Pracownicy działu HR są czasami utożsamiani z osobami prowadzącymi procesy rekrutacyjne, co nie do końca jest prawdą. Procesy w zarządzaniu zasobami ludzkimi są zdecydowanie bardziej złożony, a stanowiska HR mają ogromne znaczenie dla codziennego funkcjonowania firmy - troszczą się o kulturę organizacyjną, jednocześnie dbając o rozwój pracowników, prawidłową komunikację wewnętrzną i nadzór nad formalnościami.
Aby cały proces zarządzania zasobami ludzkimi przebiegał sprawnie i efektywnie, konieczne jest korzystanie na co dzień z odpowiednich systemów i narzędzi. Coraz więcej firm przekonuje się do zautomatyzowania takich obszarów, jak szeroko pojęta rekrutacja, onboarding i offboarding pracowników, czy prowadzenie dokumentacji kadrowej.
To długofalowe rozwiązanie, które przede wszystkim umożliwia efektywne zarządzanie czasem, dokumentacją i zespołem, bez konieczności wykonywania ręcznie powtarzalnych czynności przez kilku specjalistów HR - to znów przekłada się na osiąganie satysfakcjonujących wyników oraz nieustanny rozwój zespołu i działalności.
W tym artykule dowiesz się, w jaki sposób automatyzacja HR może korzystnie wpłynąć na funkcjonowanie Twojej firmy oraz jakie możliwości daje w perspektywie przyszłego rozwoju tego działu.
Tyle ile dział HR zawiera w sobie żmudnych, powtarzalnych zadań, tyle istnieje możliwości optymalizacji i przekazania realnej wartości Twojej firmie. O jakich korzyściach automatyzacji procesów mowa?
Powtarzalność i złożoność zadań to główne cechy procesów HR w organizacji, dlatego istotne jest efektywne gospodarowanie czasem. Jednym z obszarów, w którym HR-owcy mogą dzięki automatyzacji procesów zyskać nawet kilkanaście godzin w skali miesiąca jest wdrażanie i zatrudnianie pracowników. W jaki sposób może to wyglądać?
Automatyzacja procesów HR oznacza również sprawne dokonywanie weryfikacji i selekcji otrzymanych zgłoszeń oraz kontaktowanie się z kandydatami. Na podstawie określonych wymagań można dokonać automatycznej kwalifikacji potencjalnych pracowników. Osoby niespełniające oczekiwań otrzymają wiadomość z odmową, a te które pozytywnie przeszły wstępną selekcję - zadanie rekrutacyjne, czy automatyczny formularz w celu umówienia się na rozmowę kwalifikacyjną.
Automatyzacja powtarzalnych zadań w dziale HR przyczynia się do zwiększenia efektywności zespołu, który od tej pory wykonuje te same obowiązki w znacznie krótszym czasie, dzięki czemu może obsłużyć większą liczbę kandydatów i zatrudnionych pracowników. Oprócz tego mogą mocniej zaangażować się w “miękki” HR, który ma kluczowe znaczenie dla rozwoju pracowników i budowania silnej organizacji.
HR-owcy wykorzystują na co dzień mnóstwo narzędzi, które służą min. do mierzenia czasu pracy, zarządzania urlopami, wynagrodzeniami, umowami, czy prowadzenia komunikacji z kandydatami i pracownikami. To powoduje, że przetwarzanie danych pochodzących z różnych źródeł jest utrudnione, często pogrążone w chaosie i konieczne jest ich uporządkowanie.
Wdrażając automatyzację możesz w prosty sposób dokonać integracji wszystkich programów i systemów, którymi posługują się nie tylko osoby osoby odpowiedzialne za zarządzanie zasobami ludzkimi, ale również pracownicy poszczególnych działów, takich jak administracja, marketing, IT.
Przeniesienie pracy zespołu do jednego systemu pozwala na automatyczne pobieranie i aktualizację danych, które są niezbędne na dalszych etapach procesów. Oprócz tego system automatyzacji za każdym razem generuje powiadomienia np. dla działu HR o konieczności dokonania przelewu, przedłużenia umowy, czy wykonania badań okresowych i odbycia szkolenia BHP przez poszczególnych pracowników.
