Co to jest automatyzacja procesów biznesowych? Na czym polega?

Co to jest automatyzacja procesów biznesowych? Na czym polega?

W erze dynamicznego postępu cyfrowego przedsiębiorcy coraz częściej zadają sobie to samo pytanie: jak wykorzystać pojawiające się technologie, aby zoptymalizować swoją firmę i wyprzedzić konkurencję? Odpowiedź jest jedna: automatyzacja procesów biznesowych. Nieważne, czy jesteś właścicielem małego start-upu, czy budujesz przedsiębiorstwo podbijające zagraniczne rynki – automatyzacja pomoże Ci rozwiązać dużą część problemów organizacyjnych, ograniczy wydatki, zaoszczędzi czas i zwiększy przychody! W tym artykule dowiesz się, czym jest automatyzacja firmy, jakie procesy może usprawnić i jakie niesie za sobą korzyści.

Co to jest BPA? Na czym polega automatyzacja procesów biznesowych?

Automatyzacja procesów biznesowych (BPA) to klucz do zoptymalizowania działań każdej firmy, niezależnie od branży. Co kryje się pod tym hasłem? Przez automatyzację firmy rozumiemy wykorzystanie technologii, głównie nowoczesnych narzędzi i algorytmów, w przyspieszaniu i zwiększaniu precyzyjności wykonywania powtarzalnych czynności. BPA najczęściej znajduje zastosowanie we wszelkiego rodzaju pracy z danymi – na przykład gromadząc informacje z różnych źródeł, przetwarzając je i następnie generując automatycznie raporty. Ważne jednak, aby podkreślić, że na tym możliwości się nie kończą. Automatyzacja może obejmować dowolne procesy w sprzedaży i marketingu, administracji, rekrutacji, pracy działy HR, a także obsłudze klienta.

Jakie przykładowe zadania wykona automatyzacja procesów biznesowych? BPA to między innymi:

  • dodawanie klientów do bazy w systemie CRM;
  • kopiowanie i wklejanie danych;
  • generowanie umów i faktur na podstawie wzorów;
  • odpisywanie na wiadomości klientów,
  • tworzenie spersonalizowanych ofert,
  • automatyczne pobieranie danych z faktur.

Jak działa automatyzacja procesów biznesowych?

Sama idea automatyzacji procesów biznesowych jest bardzo prosta – wdrożenie takiego rozwiązania oznacza zamianę manualnych powtarzalnych zadań na czynności w pełni zautomatyzowane, które wykonują te same operacje bez udziału pracowników. Dzięki temu te same zadania są realizowane nie tylko szybciej, ale i z większą dokładnością. Na czym polega automatyzacja od technicznej strony?

Algorytmy w automatyzacji

Pierwszym z kluczowych elementów są odpowiednio zaprojektowane algorytmy. To nic innego jak zestawy instrukcji, które krok po kroku prowadzą do realizacji określonego celu, biorąc jednak pod uwagę wszelkie możliwe zmienne. W przypadku BPA algorytmy są programowane tak, aby mogły wykonywać różnorodne procesy biznesowe bez potrzeby angażowania ludzi, a przynajmniej ograniczać ich udział do niezbędnego minimum.

Automatyzacja procesów biznesowych + integracje = nieograniczone możliwości

Druga niezwykle istotna kwestia to wszelkiego rodzaju integracje. To dzięki nim jesteśmy w stanie zaprojektować system, który w jednym miejscu połączy ze sobą dane z różnych źródeł. Najlepszym przykładem może być integracja automatyzacji z kontem bankowym oraz oprogramowaniem do fakturowania. Takie integracje sprawiają, że system może samodzielnie wystawić klientowi fakturę, wysłać ją na wskazany adres, a do tego sprawdzać na bieżąco, czy rachunek został opłacony w terminie.

Rodzaje automatyzacji procesów biznesowych

W zależności od stopnia złożoności, indywidualnych cech danych procesów, a także konkretnych wymagań przedsiębiorcy, wdrożenia bazują na różnych rodzajach automatyzacji. Trzy główne z nich to BPA, robotyzacja oraz automatyzacja połączona ze sztuczną inteligencją (tzw. hiperautomatyzacja).

RPA (Robotic Process Automation)

Robotyzacja to zdecydowanie najprostsze z podejść do tematu automatyzowania biznesu. Nie mówimy tu o optymalizowaniu całych sekwencji zadań, a jedynie wyręczeniu pracowników w wykonywaniu prostych, powtarzalnych czynności, które nie są ujęte w większe procesy. Przykład robotyzacji: boty odpowiadające na proste pytania poprzez czat na stronie internetowej.

