Automatyzacja procesów biznesowych nie bez przyczyny uznawana jest za jedną z najistotniejszych przewag na konkurencyjnych rynkach – przyspiesza firmy, ogranicza koszty i eliminuje błędy. Oczywiście sama chęć zautomatyzowania biznesu to dopiero początek, gdyż tutaj pojawia się seria pytań, a w tym to najważniejsze: po czym poznać, że dany proces warto zoptymalizować?
Odpowiedź na to pytanie zazwyczaj zaczyna się od klasycznego „to zależy”, ale istnieje wiele sygnałów, na które należy zwrócić uwagę już na samym początku. Ich identyfikacja to pierwszy krok w rozpoznaniu nieefektywnych procesów, idealnych do przyspieszenia dzięki automatyzacji!
Po czym poznać, że proces warto zautomatyzować? Ten temat omówiliśmy w poprzednim wpisie na naszym blogu, a dziś zanurzymy się jeszcze głębiej i dokładniej przeanalizujemy opisane tam „żółte flagi”. To właśnie one, jeszcze przed zmapowaniem firmowych procesów, mogą Ci podpowiedzieć, jakie obszary działalności powinieneś oddać w ręce zautomatyzowanych systemów i algorytmów.
Duże ilości czasu poświęcanego na powtarzalne, monotonne i manualne zadania to pierwsze, najbardziej jaskrawe sygnały świadczące o tym, że procesy zyskają na automatyzacji. Optymalizacja pozwala na relokację zasobów do zadań bardziej istotnych ze strategicznego i efektywnościowego punktu widzenia.
Co więcej, automatyzacja zmniejsza koszty poprzez eliminację nadgodzin i ogranicza poziom zatrudniania dodatkowych pracowników – także w firmach działających na rynkach „sezonowych”. Wdrożenie inteligentnych systemów może prowadzić do zwiększenia przepustowości produkcji i poprawy kontroli nad zapasami, co bezpośrednio wpływa na obniżenie kosztów operacyjnych.
Zajmowanie się ręcznym kopiowaniem i wprowadzaniem danych, tworzenie i zarządzanie dokumentacją, a nawet wyszukiwanie informacji o nowych leadach, to zadania wysoce czasochłonne. Wszędzie tam, gdzie nie jest potrzebna specjalistyczna wiedza i duża doza kreatywności, automatyzacja zrobi to nie tylko szybciej, ale i dokładniej. Zwróć uwagę na wszystkie rutynowe, powtarzalne zadania i zastanów się, jak wzrośnie efektywność przy oszczędnościach liczonych w godzinach, a nawet całych dniach i tygodniach.
Operowanie na wysokich kosztach to pułapka bardzo często skutecznie sabotująca możliwości rozwoju i skalowania biznesu. Automatyzacja oszczędza czas, spowalnia tempo zatrudnienia i uwalnia zablokowane zasoby. Powinieneś skupić się na tych procesach i zadaniach, które są drogie w utrzymaniu, a przy tym nie wnoszą zbyt dużej wartości.
Trudność w szybkim dostosowaniu poziomu produkcji czy usług do zmieniającego się popytu, to kolejne sygnały wskazujące na to, że automatyzacja przyniesie realne korzyści. Implementacja takich systemów znacząco usprawnia proces adaptacji do zmian rynkowych, minimalizując opóźnienia i koszty związane z ręcznym nadzorowaniem oraz dostosowywaniem operacji.
Automatyzacja będzie rosnąć wraz z Twoją firmą – przykładowo obsłuży coraz większe ilości danych, bez potrzeby zatrudniania nowych analityków. Co więcej, algorytmy dostosowują się także do zmian sezonowych, a to ogranicza rotację pracowników i ponownie zmniejsza poziom kosztów.
Długi czas realizacji zamówień lub odpowiadania na zapytania od klientów to „żółte flagi” wskazujące na to, że firma wymaga zoptymalizowania kluczowych dla rentowności procesów. Wdrożenie chatbotów czy automatycznych systemów ticketowych, znacząco przyspiesza obsługę klienta, redukując czas oczekiwania i zwiększając skuteczność komunikacji. Optymalizacja tych działań podnosi poziom satysfakcji klientów, jak i przyczynia się do zwiększenia ich lojalności i zaufania do marki, co długofalowo wpływa na pozycjonowanie firmy.
