Potrzeby nowoczesnego klienta sprowadzają się do następującego hasła: „szybko, łatwo i wygodnie”. W ten sam sposób musi działać Twoja firma. Aby było to możliwe, poszczególne etapy procesu muszą być zgrane i sprawne. W praktyce nie zawsze tak jest, dlatego warto szukać nowoczesnych rozwiązań. Jednym z nich jest automatyzacja procesów, czyli przejmowanie przez technologię wszystkich powtarzalnych czynności.

W tym artykule dowiesz się, gdzie szukać inspiracji, rozważając wdrożenie automatyzacji w swojej firmie. Zrozumiesz znaczenie analizy oraz mapowania procesów. Zaznajomisz się z listą najprostszych zadań, które możesz uprościć dzięki automatyzacji oraz poznasz sprawdzone pomysły na przyspieszenie skomplikowanych procesów.

Automatyzacja procesów – od czego zacząć?

Aby przyspieszyć firmę, zacznij od optymalizacji najbardziej czasochłonnych i kosztownych procesów, takich jak zarządzanie klientami czy logistyka. Co ważne, do wdrożenia prostych automatyzacji nie musisz znać języków programowania! W wielu przypadkach wystarczy wykorzystać możliwości oprogramowania wykorzystywanego na co dzień przez Twój zespół. Co zatem będzie potrzebne? Przede wszystkim odrobina wolnego czasu, który poświęcisz na dogłębną analizę, planowanie i zrozumienie, jak konkretne procesy przebiegają krok po kroku.

Stwórz mapę procesów

Kompleksowa analiza i przeprowadzenie pełnoprawnego mapowania procesów biznesowych to pierwszy krok do zautomatyzowania firmy. Jak się za to zabrać?

Zidentyfikuj swoje procesy

Stwórz listę wszystkich procesów oraz etapów wchodzących w ich skład. Wyeliminuj zdublowane czynności, a następnie wyodrębnij te, które są powtarzalne i żmudne (np. fakturowanie, raportowanie). Do każdego procesu dopisz osoby za niego odpowiedzialne i uwzględnij to, jak łączy się z pracą innych zespołów oraz działów.

Opisz, w jaki sposób wykonywany jest konkretny etap

Nie ograniczaj się – im więcej informacji tym lepiej. Zrób to w formie pisemnej, w standardowym programie, np. Excel, Subiekt GT czy z wykorzystaniem narzędzi np. do zarządzania zadaniami np. ClickUp, Monday, Trelo.

Sprawdź w praktyce, w jaki sposób faktycznie przebiegają procesy

Zerknij do wewnętrznych systemów i firmowej dokumentacji. Zapytaj pracowników o ich działanie, poproś, aby przeprowadzili Cię krok po kroku przez cały proces, łącznie ze wszystkimi kliknięciami.

Skonsultuj się współtwórcami procesu

Aby lepiej zrozumieć strukturę procesów i znaczenie każdego etapu koniecznie skonsultuj się z członkami zespołu. Będzie to szczególnie ważne w przypadku firm pracujących zdalnie, gdzie rozproszona struktura daje możliwość wykonywania tych samych czynności w inny sposób.

Porozmawiaj z pracownikami

Porusz z pracownikami następujące kwestie:

• poziom trudności procesu – czy proces nie jest zbyt skomplikowany, „zagmatwany”, czy wszystkie etapy są niezbędne;
• możliwość rozwoju – czy proces nie jest rutynowy, nie ogranicza kreatywności, nie powoduje niezadowolenia, frustracji;
• pomysły na zmiany – jaką mają wizję, jaki etap by zmienili, całkowicie usunęli lub dodali.

Przeprowadź mapowanie procesów

Mapowanie to inaczej przygotowanie wizualnej reprezentacji przebiegu wskazanego procesu. Taki diagram przygotujesz przykładowo w narzędziu Nintex Promapp lub Miro. Przedstawienie procesów w formie graficznej pozwoli Ci lepiej zapoznać się z ich specyfiką oraz ponownie ocenić wydajność.

Znajdź wszelkie niedociągnięcia i słabe punkty procesów

Zwróć uwagę na wszystkie nieefektywne czynności, które dokładają niepotrzebnych obowiązków lub po prostu marnują czas Twojego zespołu. Skup się na zadaniach, które można zautomatyzować za pomocą algorytmów, czyli te powtarzalne, podatne na ludzkie błędy i niewymagające specjalistycznej wiedzy lub kreatywności.

Opracuj rozwiązanie dla istniejących problemów

Zastanów się, jak możesz zoptymalizować dany proces. Przeanalizuj to, czy wystarczy jego modyfikacja i wykorzystanie używanych do tej pory narzędzi, czy jednak konieczne będzie zbudowanie całego systemu od zera.

Pracuj nad doskonaleniem procesów

Pamiętaj o tym, że automatyzację możesz wykorzystać praktycznie w każdym z firmowych procesów, ale warunkiem koniecznym jest to, aby te działania były już skuteczne i dobrze ułożone. Automatyzacja nie ma na celu naprawiania procesów, ale ich optymalizację i przyspieszenie realizacji założonych celów.