BPA (Business Process Automation)

BPA to dużo bardziej kompleksowe podejście, biorące na celownik nie tylko pojedyncze zadania, ale całe procesy będące podstawą działania firmy. W tym wypadku automatyzacja może obejmować proste i krótkie procesy, jak wygenerowanie raportu lub skomplikowane ścieżki, takie jak zarządzanie relacjami z klientami w rozbudowanym systemie CRM.

Więcej o tym, czym różni się automatyzacja procesów od robotyzacji, przeczytasz w jednym z poprzednich wpisów na naszym blogu.

IPA (Intelligent Process Automation)

To kolejny krok w rozwoju automatyzacji. Tutaj poza zaawansowanymi algorytmami oraz integracjami, do akcji wkracza także sztuczna inteligencja. To ona umożliwia systemowi wykazywanie się pewną dozą kreatywności i analitycznego myślenia. Gdzie najlepiej  sprawdzi się inteligentna automatyzacja? Taki system może wspierać działy marketingowe w generowaniu kreacji reklamowych lub analizować ogromne liczby danych, a na podstawie uczenia maszynowego wyciągać z nich wnioski, prognozować i sugerować konkretne działania.

Dlaczego warto postawić na automatyzację procesów biznesowych?

Najczęściej wymieniane korzyści automatyzacji to wzrost wydajności i oszczędność czasu. Jednak trzeba podkreślić, że takie rozwiązanie praktycznie nie ma ograniczeń, a to oznacza, że wdrożenie BPA jest sposobem na zoptymalizowanie każdego aspektu działania firmy. Oznacza to oszczędność pieniędzy, ograniczenie rekrutacji, zwiększenie przychodów, usprawnienie komunikacji wewnętrznej, a także zwiększenie satysfakcji pracowników oraz klientów. Jak to możliwe? Sam zobacz najważniejsze korzyści automatyzacji:

Zwiększenie wydajności

Automatyzacja procesów biznesowych oszczędza czas i przyspiesza realizację firmowych zadań. Dzięki niej czasochłonne, żmudne i powtarzalne czynności zajmujące nawet całe dni mogą być wykonywane w mgnieniu oka – bez konieczności angażowania uwagi pracowników. Więcej zrealizowanych zadań w krótszym czasie i uwolnienie zespołów od monotonnych zadań to najprostsza droga do wzrostu produktywności, a co za tym idzie większego zysku.

Redukcja kosztów pracy

przejście na automatyzację to realne oszczędności każdego miesiąca. Zamiast rekrutować kolejnych pracowników do wykonywania powtarzalnych zadań, możesz „zatrudnić” automatyzację, która już od pierwszego miesiąca oszczędza pieniądze. Dzięki niej ograniczysz także wydatki na część usług zewnętrznych oraz outsourcing, a to kolejna okazja do odciążenia firmowego budżetu.

Eliminacja błędów

Dobrze zaprojektowana automatyzacja jest bezbłędna i pozwala wyeliminować ryzyko występowania pomyłek zdarzających się nawet najbardziej doświadczonym pracownikom – na przykład podczas wpisywania i kopiowania danych lub w przypadku pominięcia istotnych informacji.

Praca na lepszej jakości danych

Przyspieszenie przetwarzania danych oraz wyeliminowanie pomyłek na etapie ich gromadzenia to gwarancja większej dokładności podczas analizy, raportowania i podejmowania ważnych decyzji. Co więcej, systemy automatyzacji mogą samodzielnie identyfikować błędy, a następnie korygować je lub wysyłać konkretne pliki do ręcznej weryfikacji odpowiedzialnemu specjaliście. W efekcie decyzje biznesowe są podejmowane na podstawie precyzyjnych, rzetelnych i aktualnych informacji.

Poprawa jakości usług

Wdrożenie automatyzacji to korzyści dla Twoich kontrahentów. Przyspieszenie procesów w obsłudze klientów znacząco skraca czas oczekiwania na wiadomość, spersonalizowaną ofertę, umowę lub fakturę. Dodatkowo optymalizacja procesów oznacza także ich ustandaryzowanie, co pozwala zaprojektować ścieżkę obsługi klienta i realizować ja zawsze na tym samym poziomie – niezależnie od doświadczenia lub samopoczucia pracownika.

