Potrzeby nowoczesnego klienta sprowadzają się do następującego hasła: „szybko, łatwo i wygodnie”. W ten sam sposób musi działać Twoja firma. Aby było to możliwe poszczególne etapy procesu muszą być zgrane i sprawne. W praktyce nie zawsze tak jest, dlatego warto szukać nowoczesnych rozwiązań. Jednym z nich jest automatyzacja procesów, czyli przejmowanie przez technologię wszystkich powtarzalnych czynności.

W tym artykule dowiesz się, gdzie szukać inspiracji, rozważając wdrożenie automatyzacji procesów. Zrozumiesz znaczenie analizy oraz mapowania procesów. Zaznajomisz się z listą najprostszych zadań, które warto na początek automatyzować oraz poznasz sprawdzone pomysły na automatyzację skomplikowanych procesów.

Stwórz mapę procesów

Sama chęć wdrożenia automatyzacji nie wystarczy. Niezbędna jest kompleksowa analiza oraz mapowanie procesów. Przede wszystkim musisz uświadomić sobie, w jaki sposób przebiegają wszystkie procesy w Twojej firmie i spojrzeć na nie z zupełnie nowej perspektywy. Jak się za to zabrać?

1. Zidentyfikuj swoje procesy - stwórz listę wszystkich procesów oraz etapów wchodzących w ich skład. Wyodrębnij te czynności, które są powtarzalne i żmudne (np. fakturowanie, raportowanie). Do każdego procesu dopisz osoby za niego odpowiedzialne.
2. Opisz, w jaki sposób wykonywany jest konkretny etap - w formie pisemnej, w standardowym programie, np. Excel, Subiekt GT czy z wykorzystaniem narzędzi np. do zarządzania zadaniami np. ClickUp, Monday, Trelo.
3. Sprawdź w praktyce, w jaki sposób faktycznie przebiegają procesy. Zerknij do wewnętrznych systemów i firmowej dokumentacji. Zapytaj pracowników o ich działanie, poproś, aby przeprowadzili Cię krok po kroku przez cały proces, łącznie ze wszystkimi kliknięciami.
4. Porozmawiaj z współtwórcami procesu, aby lepiej zrozumieć strukturę procesów i znaczenie każdego etapu oraz poznać ich punkt widzenia na ten temat.
5. Porozmawiaj z pracownikami odpowiedzialnymi za wykonywanie poszczególnych procesów. Porusz następujące kwestie:

• poziom trudności procesu (czy proces nie jest zbyt skomplikowany, „zagmatwany”, czy wszystkie etapy są niezbędne);
• możliwość rozwoju (czy proces nie jest rutynowy, nie ogranicza kreatywności, nie powoduje niezadowolenia, frustracji);
• zmiany (jaką mają wizję, jaki etap by zmienili, całkowicie usunęli lub dodali).

6. Przeprowadź mapowanie procesów, czyli po prostu narysuj istniejące procesy w formie mapy. Możesz wykorzystać do tego narzędzie Nintex Promapp lub Miro.  Przedstawienie procesów w formie wizualnej pozwoli Ci lepiej zapoznać się z ich specyfiką oraz ponownie ocenić wydajność.
7. Znajdź wszelkie niedociągnięcia i słabe punkty procesów. Zwróć uwagę na to, czy występują czasochłonne i nieefektywne czynności.
8. Opracuj rozwiązanie dla istniejących problemów. Zastanów się jak możesz zoptymalizować proces i czy konieczne będzie zbudowanie całego systemu od zera, czy jedynie jego modyfikacja.
9. Pracuj nad doskonaleniem procesów. Jedynie poprawnie działający proces może zostać zautomatyzowany!

Zacznij od małych rzeczy

Jeśli wiesz jak mniej więcej przebiegają wszystkie procesy w Twojej firmie i potrafisz wskazać ich wszystkie wady i słabości, to czas najwyższy na dokonanie zmian. Automatyzacja procesów przebiega stopniowo, dlatego na początku zacznij od usprawnienia najprostszych, pojedynczych zadań. Zastanów się, które procesy w Twojej firmie są powtarzalne, rutynowe, wykonywane w identyczny sposób i stanowią największą barierę dla ludzkiej kreatywności. W pierwszej kolejności skup się na tych zadaniach, których automatyzacja w największym stopniu poprawi codzienną organizację firmy. Przykłady?

