Automatyzacja procesów biznesowych nie bez przyczyny uznawana jest za jedną z najistotniejszych przewag na konkurencyjnych rynkach – przyspiesza firmy, ogranicza koszty i eliminuje błędy. Oczywiście sama chęć zautomatyzowania biznesu to dopiero początek, gdyż tutaj pojawia się seria pytań, a w tym to najważniejsze: po czym poznać, że dany proces warto zoptymalizować?
Odpowiedź na to pytanie zazwyczaj zaczyna się od klasycznego „to zależy”, ale istnieje wiele sygnałów, na które należy zwrócić uwagę już na samym początku. Ich identyfikacja to pierwszy krok w rozpoznaniu nieefektywnych procesów, idealnych do przyspieszenia dzięki automatyzacji!
Po czym poznać, że proces warto zautomatyzować? Ten temat omówiliśmy w poprzednim wpisie na naszym blogu, a dziś zanurzymy się jeszcze głębiej i dokładniej przeanalizujemy opisane tam „żółte flagi”. To właśnie one, jeszcze przed zmapowaniem firmowych procesów, mogą Ci podpowiedzieć, jakie obszary działalności powinieneś oddać w ręce zautomatyzowanych systemów i algorytmów.
Duże ilości czasu poświęcanego na powtarzalne, monotonne i manualne zadania to pierwsze, najbardziej jaskrawe sygnały świadczące o tym, że procesy zyskają na automatyzacji. Optymalizacja pozwala na relokację zasobów do zadań bardziej istotnych ze strategicznego i efektywnościowego punktu widzenia.
Co więcej, automatyzacja zmniejsza koszty poprzez eliminację nadgodzin i ogranicza poziom zatrudniania dodatkowych pracowników – także w firmach działających na rynkach „sezonowych”. Wdrożenie inteligentnych systemów może prowadzić do zwiększenia przepustowości produkcji i poprawy kontroli nad zapasami, co bezpośrednio wpływa na obniżenie kosztów operacyjnych.
Zajmowanie się ręcznym kopiowaniem i wprowadzaniem danych, tworzenie i zarządzanie dokumentacją, a nawet wyszukiwanie informacji o nowych leadach, to zadania wysoce czasochłonne. Wszędzie tam, gdzie nie jest potrzebna specjalistyczna wiedza i duża doza kreatywności, automatyzacja zrobi to nie tylko szybciej, ale i dokładniej. Zwróć uwagę na wszystkie rutynowe, powtarzalne zadania i zastanów się, jak wzrośnie efektywność przy oszczędnościach liczonych w godzinach, a nawet całych dniach i tygodniach.
Operowanie na wysokich kosztach to pułapka bardzo często skutecznie sabotująca możliwości rozwoju i skalowania biznesu. Automatyzacja oszczędza czas, spowalnia tempo zatrudnienia i uwalnia zablokowane zasoby. Powinieneś skupić się na tych procesach i zadaniach, które są drogie w utrzymaniu, a przy tym nie wnoszą zbyt dużej wartości.
Trudność w szybkim dostosowaniu poziomu produkcji czy usług do zmieniającego się popytu, to kolejne sygnały wskazujące na to, że automatyzacja przyniesie realne korzyści. Implementacja takich systemów znacząco usprawnia proces adaptacji do zmian rynkowych, minimalizując opóźnienia i koszty związane z ręcznym nadzorowaniem oraz dostosowywaniem operacji.
Automatyzacja będzie rosnąć wraz z Twoją firmą – przykładowo obsłuży coraz większe ilości danych, bez potrzeby zatrudniania nowych analityków. Co więcej, algorytmy dostosowują się także do zmian sezonowych, a to ogranicza rotację pracowników i ponownie zmniejsza poziom kosztów.
Długi czas realizacji zamówień lub odpowiadania na zapytania od klientów to „żółte flagi” wskazujące na to, że firma wymaga zoptymalizowania kluczowych dla rentowności procesów. Wdrożenie chatbotów czy automatycznych systemów ticketowych, znacząco przyspiesza obsługę klienta, redukując czas oczekiwania i zwiększając skuteczność komunikacji. Optymalizacja tych działań podnosi poziom satysfakcji klientów, jak i przyczynia się do zwiększenia ich lojalności i zaufania do marki, co długofalowo wpływa na pozycjonowanie firmy.
