Zaprojektowanie procesów biznesowych, takich jak obsługa klienta, zarządzanie zadaniami, czy wdrażanie nowych pracowników jest z reguły trudne i czasochłonne. W praktyce często skutkuje pojawieniem się różnego rodzaju błędów i niedociągnięć, które przekładają się na mniejszą skuteczność. W tej sytuacji najlepszym rozwiązaniem jest optymalizacja poszczególnych procesów.
W tym artykule dowiesz się, na czym polega optymalizacja procesów biznesowych. Odkryjesz, jakie znaczenie ma analiza i mapowanie zadań. Na koniec poznasz korzyści, płynące z optymalizacji, przedstawione w formie praktycznych przykładów.
Optymalizacja procesów biznesowych to inaczej ich udoskonalenie, czyli sprawienie, aby były lepsze niż dotychczas. Chodzi tutaj o uświadomienie sobie i wyeliminowanie istniejących błędów i słabości, które mogą dotyczyć takich kwestii jak:
Do optymalizacji można podejść w dwojaki sposób: przez restrukturyzację procesów, czyli zmianę ich kolejności, dodanie lub wyeliminowanie etapów, albo poprzez automatyzację procesów, która je usprawnia i czyni bezbłędnymi. Możliwe jest również korzystanie z obu metod jednocześnie. W niektórych przypadkach konieczne jest zaprojektowanie całego procesu od zera.
Zasada działania optymalizacji procesów jest prosta: większa wydajność poprzez jak najlepsze wykorzystanie dostępnych zasobów. Co otrzymasz w zamian? Firma dzięki optymalizacji usprawnia swoje działanie, zwiększa skuteczność, poprawia komunikację wewnętrzną, oszczędza czas oraz redukuje koszty. W skrócie: wykonasz większą część pracy w szybszym czasie, zapewniając wyższą jakość.
Jeżeli zależy Ci na udoskonaleniu działania firmy, to zainwestuj swój czas w kompleksową analizę procesów biznesowych oraz mapowanie. W ten sposób zrealizujesz założone cele biznesowe. W pełni zrozumiesz budowę i działanie procesu, znajdziesz mocne i słabe strony oraz wskażesz te obszary, które trzeba poprawić czy zmienić.
Jak to zrobić? Na początek wypisz wszystkie kluczowe procesy w firmie oraz określ, jakie etapy wchodzą w ich skład. Opisz sposób działania każdego procesu (forma pisemna, program czy narzędzie) i sprawdź jak przebiega w praktyce. W tym celu dokładnie przeanalizuj wewnętrzne systemy i bieżącą dokumentację (raporty, analizy, faktury) i prześledź krok po kroku przebieg oraz czas realizacji procesu razem z osobami, które są za niego odpowiedzialne.
Oprócz tego warto porozmawiać ze swoim zespołem oraz twórcami procesu, aby poznać go lepiej z ich perspektywy. Jeżeli wykonałeś/-aś powyższe czynności to możesz stworzyć mapę lub listę wszystkich procesów. Dzięki temu łatwo uporządkujesz istniejące procesy, zrozumiesz ich charakter i ponownie ocenisz wydajność. Wykorzystując powyższe metody w analizie funkcjonowania firmy, szybciej zauważysz błędy i wady procesów oraz stwierdzisz, które etapy nie przynoszą Twojej firmie żadnej wartości.
Optymalizacja procesów oferuje Twojej firmie szereg korzyści. Przede wszystkim dużą oszczędność czasu, minimalizację kosztów, szybki przepływ informacji, sprawną współpracę i większą efektywność. Spójrz na poniższe przykłady:
Zarządzanie projektami szkoleniowymi to czasochłonny proces, który wymaga zaplanowania m.in. budżetu, tematyki, czasu i miejsca, harmonogramu szkolenia czy doboru odpowiedniej grupy odbiorców. Wysyłając pracownikom automatyczne formularze w celu zbadania potrzeb szkoleniowych, zebrania danych czy późniejszej oceny szkolenia, zoptymalizujesz ten proces.
Oprócz tego można wdrożyć system automatycznych powiadomień zarówno uczestników o terminie i miejscu szkolenia, jak i osób zaangażowanych w projekt o etapach jego realizacji, czy terminach wykonania zadań. Dzięki optymalizacji poszczególne etapy procesu są realizowane szybciej, a współpraca i komunikacja między zespołem jest sprawna i skuteczna.
Obsługa reklamacji wiąże się najczęściej z długim czasem oczekiwania na rozpatrzenie, co zniechęca klientów do ponownego zakupu. W praktyce proces ten może obejmować nie tylko firmę sprzedającą dany produkt, ale również kontrahentów czy podwykonawców, dlatego wszelkie błędy w zakresie komunikacji są natychmiast zauważalne.