Skalowalność automatyzacji

Automatyzacja rośnie wraz z Twoją firmą i nie boi się skalowania. Customowy system automatyzacji dostosowuje się do różnych sytuacji i wspiera biznes niezależnie od tempa rozwoju – bez konieczności zatrudniania dodatkowych pracowników. To daje możliwość szybkiego reagowania na zmiany popytu, redukuje ryzyko pojawiania się przestojów w obsłudze klientów, a przy tym z każdym kolejnym osiągniętym sukcesem oszczędza coraz więcej czasu i pieniędzy.

Ręka na pulsie firmowej kondycji

Dzięki automatyzacji kadra zarządzająca oraz menedżerowie mają lepszy wgląd w przebieg firmowych procesów. Raporty dotyczące postępu prac, podsumowania sprzedaży, zestawienia kosztów firmowych wraz z analizami, prognozy finansowe – to wszystko automatyzacja wygeneruje bez Twojego udziału, a odpowiednie informacje prześle na wskazany adres e-mail. W ten sposób na bieżąco możesz czuwać nad kondycją biznesu, łatwiej zidentyfikujesz obszary do poprawy i szybciej dostrzeżesz pojawiające się okazje.

Korzyści dla pracowników

Wdrożenie automatyzacji docenią również Twoi pracownicy. Wyręczenie zespołu w wykonywaniu monotonnych, powtarzalnych zadań to ratunek przed zmęczeniem, znużeniem i frustracją. Dodatkowo taka oszczędność czasu oznacza możliwość skupienia się na naprawdę ważnych zadaniach, które realizowane są z dużo większą satysfakcją i pozwalają zdobyć nowe doświadczenie, co przełoży się na zmniejszenie ryzyka wystąpienia wypalenia zawodowego.

Jakie procesy mogą być zautomatyzowane?

Coraz częściej mówi się o tym, że firmy mogą działać na autopilocie. Czy to oznacza, że zautomatyzować można praktycznie każdą czynność? Należy pamiętać, że BPA skupia się w głównej mierze na zadaniach powtarzalnych i najczęściej bazujących na szeroko pojętych danych. To właśnie dlatego automatyzacja procesów biznesowych sprawdza się tak dobrze w sprzedaży i marketingu, zarządzaniu zasobami ludzkimi oraz raportowaniu.

Optymalizacja procesów w tych obszarach odciąża pracowników w wykonywaniu monotonnych czynności, a przy tym pozwala im skupić się na zadaniach naprawdę wymagających ich unikalnych umiejętności i wiedzy. Rutynowe zadania nie tylko mogą, ale i powinny zostać oddane w ręce automatyzacji – w trosce o kondycję firmy, wydajność, zwiększenie satysfakcji klientów i zadowolenia pracowników.

Gdzie automatyzacja procesów sprawdza się najlepiej?

Automatyzacja sprzedaży i marketingu

Sprzedaż i marketing to kluczowe aspekty działania każdej firmy i to właśnie dlatego codzienna praca w tych obszarach często automatyzowana jest w pierwszej kolejności. Wprowadzenie automatyzacji to przede wszystkim sposób na zoptymalizowanie działań związanych z obsługą leadów, a w tym przygotowywania ofert, generowania umów oraz wysyłania spersonalizowanych wiadomości. Na tym jednak się nie kończy. BPA to również samodzielna obsługa zwrotów w sklepach internetowych, usprawnienie pracy i redukcja kosztów w dziale marketingu, a także optymalizacja działań na etapie realizacji zleceń na rzecz kontrahentów.

Więcej o możliwościach automatyzacji sprzedaży i marketingu przeczytasz na naszej stronie.

Zautomatyzowane procesy biznesowe w obsłudze klienta

Procesy w obsłudze klientów zazwyczaj składają się z nieskomplikowanych i powtarzalnych zadań i to dlatego automatyzacja pozwala tutaj oszczędzać dziesiątki i setki godzin pracy w skali miesiąca. Dzięki niej pracownicy zyskują czas na realizowanie bardziej ambitnych czynności, przy jednoczesnym zwiększeniu poziomu jakości obsługi w B2B oraz B2C. Automatyzacja procesów biznesowych w obsłudze klienta obejmuje między innymi kontakt z kontrahentami, odpowiadanie na pytania za pośrednictwem czatu, raportowanie o postępach prac i wysyłkę ankiet z prośbami o feedback.

