Praca zdalna, chociaż niesie za sobą liczne korzyści, ma też swoje wady oraz ukryte koszty. Wiąże się to głównie z wyzwaniami w zakresie komunikacji, administracji, a także zarządzania zespołem i projektami. Właśnie w tym kontekście BPA, czyli automatyzacja procesów biznesowych, wyłania się jako kluczowy element zapewniający płynność i efektywność pracy w środowisku zdalnym. Co więcej, odpowiednie ułożenie i zautomatyzowanie procesów w rozrastającej się firmie staje się już nie tylko dodatkiem, ale koniecznością.
Automatyzacja procesów w pracy zdalnej ma za zadanie poprawić wydajność, a przy tym zminimalizować liczbę nieporozumień oraz popełnianych błędów. BPA zapewnia stałą kontrolę nad tym, co dzieje się w firmie, pozwala na szybszą wymianę informacji i, co ważne, umożliwia skupienie się na kluczowych zadaniach biznesowych, eliminując potrzebę zajmowania się rutynowymi kwestiami. Mówimy tutaj nie tylko o samym podniesieniu jakości komunikacji i wykonywanej pracy, ale też o oszczędnościach czasu oraz pieniędzy, większej satysfakcji pracowników i poprawie jakości świadczonych usług.
Zoptymalizowanie i zautomatyzowanie procesów wewnętrznych oznacza też benefity dla kadry zarządzającej i samego przedsiębiorcy. Po wdrożeniu BPA wszystkie procesy stają się bardziej przejrzyste, dzięki czemu łatwiej je monitorować. Raporty z działań przesyłane są automatycznie na wskazany adres e-mail, a prognozowanie i analizowanie zebranych danych ogranicza się do włączenia odpowiedniego dashboardu.
Nie bez znaczenia są także kwestie związane z bezpieczeństwem firmy. Praca zdalna na wrażliwych danych z różnych miejsc przy braku procedur chroniących informacje jest ryzykowna i może prowadzić do wycieku danych, a co za tym idzie naruszenia prawa lub złamania postanowień umów z klientami. Automatyzacja działa 24 godziny na dobę i dba o bezpieczeństwo – organizuje i archiwizuje ważne pliki oraz trzyma rękę na pulsie udzielanych dostępów.
Automatyzacja sprawdza się w optymalizowaniu praktycznie wszystkich powtarzalnych, monotonnych i podatnych na ludzkie błędy zadań. To właśnie dlatego najczęściej wykorzystywana jest do usprawniania i przyspieszania pracy z wszelkiego rodzaju danymi – na przykład z fakturami, umowami, analizą danych sprzedażowych oraz raportowaniem. Na tym jednak możliwości się nie kończą. Zobacz cztery główne obszary pracy zdalnej idealne do zautomatyzowania w pierwszej kolejności:
Usystematyzowanie i zoptymalizowanie firmowej komunikacji oraz samej organizacji pracy to zdecydowanie jedne z najbardziej podatnych na automatyzację obszarów. W środowisku, w którym pracownicy porozumiewają się jedynie za pośrednictwem poczty e-mail lub firmowych komunikatorów, odpowiednie ułożenie wewnętrznych procesów jest sposobem na wyeliminowanie szumu komunikacyjnego, przyspieszenia wymiany informacji oraz ułatwienia pracy zespołowej na współdzielonych plikach i briefach. W ten sposób każdy z pracowników wie, gdzie ma szukać konkretnych informacji, a przy tym nie musi tracić czasu na stałe raportowanie postępów.
Co ważne, automatyzacja nie rewolucjonizuje dotychczasowych metod, natomiast znacząco usprawnia pracę zdalną – między innymi integrując Slack lub eliminując konieczność ręcznego wysyłania zrealizowanych już prac. Takie wdrożenie może obejmować na przykład zaprojektowanie dashboardów i zautomatyzowanych formularzy dla działu marketingowego. Dzięki temu kolejne zadania przydzielane będą samoczynnie, zrealizowane zadania zostaną automatycznie przesłane do wskazanych osób, a gotowe raporty i podsumowania system prześle bezpośrednio na adres e-mail managera lub dyrektora.
Automatyzacja w pracy zdalnej usprawnia komunikację, a przy tym wprowadza na nowy poziom zarządzanie projektami oraz monitorowanie wydajności. Wdrożenie takiego systemu w firmie pracującej zdalnie pozwoli robić to łatwiej, szybciej, a przy tym dokładniej.
