Podstawą skutecznej automatyzacji jest nie tylko zrozumienie potrzeb, ale też dokładne przeanalizowanie sposobu działania danej firmy. Wszystko po to, aby zaproponować rozwiązania maksymalnie dopasowane i spełniające nawet najbardziej specyficzne wymogi. Jak to wygląda w praktyce? Przykładowy proces wdrożenia omówimy w poniższym wpisie.
Automatyzacja procesów biznesowych to skomplikowany i wieloetapowy proces, który zaczyna się od dogłębnego zrozumienia, jak firma funkcjonuje na co dzień. Każdy biznes jest unikalny, ma swoje specyficzne potrzeby, wyzwania i cele, więc aby w pełni wykorzystać potencjał automatyzacji, niezbędne jest precyzyjne dostosowanie rozwiązań do indywidualnych wymagań.
Zrozumienie potrzeb i analiza działania firmy to fundament, na którym budujemy cały proces automatyzacji. Wybór odpowiednich rozwiązań i technologii musi być oparty na szczegółowym wywiadzie, analizie oraz mapowaniu sposobu działania firmy. Wszystko po to, aby odpowiedzieć na najważniejsze pytania:
Każdy z tych elementów ma kluczowe znaczenie dla sukcesu projektu automatyzacji. Nasze podejście opiera się na współpracy – nie narzucamy gotowych rozwiązań, ale tworzymy je razem z Klientami, uwzględniając wszelkie sugestie i specyficzne potrzeby. Tak projektowane systemy są nie tylko funkcjonalne, ale też doskonale dopasowane do danej firmy.
Jak to wygląda w praktyce? Oto poszczególne kroki w procesie automatyzacji firmy:
Każdy proces automatyzacji rozpoczyna niezobowiązująca bezpłatna konsultacja. Taka rozmowa trwa około 30 minut i skupia się na omówieniu ogólnej sytuacji firmy oraz analizy wymagań, priorytetów i celów biznesowych Klienta. Na tym etapie poznajemy firmę Klienta i wstępnie diagnozujemy problemy, które rozwiąże wdrożenie automatyzacji.
To niezwykle istotna część całego procesu, ponieważ jeszcze przed rozpoczęciem jakichkolwiek prac odpowiadamy na pytania Klienta, pomagamy ocenić, czy automatyzacja sprawdzi się w danej firmie i przy założonym budżecie. Jest to pierwszy krok pozwalający zrozumieć specyfikę działalności oraz zidentyfikować obszary, które mogą najbardziej skorzystać z automatyzacji, co przekłada się na realne korzyści dla Twojej firmy.
Informacje pozyskane podczas bezpłatnej konsultacji wstępnej są bazą do kolejnych działań. Drugim krokiem w procesie automatyzacji jest szczegółowa analiza biznesu, której celem jest dogłębne zapoznanie się z potrzebami firmy oraz identyfikacja obszarów do zautomatyzowania. Nad całym procesem czuwa doświadczony analityk biznesowy, a całość dzieli się na trzy główne etapy:
Przed rozpoczęciem właściwej konsultacji analitycznej nasz zespół zapoznaje się z materiałami dostarczonymi przez Klienta oraz z dotychczas zebranymi informacjami na temat jego procesów i potrzeb. Przygotowanie do warsztatów trwa od jednego do trzech dni, a praca własna analityka pozwala starannie zaplanować spotkanie, co gwarantuje optymalizację kosztów dla Klienta, zapewniając efektywne wykorzystanie czasu i zasobów.
Warsztaty analityczne to kluczowy etap, który trwa zazwyczaj około dwóch godzin. Podczas warsztatów przeprowadzamy dogłębną analizę sposobu działania firmy oraz istniejących procesów. Omawiamy wymagania i oczekiwania względem automatyzacji, a także przedstawiamy możliwe rozwiązania problemów za jej pomocą.
Dzięki temu Klient zyskuje pełny obraz potencjalnych korzyści, jakie automatyzacja może przynieść jego firmie. Warsztaty pozwalają na zidentyfikowanie obszarów, które mogą zostać usprawnione, co w efekcie przekłada się na zwiększenie efektywności, redukcję kosztów oraz poprawę jakości świadczonych usług.
Po zakończeniu warsztatów i zebraniu informacji nasz analityk biznesowy opracowuje koncepcję automatyzacji na bazie omówionych i zidentyfikowanych problemów, potrzeb i procesów firmy. Ten etap trwa od pięciu do dziesięciu dni i może obejmować dodatkowe spotkania oraz pytania w celu uzupełnienia brakujących informacji.
