Ostatnie lata nas nie rozpieszczają – pandemia, lockdown, inflacja. Pojawia się coraz więcej głosów o zbliżającej się recesji. Odbija się to na przedsiębiorstwach – w 2021 roku niewypłacalność ogłosiło aż 2125 firm, czyli o 71% więcej niż rok wcześniej!
Co zrobić w niespokojnych czasach? Jak oszczędzać pieniądze? Jak przygotować firmę na kryzys?
Najlepszym sposobem, aby oszczędzać pieniądze w firmie, jest dokładne zaplanowanie firmowego budżetu.
Stwórz arkusz, w którym wypiszesz wszystkie wydatki – od większych, takich jak: nowy laptop, wynajem biura, po mniejsze: artykuły biurowe i kawa. Nie zapomnij o dopisaniu kosztów prowadzenia firmy: podatku, księgowej i ZUS-u.
W drugim arkuszu wypisz, to co udało się sprzedać i za co dostałeś/-aś pieniądze.
Teraz najważniejsza część – na koniec miesiąca porównaj obie kwoty. Dzięki spojrzeniu w budżet będziesz wiedzieć, czy Twoja firma ponosi straty, a także czy możesz pozwolić sobie na większe wydatki.
Ale… wraz ze wzrostem liczby transakcji zwiększy się czas, jaki poświęcisz na uzupełnianie tabelek. Przy tworzeniu budżetu świetnie sprawdzą się automatyzacje, które będą same pobierały dane z firmowego konta i dodawały je do tabeli. Dzięki takiemu rozwiązaniu masz na bieżąco wgląd w swoje dochody. Ponadto będziesz mógł/-a tworzyć raporty z Twoich wyników finansowych z danych okresów np. kwartału, półrocza, roku.
Pamiętaj, aby regularnie sprawdzać budżet firmy. Nie daj się zaskoczyć!
Klientów płacących na czas przybywa co miesiąc, Ty regularnie przeglądasz (automatyczne!) raporty dotyczące Twojego budżetu, a finanse ciągle nie są na lepszym poziomie? Sprawdź, czy Twój budżet nie jest dziurawy.
Płatności odnawialne
Bardzo łatwo „zgubić się” w płatnościach odnawialnych – narzędzia firmowe, z których ledwo korzystamy, dodatkowy, nieużywany hosting, a do tego kilka platform streamingowych. Pod koniec miesiąca nawet nie wiemy, jakie usługi mamy wykupione. Na co warto zwrócić uwagę, aby nie utopić kilkuset złotych w abonamentach i subskrypcjach?
Przyjrzyj się, czy:
Wypisz wszystkie usługi i podlicz ile na nie wydajesz miesięcznie, a ile rocznie. Teraz kiedy znasz kwotę – zastanów się, czy wszystkie są Ci potrzebne.
Dlaczego jest to ważne? Jedna subskrypcja nie jest dużym kosztem, ale kiedy mamy takich płatności 5, 10, 15 to budżet kurczy się w bardzo szybkim tempie.
Całkowite zrezygnowanie z płatności cyklicznych też nie jest rozwiązaniem – w końcu nie chcemy żyć jak asceci. Dzięki budżetowi wiesz, jaka kwota miesięcznie wpływa na Twoje konto. Ta wiedza pomoże Ci wyznaczyć konkretny procent od dochodów, który możesz przeznaczyć na odnawialne płatności.
Płatne programy
Po przyjrzeniu się swoim wydatkom widzisz, że duża część Twoich kosztów to płatne programy. Nie wyobrażasz sobie bez nich codziennej pracy? Sprawdź ich zamienniki, a pomoże Ci to w oszczędzeniu pieniędzy.
Microsoft Word – Dokumenty Google, LibreOffice Writer, OpenOffice, Pages
Excel – Airtable, Google Sheets, LibreOffice Calc, OpenOffice Calc
Photoshop – Gimp, Photopea, Canva
Outlook – Mozilla Thunderbird, Spark
Klient FTP – FileZilla
Darmowe odpowiedniki mają zbliżone funkcje, co płatne programy, ale nie oznacza to, że są w 100% takie same. Przetestuj kilka rozwiązań, a może okazać się, że darmowe narzędzie będzie dobrym zastępcą.
Wynajem biura
Pandemia przyniosła nam jedną dobrą rzecz – pracę zdalną. Przekonaliśmy się, że bez biura też możemy pracować i wychodzi nam to dobrze. Może zaoszczędzisz pieniądze, dzięki zmniejszeniu lub zrezygnowaniu z wynajmu przestrzeni biurowej? Zamiast prywatnego biura skorzystaj z oferty coworków, gdzie zapłacisz za wynajem poszczególnych biurek, a nie całego pomieszczenia – to spora oszczędność pieniędzy!
Podczas kryzysu każda złotówka jest ważna, ale także każda godzina pracy jest istotna. Automatyzacje mogą sprawić, że Twoja firma będzie działała jak dobrze naoliwiona maszyna, a jednocześnie zaoszczędzisz pieniądze.
W czym pomogą automatyzacje Twojej firmie?
Chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak automatyzacja może pomóc Twojej firmie w kryzysie? Na naszym blogu powstał artykuł na ten temat >>
W momencie kryzysu nie chcesz zatrudniać nowych osób? To nie do końca dobry pomysł.
Podczas prowadzenia firmy często jest się człowiekiem orkiestrą, odpowiedzialnym jednocześnie za promocję, sprzedaż i obsługę klienta. Efektem tego jest zmęczenie i zdenerwowanie, a co za tym idzie, spada jakość pracy.