Zarządzanie danymi staje się coraz bardziej skomplikowane wraz ze wzrostem ilości informacji, jakie firmy muszą przetwarzać na co dzień. Problemy z agregowaniem, integracją, przechowywaniem i analizą danych mogą znacznie obniżać efektywność operacyjną i ograniczać możliwości wykorzystania cennych informacji. Automatyzacja procesów związanych z danymi oznacza szybszą analizę, dokładniejsze dane, jak i pewność, że żadna informacja nie zostanie pominięta.
Zwróć uwagę na to, ile danych potrzebują Twoi pracownicy w realizowaniu swoich zadań oraz jak bardzo ich ta praca angażuje. Pamiętaj o tym, że ich pobieranie, kopiowanie i wklejanie to monotonny proces, który po pierwsze zabiera dużo czasu, a przy tym cechuje się dużą podatnością na błędy. To w praktyce oznacza, że Twoja firma może bazować na niepoprawnych informacjach, a co za tym idzie, podejmować niewłaściwe decyzje.
Jeśli procesy raportowania są czasochłonne i opóźnione z powodu ręcznego zbierania i analizy danych, to wyraźny sygnał do wdrożenia nowych technologii. Automatyzacja raportowania pozwala w krótszym czasie dostarczać bardziej precyzyjne informacje, co jest kluczowe dla szybkiego reagowania na zmiany rynkowe i skutecznego podejmowania decyzji.
Rutynowe i czasochłonne zadania nie tylko zmniejszają wydajność, ale również mogą prowadzić do frustracji wśród pracowników, wpływając negatywnie na ich morale i produktywność. Automatyzacja tych zadań odciąża zespół i pozwala skupić się na bardziej skomplikowanych i strategicznych projektach, co z kolei przekłada się na lepsze wykorzystanie zasobów ludzkich. Optymalizacja poprzez automatyzację pomaga w budowaniu zespołu bardziej zaangażowanego i zadowolonego z pracy.
Przeciążenie pracowników rutynowymi zadaniami, które nie wymagają specjalistycznych umiejętności, to znak, że te procesy można zautomatyzować. Przejęcie przez algorytmy zadań takich jak przydzielanie nowych tasków czy zarządzanie harmonogramami w projektach pozwoli lepiej wykorzystać zasoby ludzkie, a przy tym zadba o wyższa kulturę organizacyjną.
Regularne występowanie błędów w pracy, niezależnie od ich przyczyny, może być sygnałem do wprowadzenia zmian organizacyjnych i wdrożenia automatyzacji. Takie systemy zwiększają precyzję wykonania zadań, minimalizując ryzyko błędów, co jest szczególnie ważne w procesach, gdzie błędy powodują straty finansowe lub wizerunkowe.
Kolejnym krokiem będzie przeprowadzenie dokładnego mapowania procesów. Dzięki tej technice dokładnie prześledzisz, co dzieje się w danym scenariuszu, kto jest w niego zaangażowane, jakie dane są wykorzystywane oraz ile czasu zajmuje. Przygotowany diagram pozwoli wyeliminować zdublowane czynności, zidentyfikować wąskie gardła oraz określić zadania idealne do zautomatyzowania.
Więcej o tym co to jest mapowanie procesów i jaki ma wpływ na automatyzację, przeczytasz na naszym blogu.
Wiesz już, od czego zacząć i na co zwrócić uwagę. Przeanalizuj swoje procesy i zastanów się, które procesy najwięcej zyskają dzięki wdrożeniu automatyzacji. Chcesz skorzystać z pomocy specjalistów i omówić z nami możliwości automatyzacji Twojej firmy? Zapraszamy na bezpłatną konsultację. W czasie 30-minutowej rozmowy nasz konsultant zaprezentuje Ci konkretne rozwiązania!
Powiedz nam o swojej działalności, procesach i potrzebach, a my podpowiemy jak automatyzacja może wesprzeć codzienną pracę Twojego zespołu.
Wyjaśnimy Ci jakie są możliwości, jak działamy i odpowiemy na wszystkie pytania. Po wypełnieniu formularza Bartek skontaktuje się z Tobą telefonicznie.
