Automatyzacja rozumiana jako usprawnianie wszelkich procesów, a nie tylko pojedynczych, prostych zadań, to prawdziwy game-changer dla przedsiębiorców. W każdym biznesie mamy do czynienia z określonym zestawem czynności, które są ze sobą ściśle powiązane i które należy wykonać w określonej kolejności, w związku z tym największe efekty przynosi usprawnianie całych procesów.
Automatyzacja procesów biznesowych nadaje Twojej codziennej pracy nowy sens - oszczędzasz czas, energię i zasoby, co w rezultacie powoduje osiąganie świetnych wyników i nieustanny rozwój działalności.
Pozytywne skutki automatyzacji mogą również odczuwać Twoi pracownicy, którzy od tej pory nie muszą wykonywać żmudnych czynności oraz klienci, którzy wykażą zadowolenie z jakości Twoich usług.
W tym artykule dowiesz się, jakie kroki warto podjąć przed wdrożeniem automatyzacji, aby była ona jak najbardziej efektywna i jak, dzięki temu rozwiązaniu możesz zadbać o jakość oferowanych usług.
Wdrożenie automatyzacji bez odpowiedniego przygotowania może przynieść odwrotny skutek. Trudno jest usprawniać procesy, nie rozumiejąc ich struktury, czy sposobu działania, dlatego na początku warto przeprowadzić kompleksową analizę, a następnie zoptymalizować dane czynności.
Działając w ten sposób łatwo wskażesz najlepszych “kandydatów” do automatyzacji bez konieczności inwestowania w procesy, które są niedojrzałe i wymagają dopracowania.
Więcej na temat optymalizacji procesów znajdziesz w naszym wpisie: Czym jest optymalizacja procesów biznesowych i dlaczego jest tak istotna?
Nie tylko procesy muszą wykazywać gotowość do usprawnienia. Ty, jako przedsiębiorca również musisz być świadomy/-a nadchodzących zmian. Bez wątpienia, usprawnianie wszelkich zadań to proces o pozytywnym charakterze, ale oznacza zupełnie nowy sposób wykonywania codziennej pracy przez Ciebie i Twój zespół. W związku z tym warto wspólnie skonsultować pomysł i stworzyć plan działania, aby nie wprowadzić zbędnego chaosu.
Automatyzacja procesów biznesowych jest nierozerwalnie związana z doborem konkretnego zestawu narzędzi. Warto poświęcić czas na porównanie dostępnych na rynku rozwiązań i nie kierować się wyłącznie popularnością, czy ceną. Odpowiednie narzędzia to takie, które w 100% spełniają potrzeby i oczekiwania Twojej firmy, sprawiając, że codzienna praca przebiega sprawniej i efektywniej.
Dzięki automatyzacji procesów biznesowych możesz podnieść standard swoich usług. Co to oznacza w praktyce?
Wdrażając automatyzację możesz znacznie skrócić czas trwania poszczególnych procesów i w rezultacie zwiększyć poziom obsługi. Szybciej rozwiążesz problemy (lub zupełnie je wyeliminujesz), dostarczysz odpowiedzi na wszelkie zapytania klientów oraz usprawnisz ogólny przepływ informacji.
Niektóre procesy zbudowane są nawet z kilkudziesięciu kroków, wykonywanych przez pracowników ręcznie. Automatyzacja umożliwia zredukowanie do minimum liczby manualnych czynności, co przekłada się na wzrost wydajności zespołu, który od tej pory może obsługiwać w tym samym czasie większą liczbę klientów.
Dzięki automatyzacji przeznaczysz mniejszą ilość czasu na wykonywanie codziennych, żmudnych zadań, a klienci szybko zauważą efekty. Odzyskany czas możesz poświęcić na doskonalenie innych obszarów związanych ze świadczonymi usługami.
Większość procesów wykonywanych przez ludzi jest podatnych na błędy, które mogą generować straty finansowe, czasowe, czy doprowadzić do utraty klienta. Decydując się na automatyzację zmniejszasz ryzyko pojawienia się pomyłki i tym samym gwarantujesz wyższą jakość.
Zautomatyzowane procesy biznesowe pozwalają na sprawne zarządzanie listą zadań, co oznacza skuteczne działanie z uwzględnieniem indywidualnych potrzeb klientów. To wszystko przekłada się na poprawę jakości oferowanych usług.
Niektóre procesy biznesowe są rozbudowane i wymagają dokładnej analizy każdej możliwej opcji. Każdorazowe podejmowanie decyzji pochłania mnóstwo czasu, dlatego warto w tym celu wykorzystać automatyzację, z pomocą której zaprojektujesz wybrany proces w taki sposób, aby ograniczyć lub całkowicie wyeliminować etap decydowania przez człowieka.
Z wykorzystaniem automatyzacji możesz w prosty sposób generować rzetelne raporty, które umożliwią Ci monitorowanie wyników codziennej pracy. W ten sposób możesz na bieżąco śledzić efekty swoich działań w danym obszarze i z łatwością wychwycisz wszelkie nieprawidłowości, które mogą negatywnie wpływać na jakość Twoich usług.
Podsumowując, pamiętaj, że wdrożenie efektywnej automatyzacji wymaga odpowiedniego przygotowania. Zanim skorzystasz ze wsparcia technologii weź pod uwagę takie kwestie, jak analiza procesów, burze mózgów i rozmowa z zespołem, czy dobór skutecznych narzędzi i systemów.
Oszczędność czasu, minimalizacja błędów, monitorowanie i raportowanie wyników, wzrost wydajności, sprawne decydowanie i zarządzanie zadaniami - to możliwości automatyzacji, które przekładają się na ogólny rozwój przedsiębiorstwa.
Pamiętaj, że wdrażając automatyzację masz do wyboru dwie opcje. Możesz samodzielnie usprawnić wybrane procesy biznesowe (to rozwiązanie najlepiej sprawdzi się w przypadku mało skomplikowanych zadań, gdzie szybko zauważysz różnicę) lub skorzystać ze wsparcia profesjonalistów.
Jako Let’s automate chętnie zaproponujemy kompleksowe rozwiązania dla Twojego biznesu, które nadadzą Twoim usługom i codziennej pracy nowy wymiar. Nasz zespół tworzą m.in. doświadczeni analitycy biznesowi, którzy przeprowadzą dokładną analizę Twojej sytuacji, wskażą procesy, które warto usprawnić oraz zaproponują odpowiedni zestaw narzędzi.
Zapraszamy na bezpłatną konsultację, podczas której przekonasz się, czy współpraca z nami to opcja dla Ciebie. Aby to zrobić, wypełnij poniższy formularz – nasz specjalista skontaktuje się z Tobą telefonicznie.
Powiedz nam o swojej działalności, procesach i potrzebach, a my podpowiemy jak automatyzacja może wesprzeć codzienną pracę Twojego zespołu.
Wyjaśnimy Ci jakie są możliwości, jak działamy i odpowiemy na wszystkie pytania. Po wypełnieniu formularza Bartek skontaktuje się z Tobą telefonicznie.