Pamiętaj, że Twój czas również jest wartością – nie trać go na zadania, które możesz oddelegować innym osobom. Kiedy oszczędzanie pieniędzy jest u Ciebie na pierwszym miejscu to, zamiast zatrudniać, możesz outsourcingować konkretne zadania freelancerom. Ciekawą opcją są Wirtualne Asystentki/-ci – są to osoby, które mogą wesprzeć Cię w konkretnych zadaniach (social media, copywriting, administracja, obsługa klienta, prowadzenie projektów), a rozliczają się na podstawie wykupionego pakietu godzin.
Delegować zadania możesz także robotowi. Automatyzacja powtarzalnych zadań to jeszcze większa oszczędność czasu i pieniędzy! Nie wiesz, co zautomatyzować? Poznaj 12 pomysłów na automatyzacje w firmie.
W firmach wymienia się komputery najczęściej co 2-5 lat. Sprzęt się zużywa, a wymagania i potrzeby wzrastają. Potrzebujesz nowego laptopa, ale obawiasz się, czy starczy Ci na niego pieniędzy? Zamiast kupować sprzęt, możesz wynająć! Otrzymasz laptop w dobrym stanie, z aktualnym oprogramowaniem. Ceny zaczynają się już od 120 zł za miesiąc.
Kiedy jesteś pewny/-a, że chcesz kupić laptop, drukarkę, monitor to sprawdź oferty sprzętu poleasingowego.
Inflacja rośnie, a Twoje ceny są na tym samym poziomie, co rok lub dwa lata wcześniej? Przyszedł czas na przemyślenie i sprawdzenie swojego cennika. Na pewno potrzebuje podwyżki!
Zmiana cennika nie jest taka prosta, jak się wydaje. Główny problem siedzi w głowie – często boimy się podnosić ceny. Bo klient się rozmyśli, bo wstyd to ogłosić, bo nasze usługi, produkty nie są wystarczające… Dlatego ten punkt może zająć najwięcej czasu z wszystkiego, co opisaliśmy w tym tekście. Daj sobie czas i przestrzeń na przemyślenie: czy powinienem/powinnam zmienić cennik?
Kiedy masz duże opory przed podnoszeniem cen to sprawdź cenniki za podobne usługi, produkty u Twojej konkurencji.
Dużo osób o tym nie wie, ale w ostatnich latach rozwijają się programy dofinansowań, dzięki którym można uzyskać środki na zakup sprzętu, doposażenie stanowiska, szkolenie pracownika lub studia podyplomowe.
W każdej miejscowości oferta dofinansowań może być inna, dlatego najlepiej zasięgnij informacji w swoim mieście oraz sprawdź stronę Funduszu Europejskiego.
Obowiązkiem każdego przedsiębiorcy jest rozliczenie podatku dochodowego (PIT). Właściciele firm, którzy są czynnymi płatnikami VAT muszą dodatkowo rozliczyć podatek od towarów i usług. Z urzędem skarbowym można rozliczać się kwartalnie i comiesięcznie. Czy wiesz, że to właśnie podatek kwartalny może pomóc Ci podczas kryzysu? Jak to możliwe?
Firma nie gwarantuje tego, czego etat, czyli tej samej wypłaty każdego miesiąca. Raz możesz zarobić kilkadziesiąt tysięcy złotych, a kolejnego miesiąca o wiele mniej. To samo tyczy się kosztów – jeden miesiąc nie obfituje w żadne koszty, a drugi miesiąc wymaga od Ciebie kupienia nowego laptopa, kamery lub innych sprzętów firmowych. W momencie, kiedy rozliczasz się co miesiąc, kwota do zapłaty będzie w każdym miesiącu skrajnie różna.
Podatek kwartalny pozwala na szersze spojrzenie na finanse firmy. Dzięki czemu możesz zaplanować większe zakupy firmowe, bo masz na to aż 3 miesiące.
Ogromnym plusem rozliczenia kwartalnego jest oszczędność czasu, bo zamiast wykonywać 24 przelewy (12 w przypadku osób zwolnionych z płacenia VAT) w roku, wykonujesz ich tylko 8 (4 przy zw z VAT).
Minusem kwartalnego rozliczenia jest to, że musisz bardzo dobrze zarządzać budżetem. Nie możesz zapomnieć o odkładaniu pieniędzy, które przeznaczysz na podatek – nawet kiedy data jest bardzo odległa. Abyś nie był/-a zaskoczony/-a skorzystaj z automatyzacji. Twój budżet może sam pobierać dane o przelewach wychodzących i przychodzących, a także prowadzić statystyki finansowe, wyliczać podatek i wysyłać Ci cykliczny raport.
Podsumowując, kryzys zbliża się wielkimi krokami, ale nie warto panikować – lepiej przygotować się do niego z wyprzedzeniem. Świetnym partnerem w walce z kryzysem w firmie będą automatyzacje. Dzięki nim zyskasz więcej czasu i odciążysz pracowników. Odzyskane godziny będziesz mógł/-a przeznaczyć na zadania, które z biznesowego punktu widzenia, będą korzystniejsze i potrzebniejsze.
Powiedz nam o swojej działalności, procesach i potrzebach, a my podpowiemy jak automatyzacja może wesprzeć codzienną pracę Twojego zespołu.
Wyjaśnimy Ci jakie są możliwości, jak działamy i odpowiemy na wszystkie pytania. Po wypełnieniu formularza Bartek skontaktuje się z Tobą telefonicznie.