Kiedy warto zainwestować w dedykowany system automatyzacji? Dlaczego gotowe rozwiązania mogą nie wystarczać?
Chcesz wiedzieć, kto stoi za kulisami i sprawia, że firmy naszych klientów zaczynają działać na autopilocie? Poznaj nasz zespół!
Na co zwrócić uwagę, aby efektywnie współpracować z firmą wdrażającą automatyzację i zapewnić najlepsze warunki do jej wdrożenia?
Chcesz zautomatyzować swoją firmę? Zobacz, jak wygląda cały proces – od bezpłatnej konsultacji, aż po skuteczne wdrożenie.
Dowiedz się, jakie sygnały wskazują, że warto zautomatyzować procesy w Twojej firmie, aby zwiększyć efektywność i skalowalność działalności.
Od czego zacząć i jak rozpoznać procesy nadające się do zautomatyzowania? Zobacz, na co zwrócić uwagę w pierwszej kolejności.
Dowiedz się, jak automatyzacja windykacji usprawnia proces odzyskiwania należności i poprawia płynność finansową, minimalizując jednocześnie koszty operacyjne.
Chcesz przyspieszyć sprzedaż i zoptymalizować pracę w CRM? Zobacz jak działa taki system n autopilocie!
Dowiedz się, jak integracja AI z automatyzacją nie tylko usprawnia codzienną pracę, ale również przyczynia się do zwiększenia produktywności, redukcji kosztów i poprawy obsługi klienta.
Jak dzięki automatyzacji można osiągnąć więcej przy mniejszym nakładzie pracy i zasobów? Sprawdź, w jaki sposób automatyzacja zwiększa sprzedaż w firmie.
Automatyzacja to przede wszystkim przyspieszenie procesów i wzrost efektywności. A jak wpływa na poziom kontroli nad firmą?
Chcesz wdrożyć w swojej firmie pierwszą automatyzację, ale nie wiesz, od czego zacząć? Sprawdź ranking najlepszych narzędzi no-code do automatyzacji!
Dowiedz się, jak efektywnie wdrożyć automatyzację w pracy zdalnej, by zwiększyć produktywność, oszczędzić czas i poprawić komunikację Twojego zespołu.
Chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak firma może działać „na autopilocie”? Zobacz odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania o automatyzację!
Chcesz wykorzystać pojawiające się możliwości i zastanawiasz się, jak wdrożyć pierwszą automatyzację w swojej firmie? Zrób to w pięciu krokach!
Obawy o to, że rozwój technologii spowoduje wzrost bezrobocia, pojawiają się coraz częściej. Czy automatyzacja zmieni rynek pracy i doprowadzi do zwolnień?
Czym jest automatyzacja procesów biznesowych? To najlepszy sposób na to, aby zoptymalizować firmę, zaoszczędzić czas i pieniądze, a dzięki temu zyskać przewagę rynkową!
Mapa procesów to podstawa przy optymalizowaniu firmy. Dowiedz się, jak mapowanie procesów biznesowych zwiększa efektywność automatyzacji i zobacz, od czego zacząć!
BPA vs RPA: Poznaj różnice między robotyzacją a automatyzacją procesów biznesowych i zobacz, jak technologia pozwoli Twojej firmie wyprzedzić konkurencję!
Jak zwiększyć bezpieczeństwo danych i wyeliminować ryzyko ujawnienia dokumentów? Kluczem do ochrony Twojej firmy jest automatyzacja procesów biznesowych!
Jak automatyzacja onboardingu klientów może usprawnić pracę Twojego zespołu? Sprawdź wszystkie korzyści!
Automatyzacja i customowe dashboardy to przede wszystkim zwiększenie efektywności pracy Twojego zespołu. Sprawdź, jak możemy Ci w tym pomóc!
Automatyzacja księgowości pozwala firmom oszczędzać czas, zwiększać płynność finansową i eliminować popełniane błędy. Dowiedz się jak ją wdrożyć!
Zastanawiasz się, w jaki sposób możesz usprawnić proces zarządzania zasobami ludzkimi? Przekonaj się, jakie korzyści daje automatyzacja procesów HR.
Stawiasz na pierwszym miejscu jakość swoich usług? Sprawdź, jak automatyzacja procesów biznesowych może wesprzeć Cię w tym zakresie.