Po zakończeniu pracy analitycznej organizujemy spotkanie podsumowujące, które trwa około trzech godzin. Prezentujemy szczegółową mapę analityczną zawierającą wymagania Klienta oraz proponowane przez nas rozwiązania technologiczne. Następnie omawiamy plan działania i ustalamy dalsze kroki, które pozwolą na skuteczne wdrożenie automatyzacji.
Na podstawie mapy analitycznej oraz potwierdzonych wymagań tworzymy Scope of Work (SoW), czyli szczegółowy plan działań developerskich wraz z wyceną i estymacją czasu pracy. SoW jest kluczowym dokumentem, który pozwala na jasne zdefiniowanie zakresu oraz harmonogramu działań. Warto podkreślić, że Scope of Work często zawiera listę nawet kilkudziesięciu funkcjonalności dotyczących jednej domeny projektowanego rozwiązania.
Po zaakceptowaniu SoW przez Klienta przechodzimy do fazy onboardingu developerów. Wybór zespołu podyktowany jest określonymi wcześniej wymaganiami technologicznymi projektu oraz zakresem prac. Następnie planujemy harmonogram działań na bazie SoW i przedstawiamy go Klientowi do zatwierdzenia. W tym momencie wyznaczamy również Project Managera (PM), który będzie odpowiedzialny za koordynację działań i wszelką komunikację z klientem.
Developerzy przystępują do realizacji prac zgodnie z zaakceptowanym SoW. Proces developmentu automatyzacji lub całego systemu obejmuje tworzenie Minimum Viable Product (MVP) dla wszystkich domen, a następnie rozwijanie kolejnych wersji. Wszystkie prace są realizowane zgodnie z ustalonym harmonogramem, nadzorowanym przez naszego Project Managera.
Po zakończeniu fazy developerskiej rozpoczynamy serię testów wewnętrznych, które weryfikują poprawność zaprojektowanych rozwiązań. Następnie przekazujemy wersję testową systemu do Klienta, aby jego zespół mógł samodzielnie rozpocząć pierwsze użytkowanie. To wtedy Klient zgłasza ewentualne niezgodności oraz dostarcza feedback.
Po pomyślnym zakończeniu testów prezentujemy zautomatyzowane systemy, zbieramy dodatkowe uwagi od użytkowników końcowych oraz wprowadzamy ewentualne poprawki. Testy obejmują także sprawdzenie systemu w środowisku testowym oraz zebranie szczegółowego feedbacku.
Po zakończeniu zadań zawartych w SoW przystępujemy do podsumowania i przekazania całej automatyzacji. Obejmuje to prezentację systemu, filmy instruktażowe oraz ostateczne testy, aby upewnić się, że wszystko działa zgodnie z oczekiwaniami. Po akceptacji przez Klienta włączamy automatyzację, a przy tym oferujemy wsparcie w nauce korzystania z nowego systemu.
Ostatnim etapem jest stabilizacja systemu, która obejmuje przekazanie kodu źródłowego, haseł oraz loginów. W tym momencie przygotowujemy także protokół przekazania systemu. Po stabilizacji systemu przechodzimy do analizy kolejnych obszarów, które mogą być zautomatyzowane, rozpoczynając od warsztatów analitycznych i UX, aby zidentyfikować nowe możliwości optymalizacji procesów biznesowych.
Automatyzacja procesów biznesowych niesie ze sobą liczne korzyści, które mogą znacznie poprawić efektywność i konkurencyjność firmy. Oto niektóre z najważniejszych zalet:
W Let's automate dostarczamy rozwiązania dostosowane do specyficznych potrzeb naszych Klientów, przechodząc przez starannie zaplanowany proces wdrażania automatyzacji. Od wstępnej konsultacji po finalne przekazanie systemu, każdy etap jest kluczowy dla osiągnięcia zamierzonych rezultatów. Dzięki automatyzacji firmy mogą nie tylko zwiększyć swoją efektywność, ale także zyskać przewagę konkurencyjną na rynku.
Chcesz zobaczyć, jak ten proces przebiega od środka? Zrób pierwszy krok i umów się na bezpłatną konsultację!
Powiedz nam o swojej działalności, procesach i potrzebach, a my podpowiemy jak automatyzacja może wesprzeć codzienną pracę Twojego zespołu.
Wyjaśnimy Ci jakie są możliwości, jak działamy i odpowiemy na wszystkie pytania. Po wypełnieniu formularza Bartek skontaktuje się z Tobą telefonicznie.