Automatyzacja procesów biznesowych w administracji

Automatyzacja firmowej administracji to przede wszystkim wzrost cyberbezpieczeństwa kluczowych plików i danych, a także usprawnienie całego obiegu dokumentów – od dokumentów wewnętrznych, aż po faktury i umowy. Co więcej, BPA w tym wypadku oznacza też możliwość automatycznego generowania dokumentów, odczytywania z nich informacji oraz przetwarzania danych bez angażowania czasu pracowników.

Automatyzacja w rekrutacji oraz HR

Praca działu HR oraz zadania wykonywane przez rekruterów składają się najczęściej z powtarzalnych czynności, które łatwo można oddać w ręce automatyzacji procesów biznesowych. Dzięki temu praca wewnętrzna zespołów staje się sprawniejsza i bardziej zorganizowana, a przy tym zajmuje dużo mniej czasu. Automatyzacja w rekrutacji oraz HR to między innymi obsługa rekrutacji na autopilocie, prowadzenie onboardingu oraz offboardingu, zarządzanie czasem pracy oraz monitorowanie firmowych kosztów.

Zautomatyzowana praca z danymi w dashboardach

Automatyzacja pracy z danymi eliminuje konieczność ręcznej analizy i przepisywania informacji, zastępując to interaktywnymi panelami umożliwiającymi generowanie raportów za pomocą jednego kliknięcia. Przykładowo, jedno z naszych rozwiązań zmniejszyło czas pracy z arkuszami kalkulacyjnymi z dwóch tygodni do kilku sekund!

Przykładowa automatyzacja procesów biznesowych firmy usługowej

Jak dokładnie może działać zautomatyzowany proces? Najlepiej przedstawić to na przykładzie, a za ten posłuży nam jedna z naszych realizacji. Klient zwrócił się do nas z zadaniem zoptymalizowania i przyspieszenia całego procesu tworzenia spersonalizowanych ofert w branży prawniczej. Przed rozpoczęciem współpracy realizacja czasochłonnych zadań związanych z przygotowaniem jednej oferty zajmowała pracownikom około godziny. Dzięki wdrożeniu automatyzacji skróciliśmy ten czas do 10 minut!

Oto jak działa automatyzacja procesów biznesowych na konkretnym przykładzie:

  • Konsultant wprowadza do bazy danych pozyskane informacje za pośrednictwem wygodnego i zautomatyzowanego formularza.
  • Notatka wysyłana jest automatycznie do przypisanego doradcy, który otrzymuje natychmiastowe powiadomienie, że czeka na niego wypełniony formularz.
  • Na bazie zebranych danych automatycznie generowane są kalkulatory podatkowe samodzielnie wyliczające korzyści podatkowe.
  • Po zaakceptowaniu wyliczeń oferta generowana jest automatycznie i zapisywana w brandowanym szablonie PDF.
  • Spersonalizowaną ofertę doradca wysyła jednym kliknięciem, a system na bieżąco śledzi aktywność klienta – między innymi to czy i kiedy otworzył załącznik.

Po wdrożeniu automatyzacji procesów biznesowych nasz Klient oszczędza aż 83% czasu i kosztów pracy na każdej przygotowanej ofercie, a to oznacza, że przy skali 100 klientów w miesiącu mówimy o oszczędności sięgającej połowy etatu! Więcej o tym, jak wdrożyliśmy konkretne rozwiązania i jak przebiegał proces projektowania tej automatyzacji przeczytasz w naszym Case Study dla kancelarii Zaprawieni.

Jak wdrożyć automatyzację procesów biznesowych?

W pierwszej kolejności trzeba podkreślić, że automatyzacja sprawdza się jedynie w dobrze ułożonych procesach. BPA należy traktować, jako sposób na zoptymalizowanie istniejących i spisujących się procesów. W przeciwnym razie wszystkie słabości procesu zostaną przez automatyzację spotęgowane, a to oznacza, nie tylko brak widocznych korzyści, ale też ryzyko pogorszenia wyników.

Analiza i mapowanie procesów biznesowych

Ponieważ automatyzacja sprawdza się wyłącznie na dobrze działających procesach, niezwykle istotne jest odpowiednie przygotowanie, czyli dokładny wywiad z klientem, analiza funkcjonowania firmy we wskazanych obszarach oraz mapowanie procesów biznesowych. Pozyskane w ten sposób informacje pozwalają zidentyfikować zdublowane czynności, a ułatwiają podjęcie decyzji o tym, które etapy trzeba wyeliminować, a co powinno zostać zautomatyzowane.

