Kancelaria prawno podatkowa Zaprawieni specjalizuje się w prawie cywilnym, gospodarczym oraz handlowym. Zapewnia kompleksową pomoc prawną oraz podatkową, zaczynając od wnikliwej analizy sytuacji zastanej u klienta. Praca doradcy składa się między innymi z indywidualnych wyliczeń, tworzenia raportów oraz dopasowanych ofert.
Z jakim problemem zgłosił się do nas klient?
Proces generowania spersonalizowanych ofert to jedna z najbardziej czasochłonnych czynności w każdej firmie B2B. Nie inaczej wygląda to w branży prawniczej, gdzie wiadomości, oferty i analizy muszą wyróżniać się nie tylko wartościami merytorycznymi, ale też akcentami wskazującymi na profesjonalizm kancelarii. Kluczowy jest również czas reakcji, czyli szybkość odpowiedzi na zapytania ofertowe i sprawne przeprowadzenie wskazanych przez klienta działań. Jak usprawnić te procesy? Właśnie z takim zadaniem zgłosiła się do nas kancelaria Zaprawieni. Do tej pory analizy i oferty tworzone były ręcznie przez konsultantów i doradców, co sprawiało, że dalsze skalowanie działalności musiało wiązać się z kolejnymi rekrutacjami.
Jak firma funkcjonowała przed wprowadzeniem automatyzacji?
Nasz klient miał jasno zdefiniowane potrzeby, wiedział jakich rezultatów oczekuje. Głównym problemem było ręczne tworzenie ofert, a dokładniej ilość czasu, jaką przepisywanie i kopiowanie informacji zajmowało każdego dnia.
Celem naszych działań było przyspieszenie całego procesu, ale też poprawa jakości obsługi klientów kancelarii. Dużym wyzwaniem była specyfika branży. Do kancelarii zgłaszają się przedsiębiorcy szukający profesjonalnych usług prawniczych, a tutaj nie ma miejsca na żadne pomyłki.
Współpracę z kancelarią Zaprawieni rozpoczęliśmy od dokładnego wywiadu będącego wstępem do mapowania procesów i rozłożenia ich na czynniki pierwsze. W ten sposób określiliśmy najbardziej problematyczne kroki i wskazaliśmy czynności do zoptymalizowania w pierwszej kolejności. Jakie automatyzacje wdrożyliśmy? Oto jak działa przygotowywanie ofert i analiz po zakończonej współpracy:
1
Zautomatyzowany formularz dla konsultanta
Konsultant przy każdym wywiadzie korzysta z dedykowanego formularza, gdzie wpisuje odpowiedzi na zadawane klientom pytania. W ten sposób sam proces tworzenia notatki znacząco się skrócił, a przy tym usystematyzował, co ułatwia pracę doradcy.
2
Automatyczna wysyłka notatek do doradcy
Zamiast załączać notatkę do wiadomości e-mail, konsultant klika przycisk „wyślij do doradcy”, a podsumowanie trafia bezpośrednio do przypisanej osoby. Doradca podatkowy otrzymuje natychmiastowe powiadomienie o tym, że czeka na niego nowy formularz i może zabrać się do pracy. Co ważne, przed rozpoczęciem kalkulacji, doradca ma możliwość edycji formularza i dopisania informacji pozyskanych w wyniku przeprowadzenia pogłębionej analizy.
3
Generator umów dla doradców
Na bazie zebranych informacji doradca generuje dedykowane kalkulatory podatkowe, w których wszystkie wymagane pola są wypełniane automatycznie. Po wyborze najlepszych form opodatkowania system samodzielnie tworzy spersonalizowaną ofertę, gdzie znajdują się wszystkie zebrane informacje i ustalenia, podsumowanie stanu aktualnego oraz możliwości optymalizacji podatkowych. Całość prezentowana jest w brandowanym pliku PDF – czytelnym i budującym wizerunek profesjonalnej kancelarii prawniczej.
4
Wysyłka ofert wraz z analityką zachowań klientów
Na koniec zostaje już tylko wysłanie przygotowanej oferty. Tutaj wdrożyliśmy system wspierający sprzedaż, dzięki któremu kancelaria może śledzić aktywność związaną z wiadomościami wychodzącymi. Dodatkowo, zastosowanie systemu do korespondencji skróciło cały proces o kolejnych kilkanaście minut.
NARZĘDZIA
Jakich narzędzi użyliśmy?