Wszelkie aktualizacje projektowe, tworzenie zespołów, delegowanie zadań oraz raportowanie działań może przejąć automatyzacja czuwająca w czasie rzeczywistym nad stanem projektów i dająca wgląd w to, co aktualnie dzieje się w firmie. Dzięki BPA również samo planowanie pracy zdalnej nabiera nowego rozpędu. Dedykowany system wraz z automatycznymi akcjami pozwala raz na zawsze pożegnać organizacyjny chaos, który znamy ze źle wykorzystywanych narzędzi typu Asana czy Trello. W ten sposób każdy pracownik zawsze wie, co ma do zrobienia, a kolejne zadania mogą być przypisywane automatycznie nie tylko ze względu na samo stanowisko, ale też biorąc pod uwagę zasoby czasowe, doświadczenie w danej dziedzinie i konkretne umiejętności.
Co więcej, optymalizacja procesów i wewnętrznej komunikacji usprawnia rozliczenia godzinowe, które stają się dużo bardziej przejrzyste, a przez to łatwiejsze do monitorowania. Wyeliminowanie powtarzalnych czynności oraz zadań mało istotnych z punktu widzenia wydajności firmy sprawia, że ograniczona zostaje możliwość „marnowania” czasu pracy.
W pracy zdalnej mamy do czynienia z wieloma dokumentami wymienianymi między pracownikami wyłącznie w formie elektronicznej. Zautomatyzowane systemy do zarządzania dokumentami pozwalają na łatwą wymianę, archiwizację i dostęp do nich bez względu na lokalizację pracownika. Przekłada się to na przyspieszenie wewnętrznych procesów, jak i sam komfort pracowników. Na czym to polega? Mogą to być między innymi zautomatyzowane, elektroniczne wnioski urlopowe, generowanie samoczynnie raporty finansowe oraz prowadzone na „autopilocie” całe ścieżki onboardingowe i offboardingowe.
Świetnym przykładem takiego rozwiązania będą też dedykowane formularze wewnętrzne do przesyłania umów i dokumentów administracyjnych. Zamiast załączać je w wiadomości e-mail, wystarczy wgrać plik w odpowiednim miejscu i wysłać go szyfrowanym połączeniem. Wiadomość wraz z załącznikiem trafi do konkretnego pracownika (np. w kadrach), a przy tym zostanie zarchiwizowana na bezpiecznym firmowym serwerze.
Praca zdalna oznacza konieczność współdzielenia plików oraz przesyłania wrażliwych informacji przez internet. W firmach, gdzie odbywa się to za pośrednictwem poczty e-mail nietrudno o wyciek danych, na przykład wskutek prostego ludzkiego błędu. To często prowadzi do powstawania szkód finansowych, prawnych i reputacyjnych, a nawet jedna drobna pomyłka pracownika potrafi narazić firmę na kosztowne konsekwencje. Automatyzacja eliminuje taką możliwość i systematyzuje wymianę wrażliwych informacji, monitoruje przyznane dostępy do aplikacji i baz danych, a przy tym tworzy kopie zapasowe ważnych plików.
Co więcej, jej wdrożenie ułatwia spełnienie wymagań stawianych przez Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (RODO). Dedykowany system kontroli dostępu połączony z monitorowaniem i alarmowaniem o zagrożeniach już od pierwszego dnia zwiększa bezpieczeństwo firmy, a przy tym idealnie wpisuje się w to, czego oczekuje od pracodawców ustawodawca.
Wdrożenie BPA może wydawać się wyjątkowo skomplikowanym procesem, ale niewielu przedsiębiorców zdaje sobie sprawę z tego, że zaprojektowanie prostej automatyzacji jest w zasięgu ręki każdego – nawet niewielkich firm pracujących zdalnie. Od czego zatem zacząć? Oto kilka kroków, które pozwolą zacząć czerpać korzyści z działania „biznesu na autopilocie”.
Przed wdrożeniem jakiejkolwiek automatyzacji, należy dokładnie zrozumieć to, jak dane procesy przebiegają i jak łączą się ze sobą. Najlepszą praktyką jest rozpoczęcie pracy nad BPA od analizy, zmapowania procesu oraz następnej eliminacji zdublowanych zadań i wskazania obszarów do zoptymalizowania. W przypadku pracy zdalnej, szczególnie ważne będzie zaangażowanie do takich działań wszystkich pracowników biorących udział w danych procesach. Dzieje się tak dlatego, iż rozproszona struktura daje znacznie więcej swobody, a to oznacza, że każdy członek zespołu może wykonywać swoje zadania w inny sposób – takich różnic ogólne mapowanie nam nie wskaże.