Zarządzanie danymi staje się coraz bardziej skomplikowane wraz ze wzrostem ilości informacji, jakie firmy muszą przetwarzać na co dzień. Problemy z agregowaniem, integracją, przechowywaniem i analizą danych mogą znacznie obniżać efektywność operacyjną i ograniczać możliwości wykorzystania cennych informacji. Automatyzacja procesów związanych z danymi oznacza szybszą analizę, dokładniejsze dane, jak i pewność, że żadna informacja nie zostanie pominięta.
Zwróć uwagę na to, ile danych potrzebują Twoi pracownicy w realizowaniu swoich zadań oraz jak bardzo ich ta praca angażuje. Pamiętaj o tym, że ich pobieranie, kopiowanie i wklejanie to monotonny proces, który po pierwsze zabiera dużo czasu, a przy tym cechuje się dużą podatnością na błędy. To w praktyce oznacza, że Twoja firma może bazować na niepoprawnych informacjach, a co za tym idzie, podejmować niewłaściwe decyzje.
Jeśli procesy raportowania są czasochłonne i opóźnione z powodu ręcznego zbierania i analizy danych, to wyraźny sygnał do wdrożenia nowych technologii. Automatyzacja raportowania pozwala w krótszym czasie dostarczać bardziej precyzyjne informacje, co jest kluczowe dla szybkiego reagowania na zmiany rynkowe i skutecznego podejmowania decyzji.
Rutynowe i czasochłonne zadania nie tylko zmniejszają wydajność, ale również mogą prowadzić do frustracji wśród pracowników, wpływając negatywnie na ich morale i produktywność. Automatyzacja tych zadań odciąża zespół i pozwala skupić się na bardziej skomplikowanych i strategicznych projektach, co z kolei przekłada się na lepsze wykorzystanie zasobów ludzkich. Optymalizacja poprzez automatyzację pomaga w budowaniu zespołu bardziej zaangażowanego i zadowolonego z pracy.
Przeciążenie pracowników rutynowymi zadaniami, które nie wymagają specjalistycznych umiejętności, to znak, że te procesy można zautomatyzować. Przejęcie przez algorytmy zadań takich jak przydzielanie nowych tasków czy zarządzanie harmonogramami w projektach pozwoli lepiej wykorzystać zasoby ludzkie, a przy tym zadba o wyższa kulturę organizacyjną.
Regularne występowanie błędów w pracy, niezależnie od ich przyczyny, może być sygnałem do wprowadzenia zmian organizacyjnych i wdrożenia automatyzacji. Takie systemy zwiększają precyzję wykonania zadań, minimalizując ryzyko błędów, co jest szczególnie ważne w procesach, gdzie błędy powodują straty finansowe lub wizerunkowe.
Kolejnym krokiem będzie przeprowadzenie dokładnego mapowania procesów. Dzięki tej technice dokładnie prześledzisz, co dzieje się w danym scenariuszu, kto jest w niego zaangażowane, jakie dane są wykorzystywane oraz ile czasu zajmuje. Przygotowany diagram pozwoli wyeliminować zdublowane czynności, zidentyfikować wąskie gardła oraz określić zadania idealne do zautomatyzowania.
Więcej o tym co to jest mapowanie procesów i jaki ma wpływ na automatyzację, przeczytasz na naszym blogu.
Wiesz już, od czego zacząć i na co zwrócić uwagę. Przeanalizuj swoje procesy i zastanów się, które procesy najwięcej zyskają dzięki wdrożeniu automatyzacji. Chcesz skorzystać z pomocy specjalistów i omówić z nami możliwości automatyzacji Twojej firmy? Zapraszamy na bezpłatną konsultację. W czasie 30-minutowej rozmowy nasz konsultant zaprezentuje Ci konkretne rozwiązania!
Powiedz nam o swojej działalności, procesach i potrzebach, a my podpowiemy jak automatyzacja może wesprzeć codzienną pracę Twojego zespołu.
Wyjaśnimy Ci jakie są możliwości, jak działamy i odpowiemy na wszystkie pytania. Po wypełnieniu formularza Bartek skontaktuje się z Tobą telefonicznie.