Wybór odpowiednich narzędzi do automatyzacji to jeden z pierwszych kroków w procesie usprawniania firmy. Sprawdź, co warto wziąć pod uwagę!
Czy automatyzacja się opłaca? Z pewnością może przynieść wiele korzyści dla firm, ale należy pamiętać, że nie powinno się jej wprowadzać bezrefleksyjnie.
Rozważasz usprawnienie codziennej pracy - swojej i zespołu? Sprawdź, czy automatyzacja firmy to dobry pomysł, biorąc pod uwagę wszystkie potrzeby.
Rozwój branży OZE wymaga sprawnej komunikacji z zainteresowanymi osobami. Dowiedz się, w jaki sposób obsługa klienta w OZE może ulec znacznej poprawie.
Wzrost popytu na alternatywne źródła energii wymaga sprawnego zarządzania procesami w firmie. Sprawdź, jak efektywnie prowadzić sprzedaż w OZE.
Zastanawiasz się, w jaki sposób możesz ograniczyć liczbę powtarzalnych czynności i jednocześnie osiągać satysfakcjonujące wyniki w firmie? Postaw na sprawdzone narzędzia i przekonaj się, które z nich mogą wnieść realną wartość dla Twojego biznesu.
Poświęcasz mnóstwo cennego czasu na własnoręczne przygotowywanie dokumentów, indywidualnie dla każdego klienta? Sprawdź, w jaki sposób automatyzacja tworzenia umów i ofert może wesprzeć Cię w tym procesie.
Zastanawiasz się, w jaki sposób procesy w Twojej firmie mogą przebiegać sprawniej i tym samym przyciągać większą liczbę klientów? Postaw na technologiczne wsparcie i sprawdź, czy automatyzacja jest rozwiązaniem dla Ciebie.
Komunikacja z klientem wymaga zarówno zaangażowania, jak i szybkiej reakcji, co jest zazwyczaj trudne do osiągnięcia. Sprawdź, jak działa obsługa na autopilocie i dlaczego może okazać się dobrym rozwiązaniem dla Twojej firmy.
Niedziałające procesy firmowe to strata pieniędzy, czasu i często klientów. Może temu zapobiec automatyzacja procesów w firmie. Dowiesz się o niej w tym artykule, a także poznasz jej wady i zalety.
Sprawna i równocześnie wydajna współpraca zespołu marketingowego jest kluczowa w rozwoju firmy. Sprawdź, w jaki sposób działa automatyzacja w marketingu i dlaczego warto ją wdrażać!
Ostatnie lata nas nie rozpieszczają – pandemia, lockdown, inflacja. Pojawia się coraz więcej głosów o zbliżającej się recesji. Jak oszczędzać pieniądze? Jak przygotować firmę na kryzys?
Zadowolony i powracający klient to dla firmy największa wartość, która jest w praktyce niełatwa do osiągnięcia. Sprawdź, w jaki sposób automatyzacja w sprzedaży może usprawnić codzienne czynności i tym samym wpłynąć na osiąganie lepszych wyników.
Poprawnie działające w firmie procesy decydują o jej nieustannym rozwoju. Sprawdź czym jest optymalizacja procesów biznesowych i jakie korzyści może Ci przynieść.
W wyniku inflacji oraz wizji zbliżającej się recesji większość firm walczy o przetrwanie na rynku. Sprawdź, jakie możliwości ma automatyzacja i w jaki sposób może wesprzeć Cię w kryzysie.
Potrzeby nowoczesnego klienta sprowadzają się do następującego hasła: „szybko, łatwo i wygodnie”. W ten sam sposób musi działać Twoja firma. Aby było to możliwe poszczególne etapy procesu muszą być zgrane i sprawne.
Automatyzować możesz praktycznie każdą czynność – od wyszukiwania danych i tworzenia dokumentacji i raportów, aż po wdrażanie nowych pracowników czy obsługę klienta. Warunek jest jeden: proces musi bazować na szeroko pojętych danych.
Spróbujmy zatem poznać bliżej automatyzację procesów. Automatyzować możemy każdy proces – łatwy, trudny, krótki, długi, ale musi on opierać się na DANYCH, a nie kreatywności czy wyobraźni (od tego są ludzie).