• wprowadzanie danych do systemu - pracownik musi codziennie przepisywać dane z otrzymanej faktury do odpowiedniego programu. Równie dobrze, a nawet lepiej – bo bezbłędnie, proces ten może przebiegać automatycznie, bez ingerencji człowieka;
• generowanie dokumentów – samodzielne tworzenie od zera faktur, raportów czy sprawozdań jest czasochłonne. Dostępność w systemie niezbędnych danych umożliwia działanie tego procesu w tle;
• mailing - „ręczna obsługa” każdej wiadomości pochłania codziennie mnóstwo czasu. Automatyzacja pomaga zorganizować cały mailing w prosty sposób: generuje automatyczne odpowiedzi do klientów oraz kieruje każdą otrzymaną wiadomość do określonego folderu;
• powiadomienia - informowanie pracowników o ważnych wydarzeniach czy zmianach w firmie w tradycyjny sposób zamień na wysyłanie im automatycznych powiadomień;
• wsparcie techniczne – codzienne odpowiadanie na proste, powtarzające się pytania klientów bywa męczące. Skorzystaj ze wsparcia chatbotów, które wygenerują automatyczną odpowiedź na wskazane zapytanie klienta.

To tylko ułamek procesów, dzięki którym możesz rozpocząć swoją przygodę z automatyzacją. Dokonując wyboru „najlepszych kandydatów” weź pod uwagę własne potrzeby oraz cele, które chcesz osiągnąć dzięki wdrożeniu automatyzacji.  

Zwiększ poziom trudności

Decydując się na usprawnienie najprostszych czynności wykonaj krok dalej i zautomatyzuj bardziej złożone procesy. To pozwoli Ci odkryć szersze możliwości automatyzacji i w znacznym stopniu poprawić przepływ pracy oraz wydajność swoich pracowników.

O jaki procesach mowa?

• odzyskiwanie należności od klientów;
• wdrażanie pracowników;
• sprzedaż;
• zarządzanie zadaniami;
• zarządzanie mediami społecznościowymi.

Więcej na temat działania tych procesów możesz przeczytać w artykule „Co można zautomatyzować w firmie? 12 uniwersalnych propozycji”.

Oczywiście procesów, które są skomplikowane i wieloetapowe jest znacznie więcej, a ich struktura zależy od charakteru firmy. Taki jeden duży proces można bez problemu zautomatyzować, pod warunkiem, że opiera się na szeroko pojętych danych.

Zainspiruj się

Najlepsze pomysły na automatyzację znajdziesz u… konkurencji. Tak, warto inspirować się innymi firmami, w których automatyzacja okazała się świetnym rozwiązaniem. Możesz śmiało porozmawiać z przedsiębiorcami i dowiedzieć się, jakie procesy warto automatyzować, w jaki sposób obecnie działają i jakie korzyści przynoszą.

Pomysły na automatyzację znajdziesz również w Internecie. Obserwuj ciekawe konta w mediach społecznościowych i czytaj specjalistyczne blogi. Zapisuj się na newslettery, aby regularnie otrzymywać informacje ze świata automatyzacji, pobieraj i czytaj ebooki, słuchaj wartościowych podcastów i uczestnicz w webinarach.

To pozwoli Ci zagłębić się w tematykę automatyzacji, poznać jej możliwości oraz korzyści, a przede wszystkim stanie się motywacją do działania, bo „skoro inni wdrożyli w swoich firmach technologię to ja też mogę”.

Podsumowując, pierwszym i najważniejszym krokiem w stronę automatyzacji procesów jest dokonanie dokładnej analizy wszystkich czynności w firmie i przedstawienie ich w formie mapy. Na początek warto usprawniać proste procesy i stopniowo przechodzić do tych bardziej skomplikowanych. Poza tym należy szukać wskazówek w sieci oraz nawiązywać kontakty z firmami, które zdecydowały się na automatyzację.

Jeżeli nie masz pomysłu na automatyzację, nie wiesz jak się za to zabrać, jak przeanalizować i narysować mapę procesów, to skonsultuj się z nami. W Let's automate chętnie porozmawiamy o Twoich potrzebach i wspólnie znajdziemy najlepsze rozwiązanie.