Airtable
Make
Sellizer
Podstawą wdrożenia automatyzacji dla Zaprawieni.pl były dwa narzędzia – Airtable oraz Make. Pierwsze z nich pozwoliło nam przygotować interaktywne formularze, dzięki którym kancelaria może gromadzić i analizować dane pozyskane na etapie analizy swoich klientów. Zastosowanie platformy Make pozwala przekazywać dane między różnymi formularzami i arkuszami, a finalnie umieszcza je w spersonalizowanych ofertach. Do analizy wysyłanych wiadomości i monitorowania zachowań odbiorców wykorzystaliśmy aplikację Sellizer, czyli jedno z najbardziej wszechstronnych narzędzi wspierających sprzedaż B2B.
Ile czasu zajęło nam wdrożenie automatyzacji?
Wszystkie prace związane ze stworzeniem systemu dla kancelarii Zaprawieni trwały około 30 godzin. W tym czasie dobraliśmy odpowiednie narzędzia, zaprojektowaliśmy wszystkie automatyzacje, a następnie skrupulatnie je przetestowaliśmy. Tak krótki czas realizacji pozwolił naszemu klientowi zoptymalizować kluczowy proces w jego firmie już w pierwszym miesiącu po podpisaniu umowy z Let’s automate.
Jak działa firma Zaprawieni po wdrożeniu automatyzacji?
Przed wdrożeniem systemu proces przygotowania oferty w kancelarii zajmował około godziny. Teraz na wszystkie te działania pracownicy przeznaczają nie więcej niż 10 minut, a to oznacza zmianę o ponad 80%! Przy skali 100 klientów w miesiącu mówimy zatem o oszczędności sięgającej połowy etatu. Co więcej, dzięki zautomatyzowaniu tworzenia oferty mogliśmy usystematyzować cały proces oraz zbudować wizerunek oferty, gdzie zamiast bloku tekstu w wiadomości e-mail, nasz klient wysyła teraz spersonalizowane oferty w brandowanym pliku PDF.
Efekty po wdrożeniu naszego systemu:
83% oszczędności czasu dla każdej oferty
Zwrot z inwestycji już po 1 miesiącu
Usystematyzowanie procesu pracy z klientami
Zbudowanie systemu tworzącego profesjonalne oferty za jednym kliknięciem
LET'S AUTOMATE THE WORLD
Opinia klienta
“Let's automate stworzyło nam automatyzację maili z ofertą dla klientów w trudnej branży (prawna) z wieloma zmiennymi. Do momentu wprowadzenia automatyzacji każdy doradca wprowadzał ręcznie dane co trwało godzinę. Dziś przesłanie oferty to 10 minut. 50 minut oszczędności x 100 klientów miesięcznie daje olbrzymie oszczędności czasu i pieniędzy. Wrócę po kolejne automatyzacje i polecam!”
Mateusz Chinczewski Właściciel w Kancelarii Zaprawieni
Gdzie podobne rozwiązania znajdą zastosowanie?
Wykorzystanie automatyzacji do tworzenia ofert to sposób na zoptymalizowanie praktycznie każdej firmy B2B. Wszędzie tam, gdzie dane muszą być ręcznie kopiowane lub przepisywane, takie rozwiązanie pozwoli oszczędzać czas i pieniądze już od pierwszego miesiąca od wdrożenia.
Co więcej, jak pokazuje powyższy przykład, korzyści nie kończą się jedynie na optymalizacji kosztów oraz czasu pracy. Automatyzacja to także sposób na zwiększenie jakości świadczonych usług oraz skrócenie czasu oczekiwania klientów.
Warto też dodać, że na podobnej zasadzie działają systemy generujące wszelkiego rodzaju umowy. Taki system wspomoże między innymi pracę działu HR – zarówno na etapie rekrutacji, jak i podczas zarządzania obecną kadrą pracowniczą.
BEZPŁATNA KONSULTACJA
Sprawdź, jak możemy usprawnić Twoją firmę!
Powiedz nam o swojej działalności, procesach i potrzebach, a my podpowiemy jak automatyzacja może wesprzeć codzienną pracę Twojego zespołu.
Wyjaśnimy Ci jakie są możliwości, jak działamy i odpowiemy na wszystkie pytania. Po wypełnieniu formularza Bartek lub Mikołaj skontaktują się z Tobą telefonicznie.
Bartek Matablewski
New Business Manager
Mikołaj Płonka
New Business Manager
Dziękujemy za zgłoszenie! Skontaktujemy się z Tobą telefonicznie 🎉