Zacznij wdrażanie automatyzacji od małych rzeczy

Jeśli wiesz, jak mniej więcej przebiegają wszystkie procesy w Twojej firmie i potrafisz wskazać ich wszystkie wady i słabości, to czas najwyższy na dokonanie zmian. Automatyzacja procesów przebiega stopniowo, dlatego na początku zacznij od usprawnienia najprostszych, pojedynczych zadań. Zastanów się, które procesy w są powtarzalne, rutynowe, wykonywane w identyczny sposób i stanowią największą barierę dla ludzkiej kreatywności. W pierwszej kolejności skup się na tych zadaniach, których automatyzacja w największym stopniu poprawi codzienną organizację firmy. Przykłady?

• Wprowadzanie danych do systemu – pracownik musi codziennie przepisywać dane z otrzymanej faktury do odpowiedniego programu. Równie dobrze, a nawet lepiej – bo bezbłędnie, proces ten może przebiegać automatycznie, bez ingerencji człowieka;
• generowanie dokumentów – samodzielne tworzenie od zera faktur, raportów czy sprawozdań jest czasochłonne. Dostępność w systemie niezbędnych danych umożliwia działanie tego procesu w tle;
• mailing na autopilocie - „ręczna obsługa” każdej wiadomości pochłania codziennie mnóstwo czasu. Automatyzacja pomaga zorganizować cały mailing w prosty sposób: generuje automatyczne odpowiedzi do klientów oraz kieruje każdą otrzymaną wiadomość do określonego folderu;
• automatyczne powiadomienia – informowanie pracowników o ważnych wydarzeniach czy zmianach w firmie w tradycyjny sposób zamień na wysyłanie im automatycznych powiadomień;
• bezobsługowe wsparcie techniczne – codzienne odpowiadanie na proste, powtarzające się pytania klientów bywa męczące. Skorzystaj ze wsparcia chatbotów, które wygenerują automatyczną odpowiedź na wskazane zapytanie klienta.

To tylko ułamek procesów, dzięki którym możesz rozpocząć swoją przygodę z automatyzacją. Dokonując wyboru „najlepszych kandydatów”, weź pod uwagę własne potrzeby oraz cele, które chcesz osiągnąć dzięki wdrożeniu automatyzacji. 

Zwiększ poziom trudności

Decydując się na usprawnienie najprostszych czynności, wykonaj krok dalej i zautomatyzuj bardziej złożone procesy. To pozwoli Ci odkryć szersze możliwości automatyzacji i w znacznym stopniu poprawić przepływ pracy oraz wydajność swoich pracowników.

O jaki procesach mowa?

• Monitorowanie płatności i odzyskiwanie należności od klientów;
• wdrażanie pracowników, czyli onboarding na autopilocie;
• automatyzacja procesów sprzedaży w e-commerce;
• zarządzanie zespołem oraz usprawnienie firmowej komunikacji;
• zarządzanie mediami społecznościowymi.

Więcej na temat działania tych procesów możesz przeczytać w artykule „Co można zautomatyzować w firmie? 12 uniwersalnych propozycji”.

Oczywiście procesów, które są skomplikowane i wieloetapowe jest znacznie więcej, a ich struktura zależy od charakteru firmy. Taki jeden duży proces można bez problemu zautomatyzować, pod warunkiem że opiera się na szeroko pojętych danych.

Nie wiesz, od czego zacząć automatyzację powtarzalnych czynności? Zainspiruj się!

Najlepsze pomysły na automatyzację znajdziesz u… konkurencji. Tak, warto inspirować się innymi firmami, w których automatyzacja okazała się świetnym rozwiązaniem. Możesz śmiało porozmawiać z przedsiębiorcami i dowiedzieć się, jakie procesy warto automatyzować, w jaki sposób obecnie działają i jakie korzyści przynoszą.

Pomysły na automatyzację znajdziesz również w Internecie. Obserwuj ciekawe konta w mediach społecznościowych i czytaj specjalistyczne blogi. Zapisuj się na newslettery, aby regularnie otrzymywać informacje ze świata automatyzacji, pobieraj i czytaj e-booki, słuchaj wartościowych podcastów i uczestnicz w webinarach.

To pozwoli Ci zagłębić się w tematykę automatyzacji, poznać jej możliwości oraz korzyści, a przede wszystkim stanie się motywacją do działania, bo „skoro inni wdrożyli w swoich firmach technologię, to ja też mogę zautomatyzować swój biznes”.

Potrzebujesz pomocy? Porozmawiaj z ekspertami od automatyzacji!

Podsumowując, pierwszym i najważniejszym krokiem w stronę automatyzacji procesów jest dokonanie dokładnej analizy wszystkich czynności w firmie i przedstawienie ich w formie mapy. Na początek warto usprawniać proste procesy i stopniowo przechodzić do tych bardziej skomplikowanych. Poza tym należy szukać wskazówek w sieci oraz nawiązywać kontakty z firmami, które zdecydowały się na automatyzację.

Nie masz pomysłu na automatyzację, nie wiesz, jak się za to zabrać, jak przeanalizować i narysować mapę procesów? Porozmawiaj ze specjalistami od automatyzacji! Pod tym artykułem znajdziesz gotowy formularz – wypełnij go i umów się na bezpłatną konsultację. W dogodnym dla Ciebie terminie skontaktujemy się telefonicznie i porozmawiamy o Twoich potrzebach, a następnie znajdziemy najlepsze rozwiązania, dzięki którym Twoja firma wejdzie na nowy, wyższy poziom!