Automatyzacja procesów biznesowych dla wielu przedsiębiorców staje się już codziennością. Jej wdrożenie pozwala szybciej i efektywniej pracować, a przy tym oszczędzać pieniądze każdego dnia. Z drugiej jednak strony, większość firm wciąż opiera swoje procesy o manualne wykonywanie powtarzalnych zadań, a przyspieszanie biznesu ogranicza do outsourcingu lub zatrudniania kolejnych pracowników. To właśnie w tych firmach najczęściej zadawane pytania dotyczą tego, czym jest automatyzacja, ile ona kosztuje i jakie oszczędności realnie przynosi.
Chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak firma może działać „na autopilocie”? Zastanawiasz się, czy takie rozwiązanie sprawdzi się w Twojej firmie? Zobacz odpowiedzi na 11 najczęściej zadawanych pytań o automatyzację!
BPA, czyli Business Process Automation, to sposób wykorzystania nowych technologii w celu wyręczenia przedsiębiorców i pracowników w wykonywaniu powtarzalnych czynności. Po wprowadzeniu automatyzacji czasochłonne zadania, takie jak ręczna praca z dużą liczbą danych, zostaną oddane w ręce szybkich i bezbłędnych systemów informatycznych. Ideą BPA jest zwiększenie wydajności przy wykorzystaniu obecnych zasobów, przyspieszenie procesów, poprawa jakości w codziennej pracy, podniesienie poziomu obsługi klientów oraz oszczędność kosztów.
Jak działa automatyzacja? Tutaj wiele zależy od poziomu jej skomplikowania. Proste zadania można zoptymalizować dzięki pojedynczym wdrożeniom, którym bliżej do robotyzacji, niż kompleksowej automatyzacji. W przypadku rozbudowanych projektów mówimy już o tworzeniu pełnoprawnych aplikacji i systemów – wraz z wykorzystaniem protokołów wymiany danych oraz stworzeniem paneli użytkownika, zwanych dashboardami.
Więcej o tym, co to jest automatyzacja procesów biznesowych, przeczytasz w jednym z poprzednich wpisów.
Skala możliwości i zastosowań automatyzacji sprawia, że mówimy tu o jednej wspólnej koncepcji. Poszczególne rodzaje automatyzacji różnią się między sobą pod względem samego podejścia do optymalizacji, stosowanych narzędzi oraz kosztów wdrożenia. Akronimów dotyczących automatyzacji jest coraz więcej, jednak podstawowy podział dotyczy trzech rodzajów:
Robotic Process Automation (RPA): najprostszy ze sposobów automatyzowania powtarzalnych czynności. Robotyzacja to precyzyjne narzędzie, które zamiast obejmować swoim działaniem pełen proces biznesowy, koncentruje się tylko na jednym zadaniu. Dobrym przykładem robotyzacji jest OCR, czyli system do odczytywania i przekazywania danych z faktur.
Business Process Automation (BPA): automatyzacja wyróżnia się holistycznym podejściem, gdyż celem jest zoptymalizowanie całego procesu biznesowego, a nie tylko pojedynczych czynności. To właśnie dlatego przed rozpoczęciem projektowania samego systemu, do pracy przystępują analitycy biznesowi, którzy mapują wskazane procesy, a następnie eliminują zbędne lub zdublowane zadania i wskazują te do zautomatyzowania.
Intelligent Process Automation (IPA): inteligentna automatyzacja (zwana hiperautomatyzacją) to połączenie precyzyjnego działania BPA z możliwościami algorytmów sztucznej inteligencji. Takie rozwiązanie nie tylko optymalizuje monotonne i czasochłonne zadania, ale też pozwala wykazać się systemowi kreatywnością oraz umiejętnością analizy danych. Sztuczna inteligencja wraz z automatyzacją świetnie sprawdza się w obsłudze klientów, pracy działu reklamowego oraz analizie dużej liczby danych wraz z generowaniem raportów, jak i prognoz.
Wdrożenie automatyzacji to przede wszystkim sposób na oszczędność czasu i pieniędzy. Oddanie wykonywania manualnych zadań w ręce zaawansowanych systemów pozwala momentalnie zwiększyć efektywność działań firmy, a co za tym idzie uwolnić zasoby czasowe pracowników, ograniczyć wydatki na usługi zewnętrzne oraz skalować biznes bez konieczności prowadzenia kolejnych rekrutacji. Zautomatyzowanie pracy oznacza też większe zadowolenie aktualnego zespołu, usprawnienie wewnętrznej administracji i komunikacji, wzrost bezpieczeństwa firmowych danych oraz poprawę jakości obsługi klientów.