Optymalizacja procesu reklamacji może polegać na automatycznym przyjmowaniu zgłoszeń i szybkim rozpatrzeniu spraw. Oprócz tego możesz zbadać satysfakcję klienta i wygenerować niezbędne raporty czy analizy. Co najważniejsze, ograniczysz ryzyko przedawnienia reklamacji dzięki otrzymywaniu bieżących powiadomień o terminie rozpatrzenia zgłoszenia i wydania decyzji przez poszczególne działy.
Zoptymalizowany proces reklamacji znacznie zwiększa wydajność, wpływając na wysoką jakość świadczonych usług i satysfakcję klienta. Ponadto umożliwia sprawne rozwiązywanie problemów i szybki przepływ informacji między poszczególnymi działami.
Prowadzenie rekrutacji to wieloetapowy i żmudny proces obejmujący m.in. wystawienie ogłoszenia, zebranie i przeanalizowanie CV, kontakt z kandydatami oraz wybór osoby na dane stanowisko. Wszystkie te czynności zajmują rekruterom zdecydowanie za dużo czasu i często wiążą się z zaoferowaniem pracy osobie, która ostatecznie nie spełnia oczekiwań firmy, co powoduje ponowne rozpoczęcie poszukiwań pracownika.
Udoskonalenie procesu rekrutacji to np. jego przeniesienie na specjalnie zaprojektowany system, który umożliwia bieżące sprawdzanie, analizowanie i śledzenie poszczególnych etapów. Własnoręczne sprawdzanie każdego dostarczonego CV można w łatwy sposób zastąpić automatycznym przeglądaniem i selekcją dokumentów na podstawie ustawionych przez Ciebie parametrów.
Jeżeli dany kandydat spełni określone wymagania, to trafia do Twojej bazy danych. Optymalizacja procesu rekrutacji może oznaczać również automatyczne planowanie rozmów z najlepszymi kandydatami, którzy za pomocą formularza wybierają termin i czas spotkania.
Skuteczna optymalizacja procesów w rekrutacji pozwala zmniejszyć koszty związane z wyborem nieodpowiedniej osoby na dane stanowisko i ponownym poszukiwaniem kandydatów. Oprócz tego zyskasz mnóstwo cennego czasu, który możesz poświęcić na wdrożenie pracowników. Szybsze znalezienie idealnego kandydata oznacza osiąganie lepszych wyników.
Proces sprzedaży można zoptymalizować, wprowadzając dodatkowy etap. Po dokonaniu zakupu klient otrzymuje automatyczną wiadomość z prośbą o wystawienie opinii. Dzięki temu możesz w prosty sposób uzyskać realną opinię, świadczącą o wiarygodności firmy i tym samym osiągać większą sprzedaż.
Działa to również w przeciwną stronę. Dzięki optymalizacji procesów możesz wyeliminować ten etap, który jest zbędny. Przykład? Wysyłanie i pobieranie wielu załączników jednocześnie możesz spokojnie wyeliminować, ograniczając się do ich odczytywania i edytowania za pomocą wspólnego narzędzia np. Google Docs, Notion czy Slite.
Więcej pomysłów na zoptymalizowanie i usprawnienie procesów biznesowych w swojej firmie znajdziesz w artykule: Skąd brać pomysły na automatyzacje w firmie? Porady i inspiracje dla Twojej firmy.
Podsumowując, optymalizacja procesów biznesowych oznacza ich udoskonalenie przez eliminację wszelkich błędów i słabości. Istotną częścią optymalizacji jest dokładna analiza wszystkich istniejących procesów oraz przedstawienie ich w postaci mapy czy listy.
Optymalizacja procesów biznesowych to nie tylko zwiększenie wydajności, ale również poprawa współpracy i komunikacji wewnątrz firmy. Dzięki temu możesz osiągnąć lepsze wyniki, a także zaoszczędzić nawet kilkadziesiąt godzin w skali miesiąca. Chcesz porozmawiać o wdrożeniu takich działań w Twojej firmie? Zapraszamy do skorzystania z naszej bezpłatnej, 30-minutowej konsultacji online. Podczas tego spotkania omówimy Twoje aktualne procesy biznesowe i pokażemy Ci, jak możemy je optymalizować. Nie czekaj, wypełnij poniższy formularz i umów się na konsultację!
Powiedz nam o swojej działalności, procesach i potrzebach, a my podpowiemy jak automatyzacja może wesprzeć codzienną pracę Twojego zespołu.
Wyjaśnimy Ci jakie są możliwości, jak działamy i odpowiemy na wszystkie pytania. Po wypełnieniu formularza Bartek skontaktuje się z Tobą telefonicznie.