Więcej o tym, co to jest mapowanie procesów i jaki ma wpływ na automatyzację, przeczytasz w jednym z poprzednich artykułów na naszym blogu!

Projektowanie automatyzacji procesów biznesowych

Dopiero po tak przeprowadzonym badaniu możemy przejść do utworzenia zespołu projektowego, który zajmie się stworzeniem dedykowanego systemu. Do pracy przystępują najczęściej developerzy specjalizujący się w bazach danych oraz automatyzacjach, UX designerzy odpowiedzialni za funkcjonalność dashboardów oraz doświadczeni analitycy biznesowi. Kolejne etapy to tworzenie makiet, projektowanie i kodowanie, testowanie narzędzi oraz systemu, a na końcu wdrażanie kolejnych wersji – aż do oddania gotowego produktu klientowi.

Wdrożenie automatyzacji w firmie – krok po kroku

  1. Konsultacja z klientem oraz pogłębiony wywiad.
  2. Mapowanie procesów biznesowych.
  3. Identyfikacja zadań do zautomatyzowania.
  4. Wybór technologii i narzędzi.
  5. Pogłębiona analiza.
  6. Projektowanie automatyzacji.
  7. Testowanie, wdrażanie i optymalizowanie systemu.
  8. Monitorowanie wyników i poszukiwanie kolejnych obszarów do usprawnienia.

Jednorazowy projekt vs automatyzacja procesów biznesowych w abonamencie

Przedsiębiorcy są coraz bardziej świadomi tego, jakie korzyści niesie za sobą wdrożenie automatyzacji i dlatego większość naszych klientów decyduje się na stałą współpracę zamiast doraźnych działań, typowo projektowych. Dzięki temu zespół konsultantów, analityków oraz developerów na bieżąco śledzi wyniki działań automatyzacji i poszukuje nowych okazji do zaoszczędzenia czasu oraz pieniędzy. Warto jednak podkreślić, że nawet przy takiej formie współpracy, ścieżka wdrożenia automatyzacji się nie zmienia – wciąż dokładna analiza i mapowanie procesów jest podstawą w podejmowaniu jakichkolwiek decyzji dotyczących optymalizowania biznesu.

Automatyzacja procesów biznesowych, czyli sposób na wyprzedzenie konkurencji

Automatyzacja procesów biznesowych to klucz do skutecznego działania każdej nowoczesnej firmy. O ile do niedawna była przez wielu przedsiębiorców traktowana jako ciekawostka, tak teraz staje się nieodzownym elementem strategii pozwalającej wyprzedzić konkurencję na wymagających rynkach.

Wiesz już co to jest automatyzacja procesów biznesowych, ale zastanawiasz się, czy to sprawdzi się w Twojej firmie? Chcesz dowiedzieć się, czy Twoje procesy nadają się do zautomatyzowania? Zapraszamy na bezpłatną konsultację! W czasie 30-minutowej rozmowy zidentyfikujemy pierwsze problemy, a następnie zaprezentujemy kilka zaskakujących pomysłów na usprawnienie i przyspieszenie Twojego biznesu. Nie czekaj, wypełnij poniższy formularz i umów się na rozmowę z naszymi ekspertami!

BEZPŁATNA KONSULTACJA

Porozmawiajmy
o automatyzacji w Twojej firmie!

Powiedz nam o swojej działalności, procesach i potrzebach, a my podpowiemy jak automatyzacja może wesprzeć codzienną pracę Twojego zespołu.

Wyjaśnimy Ci jakie są możliwości, jak działamy i odpowiemy na wszystkie pytania. Po wypełnieniu formularza Bartek lub Mikołaj skontaktują się z Tobą telefonicznie.

Bartek Matablewski
New Business Manager
Mikołaj Płonka
New Business Manager
Adres email
Numer telefonu
Temat rozmowy
Administratorem danych wprowadzonych do formularza jest Let's automate sp. z o.o. Dane osobowe będą przetwarzane w celu nawiązania kontaktu i udzielenia odpowiedzi na pytania. Więcej informacji o przysługujących prawach i zasadach przetwarzania danych, dostępne jest w polityce prywatności.
Dziękujemy za zgłoszenie!
Skontaktujemy się z Tobą telefonicznie 🎉
Oops! Coś poszło nie tak

Powiązane wpisy