Możliwości automatyzacji są praktycznie nieograniczone i pozwalają zoptymalizować zdecydowaną większość ręcznie wykonywanych, monotonnych i powtarzalnych zadań. Co więcej, BPA znajduje zastosowanie w każdym aspekcie działania firmy – od sprzedaży i marketingu, przez usprawnienie wewnętrznej administracji i komunikacji, aż po zamawianie produktów i przyspieszenie procesów magazynowych oraz produkcyjnych.
Zobacz 12 uniwersalnych propozycji automatyzacji procesów w firmie!
Należy jednak podkreślić, że automatyzacja nie jest sposobem na źle ułożone procesy biznesowe. Przyspieszenie wykonywania zadań w chaotycznych procesach może przynieść tylko pozorne oszczędności, które w dłuższej perspektywie uwidocznią wszelkie błędy organizacyjne.
Automatyzacja procesów biznesowych sprawdzi się w każdej firmie, która realizuje swoje cele na podstawie powtarzalnych czynności. Czy jest jakieś „ale”? Tylko jedno – obecne procesy muszą być już teraz skuteczne i odpowiednio ułożone. Ideą automatyzacji nie jest naprawa błędów w strukturze biznesu, ale optymalizacja działających procesów w celu ich przyspieszenia, przy jednoczesnym wzroście jakości usług i oszczędności kosztów stałych.
Czy automatyzacja sprawdzi się w Twojej firmie? Jeśli poniższe punkty dotyczą Twojego biznesu, to zdecydowanie tak!
Koszt wdrożenia automatyzacji zależy od wielu czynników: zakresu projektu, wybranej technologii oraz złożoności danych procesów. Natomiast można powiedzieć, że zarówno jednorazowe, jak i abonamentowe automatyzowanie firmy, w efekcie końcowym zawsze jest darmowe. Automatyzacja optymalizuje dotychczasowy sposób pracy i od pierwszego dnia oszczędza czas i pieniądze, a to znaczy, że koszty jej wdrożenia pokrywają pieniądze wydawane każdego miesiąca na obsługę danego procesu.
Jak najczęściej rozlicza się wdrożenie automatyzacji? W Let’s automate preferujemy model abonamentowy, którego koszt uzależniony jest od liczby godzin pracy naszego zespołu. Takie rozwiązanie wyróżniają nie tylko dużo większe możliwości, ale też elastyczność. Ceny podstawowych planów zaczynają się już od 3 000 złotych miesięcznie.
Okres zwrotu inwestycji z automatyzacji (ROI) może się różnić w zależności od specyfiki danego projektu. Warto jednak podkreślić, że oszczędności uzyskane w ten sposób często liczone są w pełnych etatach, a to oznacza zwrot nawet po pierwszym miesiącu od wdrożenia systemu. Co więcej, korzyści nie ograniczają się tylko do czasu i pieniędzy, ale też oznaczają zwiększenie jakości i wydajności pracy, dokładniejsze dane, szybsze analizy i prognozy oraz wyższą satysfakcję klienta.
Skąd bierzemy realne dane o uzyskiwanych oszczędnościach? Między innymi z naszych case studies. Przykładem może być wdrożenie systemu w kancelarii Zaprawieni. Dzięki zautomatyzowaniu procesu obsługi klientów firma oszczędza każdego miesiąca ponad 80% czasu, a inwestycja zwróciła się już po pierwszym miesiącu!
Więcej o tej konkretnej realizacji przeczytasz na stronie Case Study Zaprawieni: automatyzacja ofertowania. Dowiesz się, z jakich narzędzi korzystaliśmy, ile czasu zajęło stworzenie automatyzacji oraz co o niej samej uważa właściciel kancelarii.
Wdrożenie prostej automatyzacji ogranicza się do przeprowadzenia tylko pięciu kroków. Pierwszym z nich jest mapowanie procesów biznesowych, czyli dokładna analiza i wizualne przedstawienie sposobu działania firmy w danym obszarze. Przygotowana mapa wraz z diagramami przepływu pracy pozwala zidentyfikować zdublowane lub niepotrzebne zadania, a następnie wskazać powtarzalne czynności, które z powodzeniem można oddelegować w ręce automatyzacji.
