalnie wykorzystać potencjał automatyzacji, w pierwszej kolejności należy skupić się na obszarach firmy, które na jej wdrożeniu zyskają najwięcej. Wyżej omówiliśmy już najważniejsze sygnały i „żółte flagi”, więc teraz skupimy się na konkretnych zastosowaniach.

Sprzedaż: Automatyzacja od oferty do umowy

Dział sprzedaży jest sercem każdej firmy, więc optymalizacja pracy w tym zakresie zazwyczaj oznacza największe korzyści. Co ważne, to właśnie procesy sprzedaży bardzo często są idealnymi kandydatami do zautomatyzowania – szczególnie zadania powtarzalne i wymagające dużego nakładu czasu.

Oto przykłady zadań, które z powodzeniem można zautomatyzować w dziale sprzedaży:

• Generowanie ofert: automatyczne systemy w kilka sekund tworzą spersonalizowane oferty na podstawie danych klienta, przeprowadzonego researchu oraz historii jego interakcji z firmą.
• Przygotowanie umów: automatyczne generowanie mogą być praktycznie wszystkie dokumenty – umowy, rachunki, faktury, aneksy, a nawet wezwania do zapłaty.
• Zarządzanie relacjami: zautomatyzowane systemy CRM samodzielnie gromadzą dane, tworzą spersonalizowane wiadomości i przypisują zadania pracownikom zaangażowanym w sprzedaż.

‍

Obsługa klienta: Ulepszanie komunikacji

Dział obsługi klienta to kolejny kluczowy obszar, gdzie automatyzacja już w pierwszym miesiącu wdrożenia przynosi ogromne korzyści. Zadania takie jak odpowiedzi na często zadawane pytania, czy monitorowanie i zarządzanie zgłoszeniami to idealni kandydaci do zautomatyzowania:

• Automatyczne odpowiedzi: wdrożenie chatbotów i narzędzi do automatycznego odpowiadania na powtarzające się zapytania zmniejsza obciążenie pracowników i skraca czas oczekiwania klientów.
• Personalizacja komunikacji: automatyzacja tworzy spersonalizowane wiadomości w kilka sekund od otrzymania zapytania, co zwiększa szanse na zamknięcie sprzedaży, a przy tym buduje zaufanie i lojalność klientów.
• Raportowanie postępów: automatyzacja dba także o klientów w trakcie realizacji zlecenia, między innymi informując ich o postępach w pracach oraz raportując zakończone działania.

‍

HR: Automatyzacja administracji personalnej

Praca działu HR to obszar, w którym duża część zadań dotyczy dokumentacji i rutynowych zadań administracyjnych. Automatyzacja tych procesów może znacząco poprawić efektywność całego działu, a przy tym zwiększa jakość samej kultury organizacji:

• Zarządzanie dokumentacją pracowniczą: automatyczne generowanie umów, wniosków urlopowych i innych dokumentów kadrowych, to sposób na odciążenie zespołu, a także przyspieszenie procesowania wniosków nadsyłanych przez pracowników.
• Monitorowanie czasu pracy: systemy do zarządzania czasem pracy mogą automatycznie monitorować godziny pracy, czy zarządzać planowaniem urlopów. Co więcej, samodzielnie rozliczą każdego pracownika przed wystawieniem faktury lub rachunku, a następnie sprawdzą poprawność przesłanych dokumentów.
• Rekrutacja: automatyzacja w rekrutacji, od selekcji CV, przez zarządzanie kandydatami, aż po komunikację, przyspiesza cały proces, ale też pomaga znaleźć lepszych pracowników w natłoku przesyłanych zgłoszeń.

‍

Praca z danymi: Automatyzacja analizy i raportowania

Przetwarzanie i analiza danych to czasochłonne zadania idealnie nadające się do automatyzacji, szczególnie w dużych organizacjach, gdzie praca z danymi odgrywa kluczową rolę w podejmowaniu decyzji:

• Gromadzenie danych: automatyzacja samodzielnie gromadzi dane ze wszystkich wskazanych źródeł. Nigdy nie pomija nawet najdrobniejszych szczegółów i nigdy nie popełnia błędów.
• Analiza danych: algorytmy mogą analizować dane w czasie rzeczywistym, co pozwala na natychmiastowe wychwytywanie wszelkich anomalii, trendów oraz szans i zagrożeń.
• Tworzenie predykcji: tworzenie raportów często zajmuje pracownikom całe dni i tygodnie. Automatyzacja robi to w kilka sekund, a gotowe podsumowania i analizy wysyła np. na wskazane adresy e-mail.

‍

Mapowanie procesów biznesowych jako metoda identyfikacji obszarów do zautomatyzowania

Kolejnym krokiem w identyfikacji procesów do zautomatyzowania jest mapowanie, czyli technika analityczna polegająca na graficznym przedstawieniu poszczególnych kroków, zasad i czynności w danym procesie. Skrupulatnie przygotowany diagram pomaga zrozumieć wszystkie powiązania i wyłapać problemy występujące w trakcie realizacji zadań.

Takie podejście do analizy pozwala na lepsze zrozumienie sposobu działania firmy, a przy tym identyfikację „wąskich gardeł” oraz nieefektywnych procesów. Co prawda to dużo bardziej zaawansowany sposób analizy niż wyżej wymieniona praca na sygnałach i cechach, ale przy tym zdecydowanie najdokładniejszy. Właśnie dlatego mapowanie jest podstawą każdego wdrożenia automatyzacji – także w Let’s automate.

Jak przeprowadzić mapowanie procesów?

1. Zidentyfikuj proces do zmapowania: wybierz proces, który chcesz usprawnić – najlepiej wytypowany na podstawie wcześniej wymienionych sygnałów.
2. Przeanalizuj i zdefiniuj wszystkie kroki: dokładnie określ każdy krok w procesie, kto jest za niego odpowiedzialny i w jaki sposób przekazuje poszczególne informacje.
3. Przygotuj diagram: użyj narzędzi do mapowania procesów do stworzenia graficznej prezentacji procesu.
4. Analizuj i optymalizuj: przeprowadź szczegółową analizę mapy, zwracając uwagę na zadania, które z powodzeniem zrealizują algorytmy.

‍

Więcej o tym, czym jest mapowanie procesów biznesowych i jak się do niego przygotować przeczytasz na naszym blogu – zapraszamy!

Nie czekaj, zautomatyzuj swoją firmę, nim zrobi to konkurencja!

Identyfikacja procesów nadających się do automatyzacji, szczegółowe zmapowanie sposobu działania firmy oraz wdrożenie systemu, to kluczowe kroki na drodze do wyprzedzenia konkurencji – to fakt. Jeśli Twoja firma jeszcze nie korzysta z możliwości automatyzacji, zdecydowanie jest to odpowiedni moment, aby to zmienić

Chcesz skorzystać z pomocy specjalistów? Zastanawiasz się, jak automatyzacja może działać w Twojej firmie? Zapraszamy na bezpłatną konsultację. W czasie 30-minutowej rozmowy nasz konsultant zaprezentuje Ci konkretne rozwiązania!

‍