Co ważne, automatyzacja sprawdza się wyłącznie w przypadku procesów skutecznych i dobrze ułożonych. W żadnym wypadku nie powinniśmy traktować jej jako sposobu naprawy źle funkcjonujących procesów, gdyż ich przyspieszenie może tylko negatywnie wpłynąć wydajność firmy.
Automatyzacja bardzo często oznacza zaprojektowanie od zera pełnoprawnego systemu do obsługi danego działu, a nawet całej organizacji – to może zająć od kilkudziesięciu do kilkuset godzin! Natomiast zautomatyzowanie procesów w przypadku mniejszych zespołów wcale nie musi być aż tak skomplikowane. Proste automatyzacje przedsiębiorca jest w stanie wdrożyć na własną rękę i to często bez konieczności rezygnowania z wykorzystywanych do tej pory aplikacji.
Może okazać się, że wystarczy posłużyć się gotowymi automatyzacjami (np. w ClickUp) i narzędziami takimi jak Make lub Zapier. W ten sposób możemy wymieniać dane między aplikacjami i automatycznie reagować na różne zdarzenia bez napisania nawet jednej linijki kodu. Już nawet proste automatyzacje pozwolą znacznie przyspieszyć pracę zdalną lub w modelu hybrydowym – na przykład samodzielnie generować raporty po zamknięciu projektu i udostępniać je wskazanym pracownikom.
Po analizie i zidentyfikowaniu zadań do zoptymalizowania przechodzimy już do samego projektowania automatyzacji optymalizującej pracę zdalną. Pierwszy krok to wybór odpowiednich narzędzi oraz technologii, które zastąpią wykonywane do tej pory ręcznie czynności. Wybór uzależniony będzie od budżetu, złożoności procesu oraz samych wymagań pracodawców i pracowników. Warto jednak podkreślić, że w większości przypadków stworzenie prostej automatyzacji nie wymaga znajomości języków programowania. Ogólnodostępne integratory aplikacji pozwalają ułożyć całe procesy za pomocą wygodnych diagramów określających przepływy informacji.
Samo przemyślane wdrożenie automatyzacji jest równie ważne co jej projektowanie. Cały ten proces musi zostać przeprowadzony w taki sposób, aby nie wpłynął negatywnie na bieżącą obsługę klientów. Przede wszystkim gotowe rozwiązania należy testować w bezpiecznym środowisku, następnie zebrać feedback od zespołów, wdrożyć ewentualne poprawki i dopiero wtedy uruchomić wersję produkcyjną. Działająca automatyzacja powinna być na bieżąco monitorowana, tak aby oszacować realne oszczędności, a przy tym wyłapać pojawiające się błędy.
Chociaż automatyzacja firmy to aktualnie najlepszy sposób na to, aby wyprzedzić konkurencję, to trzeba zdawać sobie sprawę z tego, że jej wdrożenie musi poparte być odpowiednim podejściem. Kluczem do skutecznego wdrożenia BPA jest zrozumienie, iż takie systemy mają w pierwszej kolejności wspierać obecny zespół, a nie zastępować pracowników.
Kolejną kwestią jest przygotowanie zespołu. Przejście na automatyzację wymaga nie tylko wspomnianego wcześniej mapowania, ale też przeszkolenia pracowników, tak aby bezproblemowo odnaleźli się w nowym środowisku. Tutaj niezwykle istotne będzie zapewnienie wyczerpującego szkolenia oraz bieżące zbieranie opinii od zespołu, co pozwoli wprowadzić ewentualne poprawki, a nawet zidentyfikować kolejne obszary do zautomatyzowania.
Twój zespół pracuje zdalnie i zastanawiasz się, jak wdrożenie automatyzacji procesów biznesowych może zwiększyć wydajność firmy? Chcesz trzymać rękę na pulsie tego co dzieje się w firmie, a przy tym zaoszczędzić sporo czasu i pieniędzy? Zapraszamy na darmową konsultację! Nasi specjaliści chętnie porozmawiają o tym, jak przyspieszyć Twój biznes, wstępnie zidentyfikują procesy do zoptymalizowania i zaproponują szyte na miarę rozwiązania. Nie czekaj, wypełnij poniższy formularz, dowiedz się więcej o automatyzacji i wyprzedź dzięki niej konkurencję!
Powiedz nam o swojej działalności, procesach i potrzebach, a my podpowiemy jak automatyzacja może wesprzeć codzienną pracę Twojego zespołu.
Wyjaśnimy Ci jakie są możliwości, jak działamy i odpowiemy na wszystkie pytania. Po wypełnieniu formularza Bartek skontaktuje się z Tobą telefonicznie.