Dzięki temu rozwiązaniu zyskasz 100% pewność, że wszelkie dane na temat kandydatów, pracowników, czy wyników znajdują się w jednym miejscu i wyeliminujesz możliwość pojawienia się błędów, czy niedociągnięć, które mogłyby negatywnie wpłynąć na wizerunek firmy i zadowolenie zespołu.
Pierwsze doświadczenia kandydatów i ich opinie są ekstremalnie ważne w kształtowaniu wizerunku atrakcyjnego miejsca pracy. Wydłużony czas oczekiwania na feedback lub brak jakiegokolwiek kontaktu powoduje u kandydatów frustrację. Podobnie czują się nowo zatrudnione osoby podczas procesu wdrażania.
Automatyzacja procesów HR sprawi, że osoby biorące udział w procesie rekrutacji i onboardingu docenią sprawność działania organizacji, co wpłynie na ogólny wzrost zadowolenia kandydatów i nowych członków zespołu. Oprócz tego zadbasz o employer branding i korzystne postrzeganie firmy na zewnątrz
Bieżąca obsługa kadrowo płacowa (rozliczanie urlopów, delegacji, tworzenie harmonogramów, wyliczanie wynagrodzenia) przebiegająca szybko i efektywnie również decyduje o pozytywnych doświadczeniach pracowników.
HR-owcy korzystający ze wsparcia technologii mogą na bieżąco przeprowadzać badania satysfakcji wśród pracowników np. wysyłając im zautomatyzowane formularze do uzupełnienia, a na podstawie wygenerowanych raportów wyciągać wnioski i wdrażać odpowiednie usprawnienia.
Dostęp do informacji i dokumentów w jednym systemie, a co za tym idzie swobodne zarządzanie własnymi danymi to dla pracowników wygodne rozwiązanie, które ostatecznie zwiększa satysfakcję pracowników ze sprawnego przepływu informacji.
Automatyzacja procesów HR to długofalowe rozwiązanie, które w ostatecznym rozrachunku pozwala generować niższe koszty działalności. Ograniczajac powtarzalne zadania zmniejszamy potrzeby rekrutacyjne, co oznacza, że poszczególne osoby z działu HR mogą przejmować większą liczbę obowiązków, z kolei inni mogą pracować na część etatu, co skutkuje obniżeniem kosztów związanych z wynagrodzeniami.
Zautomatyzowanie codziennej pracy działu HR to również eliminacja wszelkich błędów i niedociągnięć, które mogłyby kosztować utratę świetnego kandydata, pracownika i pozytywnego wizerunku firmy.
Automatyzacja oferuje HR-owcom dostęp do szeroko pojętych danych oraz narzędzi, służących do ich analizy, co umożliwia im bieżące monitorowanie wyników poszczególnych pracowników i mierzenie ich poziomu zadowolenia.
Dzięki temu mogą oni wdrażać odpowiednie systemy motywacyjne, planować możliwe ścieżki rozwoju zawodowego, czy podejmować inne działania mające na celu udoskonalenie wewnętrznej komunikacji i utrzymywanie pozytywnego wizerunku firmy.
Co najważniejsze, wszystkie procesy HR przebiegają w wygodny sposób - bez żmudnego przeklikiwania i przełączania się między interfejsami, co przekłada się na większą wydajność działu.
Złożoność procesów HR i ich znaczenie dla funkcjonowania, wizerunku oraz przyszłego rozwoju zespołu i firmy tworzą przestrzeń do zautomatyzowania codziennej pracy tego działu. Jeśli Twoje procesy HR są obecnie mocno rozbudowane i bazują na dużej ilości danych, to zdecydowanie warto poznać możliwości automatyzacji - oszczędności zauważysz nawet po pierwszym miesiącu.