Kolejnym krokiem będzie projektowanie, czyli wybór odpowiednich narzędzi i aplikacji oraz ułożenie procesu w zautomatyzowany sposób. Przygotowany system należy przetestować w kontrolowanych warunkach, zapewnić pracownikom odpowiednie szkolenie i dopiero wtedy wdrożyć do codziennej pracy. Ostatnim krokiem będzie bieżące monitorowanie efektów wprowadzonych zmian, co umożliwia bieżące wprowadzanie ulepszeń, a także identyfikowanie kolejnych procesów biznesowych, które można zautomatyzować.
Zobacz nasz poprzedni wpis na blogu i dowiedz się, jak wdrożyć automatyzację krok po kroku!
Wraz ze wzrostem popularności automatyzacji regularnie powstają nowe narzędzia oferujące gotowe rozwiązania przyspieszające działanie biznesu. Ich dobór uzależniony jest od wielu czynników, a w tym specyfiki samego procesu, wymaganych integracji oraz przewidzianego budżetu. Dobrym przykładem będą platformy takie jak Make lub Zapier, które w ramach jednego abonamentu pozwalają zautomatyzować wymianę odpowiednich danych między różnymi aplikacjami wykorzystywanymi w firmie. Co więcej, dużą część działań na samych bazach danych można zautomatyzować w Airtable, a w serwisie Bubble stworzyć kompletną aplikację.
Natomiast trzeba pamiętać o tym, że są to dość proste i podstawowe rozwiązania. Zaawansowane systemy automatyzacji tworzone są indywidualnie – głównie w technologiach no-code i low-code. Przy ich projektowaniu biorą udział deweloperzy, analitycy oraz UX designerzy, a dzięki temu mamy pewność, że system będzie szybki, bezpieczny oraz wygodny dla pracowników.
Zdecydowanie tak! Bezpieczeństwo danych, zarówno ich przesyłania, jak i przechowywania, jest kluczową kwestią w każdej automatyzacji. Wszystkie informacje oraz pliki znajdują się na serwerach spełniających najwyższe normy cyberbezpieczeństwa, a ich transfer odbywa się za pośrednictwem szyfrowanych połączeń i protokołów.
Co więcej, oprogramowanie na co dzień dba o to, aby dane w Twojej firmie były bezpieczniejsze niż wcześniej! Dzięki niej eliminujesz wysyłanie wrażliwych danych i plików w wiadomościach e-mail, kontrolujesz dostęp do dysków i arkuszy, automatycznie tworzysz kopie zapasowe, a przy tym zyskujesz narzędzie do monitorowania i alarmowania o jakichkolwiek zagrożeniach lub naruszeniach.
Więcej informacji o tym, jak automatyzacja procesów biznesowych wpływa na bezpieczeństwo firmy, przeczytasz w jednym z poprzednich wpisów na blogu Let’s automate.
Automatyzacja sama w sobie nie gwarantuje zgodności z unijnymi przepisami o ochronie danych osobowych. Zgodność z RODO zależy od tego, jak firma zbiera, przechowuje i przetwarza dane. Natomiast wdrożenie zautomatyzowanych systemów do kontroli dostępu, monitorowania i alarmowania o zagrożeniach ułatwia wywiązanie się z wymagań stawianych wobec przedsiębiorców. Automatyzacja pozwala wykrywać wszelkie potencjalne i realne incydenty, a przy tym natychmiastowo powiadomi odpowiednie osoby – dokładnie tak jak nakazują przepisy rozporządzenia o ochronie danych.
Jeśli masz dodatkowe pytania i wciąż zastanawiasz się, czy automatyzacja procesów sprawdzi się w Twojej firmie, to zapraszamy na darmową konsultację. Wypełnij poniższy formularz, a skontaktuje się z Tobą nasz ekspert, który rozwieje wszelkie wątpliwości, wstępnie zidentyfikuje procesy do zautomatyzowania i zaproponuje konkretne rozwiązania. Nie czekaj – umów się już dziś!
Powiedz nam o swojej działalności, procesach i potrzebach, a my podpowiemy jak automatyzacja może wesprzeć codzienną pracę Twojego zespołu.
Wyjaśnimy Ci jakie są możliwości, jak działamy i odpowiemy na wszystkie pytania. Po wypełnieniu formularza Bartek skontaktuje się z Tobą telefonicznie.