Na start warto poświęcić czas na dokładną analizę i uporządkowanie wszystkich zadań wykonywanych przez HR-owców wraz z wykorzystywanymi do tej pory narzędziami i systemami. To pozwoli lepiej zrozumieć działanie firmy i poszczególnych procesów, a także określić potrzeby i oczekiwania względem automatyzacji.
W “miękkim” oraz “twardym HR-ze mamy do czynienia z innym zakresem obowiązków, dlatego konieczne jest wdrożenie i integracja odpowiednich narzędzi (np. system do weryfikacji i selekcji zgłoszeń, organizacji szkoleń, monitorowania wyników, badania poziomu satysfakcji pracowników lub bazy danych, systemy kadrowo - płacowe zintegrowane z urzędami).
Więcej na temat wyboru odpowiednich narzędzi do usprawniania procesów w firmie znajdziesz w tym wpisie: Jak wybrać odpowiednie narzędzia do automatyzacji procesów?.
Przede wszystkim zadbaj o wdrożenie jednego systemu pełniącego funkcję wewnętrznej bazy danych, w której znajdziesz akta osobowe i bieżącą dokumentację pracowników. To sprawi, że członkowie zespołu natychmiast zauważą sprawny przepływ informacji, który przełoży się na większą efektywność.
Automatyzacja procesów HR oferuje Twojej firmie mnóstwo korzyści, wśród których najszybciej odczuwalną jest oszczędność czasu na wskutek ograniczenia liczby powtarzalnych czynności. Dzięki temu zespół mocniej skupi się na “miękkim” HR-ze, inwestując czas np. w rozwój pracowników, układanie procesów, czy wdrażanie nowych strategii działania.
Technologia dba również o jakość Twoich danych, które znajdują się w jednym miejscu, gdzie są na bieżąco weryfikowane i aktualizowane, a poszczególni członkowie zespołu otrzymują na bieżąco automatyczne powiadomienia.
Usprawnianie wszelkich działań HR-owców przyczynia się do nabywania pozytywnych doświadczeń z firmą i zwiększenia poziomu zadowolenia potencjalnych kandydatów i pracowników. Wdrożenie technologii w dziale human resources pozwala z powodzeniem realizować główne cele tj. nieustannie dbać o to, aby każdy pracownik był wyszkolony, zmotywowany do działania i nastawiony na sukces, ponieważ wraz z rozwojem zespołu rozwija się Twoja firma.
Automatyzacja to elastyczne rozwiązanie, które można swobodnie dopasować do zmieniających się procesów w firmie. Uważasz, że dotychczasowe procesy rekrutacji, onboardingu, czy obsługi kadrowo - płacowej wymagają rozbudowania o kolejne moduły, integracji z innymi systemami lub wręcz przeciwnie - wyeliminowania zbędnych etapów?
Automatyzacja będzie swobodnie podążać za wszelkimi zmianami i Twoimi potrzebami bez obaw o konieczność tworzenia wszystkiego od podstaw. To daje duże pole do planowania przyszłej struktury procesów w firmie.
Decydując się na wdrożenie automatyzacji w dziale HR masz do wyboru dwa rozwiązania - możesz samodzielnie usprawnić poszczególne zadania bez gwarancji sukcesu lub skorzystać z naszej pomocy, mając 100% pewność, że wspólne działania przyniosą oczekiwane wyniki.
Bez względu na Twoją decyzję zachęcamy do skorzystania z bezpłatnej konsultacji, podczas której zbadamy aktualną sytuację i potrzeby Twojej firmy oraz zaproponujemy indywidualne rozwiązania zgodne z preferowaną przez Ciebie strategią działania. Nie czekaj, wypełnij poniższy formularz i umów 30-minutową rozmowę z naszym ekspertem!
Powiedz nam o swojej działalności, procesach i potrzebach, a my podpowiemy jak automatyzacja może wesprzeć codzienną pracę Twojego zespołu.
Wyjaśnimy Ci jakie są możliwości, jak działamy i odpowiemy na wszystkie pytania. Po wypełnieniu formularza Bartek skontaktuje się z Tobą telefonicznie.
